Indholdsfortegnelse:
Indhold:
Åbne
169 Digitalisering og digitaliseringsprogrammet i Gribskov Kommune
170 Kanal- og Servicestrategien
171 IT infrastruktur og IT organisation
172 Etablering af §7 arkiv i Gribskov kommune
173 Status for borgerbetjeningen i Servicecenter
174 RS3 - 2011
175 Lånegaranti Gribvand Spildevand samt fremtidig opkrævning af
garantiprovision
176 Forslag til kommuneplantillæg nr. 14 for Ørby og det bynære landområde
177 Forslag til Lokalplan nr. 556.01 for Ørby
178 Forslag til kommuneplantillæg 12 for rammeområde 2.C.02 - godkendelse til
offentlig fremlæggelse
179 Godkendelse af forslag til lokalplan 315.12 for møde- og forsamlingssal i
Gilleleje til offentlig fremlæggelse
180 Planstrategi 2012 - godkendelse af forslag til offentlig fremlæggelse
181 Overtagelse af areal ved Helsinge Renseanlæg
182 Anlæg af sti mellem Græsted og Helsinge (tillægsekspropriation)
183 Affald: klare sække på genbrugsstationen
184 Gilleleje Havn - Overenskomst fra 2001
185 Movia specialkørsel - orientering om proces
186 Produktionsskole - nedsættelse af bestyrelse
187 Ansøgninger - Erhverv Gribskov. Julebelysning i 2011 og 2012
188 Ansøgning - Erhverv Gribskov. Tisvilde Juleby 2011 og 2012
189 Ansøgning - Erhverv Gribskov. Kulturnætter i Helsinge og Gilleleje 2012
190 Jens Bo Larsens Mindelegat
Lukkede
191 Forlængelse af kontrakter for indsamling af dagrenovation
192 Affald: Spandeudbud - opsamling af biologisk- og sorteret restaffald
193 Forberedelse af salg af bygninger - udlejning af areal.
194 Forberedelse af køb af fast ejendom.
195 Ny svømmehal - driftsform
196 Kommunaldirektørstillingen 2012
Medlemmer:
 | | | | Jan Ferdinandsen | | | | Børge Sørensen | |
| | | | Flemming Møller | | | | Bo Jul Nielsen | |
| | | | Jannich Petersen | | | | Kim Valentin | |
| | | | Morten Jørgensen | | | | | |
Godkendelse af dagsorden:
Godkendt.
Fraværende:
Ingen fraværende.
Morten Jørgensen mødte kl. 15.40 og deltog ikke i punkterne fra mødets start til og med 173.
Meddelelser:
Kommunal Økonomisk Forum (KL arrangement) 12. - 13. januar, ØU kan tilmelde sig.
Møde afholdt med Nordea om låneportefølje mm., følges op.
Åbne
169. Digitalisering og digitaliseringsprogrammet i Gribskov Kommune
85.00A50 - 2011/31658
Sagsfremstilling
Baggrund
Baggrunden for at arbejde med digitalisering i Gribskov Kommune er de vedtagne nationale digitaliseringsstrategier der har til formål at hjælpe det offentlige Danmark og kommunerne på rette fælles vej hen mod at blive en offentlig sektor hvor digitalisering skal vinde stadig større indpas og sikre effektiviseringsgevinster.
Grundlaget for arbejdet i Gribskov Kommune er således
- den fælles kommunale digitaliseringsstrategi
- den fælles kommunal digitale handleplan
- den fælles offentlige digitaliseringsstrategi
- den fælles kommunale e2015 - handleplan
Alle strategierne har fokus på ændret service og effektivisering som mål for ønsket om øget digitalisering i det offentlige Danmark
Arbejdet med digitalisering er præget af den samfundsøkonomiske situation som Danmark befinder sig i; det er givet at der fremover bliver færre hænder til at opretholde borgernes forventning til samme og/eller bedre kommunale service, der må derfor ske en effektivisering af sagsbehandlingstider m.v . Samtidig er der et vedvarende behov for økonomisk effektivisering hvilket betyder, at der er store forventninger fra regeringens side til at kommunerne i de kommende år henter massive effektiviseringsbesparelser ind via digitaliseringsarbejdet. Derfor er bloktilskuddet allerede beskåret og det vil de kommende år blive beskåret yderligere. Kommunerne forventes at skabe økonomisk råderum med 2 mia om året i 2015 og fremefter gennem effektiviseringer
Regeringen har med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi gjort klart at enkelte kommunale opgaver allerede fra 2012 kun skal kunne behandles digitalt. Hvert år frem t.o.m 2015 vil der komme flere opgaver til. Rammerne for kommunerne er dermed sat og kommunerne har fået nye muligheder at agere indenfor.
Sagsfremstilling
I Gribskov Kommune arbejdes der målrettet med digitalisering som en af flere metoder til effektivisering i kommunen og ændret servicering af borgerne. Der arbejdes med fokus på de mange tiltag der er i strategierne ud fra et effektiviseringssynspunkt, hvor målet er at "plukke de lavthængende frugter" hurtigst muligt
Dette arbejde udføres i tæt samarbejde med fagområderne, hvor der gennem de sidste år er skabt en ramme omkring områderne, hvori det er muligt at arbejde strategisk med bl.a. digitalisering. Dette er bl.a. en af effekterne ved at fokus på IT i de sidste 3-6 år er ændret fra ikke at være strategisk for den samlede kommune til at være en del af den forretningsmæssige strategi hvor der er fokus på sammenspil mellem IT og forretning også kaldet IT-Governance
Et af de samarbejder det konkret har resulteret i er, at der i administrationen har udarbejdet overblik over de samlede indsatser (se bilag 5 ) der er dels i de fælles strategier og dels i Gribskov Kommune. Dette overblik viser de mange opgaver/tiltag der ligger foran os, herunder de mange skal-opgaver der er på digitaliseringsområdet. Nogle af tiltagene er nationale og andre er lokale. Samtidig er der en lang række opgaver under de forskellige fagområder som skal i gangsættes og endelig udpeges en lang række tiltag som det anbefales vi arbejder med. F.eks. er der krav om at vi i 2012 indføre ny digital løsning til flytning, opskrivning til FO, bestilling af nyt sundhedskort. Alle tiltag kan se i det vedlagte bilag med de samlede indsatser (Bilag 5)
Konkret vil der ske en prioritering af de mange tiltag i tæt samarbejde med fagområderne og udvalgene, bl.a. ud fra et effektivisering synspunkt, da der ikke er afsat midler til indførelse af disse tiltag i kommunen.
Organisering af digitaliseringsarbejdet i Gribskov Kommune:
For at arbejde bedst muligt med digitaliseringen i Gribskov kommune er der besluttet at igangsætte et digitaliseringsprogram med 6 spor der har fokus på hvert sit område, her tænkes ikke fagområde i tradition forstand men område indenfor digitalisering. Der er nedsat følgende spor i digitaliseringsprogrammet:
- Arkitektur
- Kompetenceudvikling
- Kommunikation
- Dokumentation og informationshåndtering
- Kanal- og servicestrategi
- Digitale arbejdsgange
Programmet har nu været i gang i i 2011 og det har vist sig at det giver god nytte at arbejde med digitalisering som et fælles program for den samlede organisation fremfor at se det som et egentligt IT-projekt. Programledelsen varetages i IT-organisationen.
Alle spor arbejder med en lang række opgaver/projekter hvoraf nogle af resultaterne er repræsenteret på denne dagsorden i form af oplæg til kanal- og servicestrategien samt overblik over digitale tiltag. Derudover arbejdes der med et større kompetenceudviklingstiltag for samtlige ansatte i Gribskov Kommune omkring korrekt dokumentation og systemanvendelse.
Samtidig kommunikeres der såvel internt i kommunen som ud til borgerne omkring de mange tiltag og muligheder. Der sættes derfor også særligt fokus på kommunens hjemmeside, hvor selvbetjeningsmuligheder vil få en fremtrædende plads på forsiden. Det vil tydeligt fremgå hvilke ydelser der kan løses digitalt hjemmefra, ligesom det formidles at der kan hentes bistand til digital betjening i kommunens borgerbetjening (Servicecenter). Hjemmesiden vil samtidig blive koblet tættere til det fællesoffentlige tiltag borger.dk, hvor generelle tekster vil blive sammenkørt. Dette skaber ensartethed for borgerne og effektivitet i arbejdstid til opdateringsarbejde af oplysninger
En af forudsætningerne for, at alle disse digitaliseringstiltag kan igangsættes er IT-arkitekturen og her arbejdes der sammen med IT-drift om at sikre den bedst mulige og mest driftsikkere platform til afvikling af kommunens IT og dermed kommunens digitaliseringstiltag.
En stor del af disse digitaliseringstiltag kræver inversteringer, up-front betalinger eller som beskrevet tilpasninger idet DUT midlerne bliver justeret. Administrationen har derfor som det også fremgår af andre punkter på denne dagsorden en del tiltag i gang for at kunne skabe finansielt rum for dette. Dette sker via udbud, indkøb via fællesaftaler mm. hvorved der opsamles beløb som skal være med til at finansiere tiltagene som for en stor del er obligatorisk, uden at kommunen kompenseres for disse. Samtidig er disse indsatser med til at understøtte Byrådets mål at gennemføre effektiviseringer på den kommunale sagsbehandling.
Der arbejdes således på at sikre at Gribskov Kommune lever op til de nationale krav der er omkring digitalisering jvf. strategien. For at forfølge målet om fortsat effektivisering og øget mulighed for selvbetjening er det derudover målet at Gribskov kommune kan give borgerne adgang til egne sager. Der arbejdes på dette både rent IT-teknisk, og også organisatorisk, da det stiller store krav til kommunens medarbejdere omkring korrekt dokumentation af alle sagerne jf også punkt om arkivering. Arbejdet med at åbne for borgernes egne sager pågår i hele 2012 og der vil blive givet status på senere udvalgsmøde.
Lovgrundlag
Økonomi
Miljøforhold
Høring
Bilag
Der er mulighed for uddybende læsning:
Bilag 1: den fælles kommunale digitaliseringsstrategi
Bilag 2: den fælles kommunale digitale handleplan
Bilag 3: den fælles offentlige digitaliseringsstrategi
Bilag 4: den fælles kommunale e2015 handleplan
Bilag 5: samlet overblik over digitale tiltag
Bilag 6: overblik over digitale tiltag fordelt på områderne
Indstilling
Administrationen indstiller at:
- udvalget drøfter og tager orienteringen om digitaliseringsarbejdet i Gribskov kommune til efterretning
Beslutning
Tiltrådt.
Fraværende: Morten Jørgensen.
170. Kanal- og Servicestrategien
00.01.A50A26 - 2011/33194
Sagsfremstilling
Baggrund:
Kanal- og servicestrategien er en del af regeringens e2015 plan og den Fælleskommunale digitaliseringsstrategi, hvor det er besluttet at alle kommuner skal have en kanal- og servicestrategi der skal vedtages af Byrådet. Strategien skal sikre øget effektivitet og nedbringelse af omkostningerne til borgerkontakten. Den skal definere anvendelsen af de kommunikationskanaler, som kommune og borgere anvender i kontakten med hinanden, fx papirbreve, telefon, e-mail, digitale løsninger mm. Samtidig omhandler strategien serviceniveauet for kanalerne imellem.
Sagsfremstilling
I bilag fremlægges nu administrationens oplæg til Gribskov Kommunes Kanal og Servicestrategi.
Strategien består af et strategisk hoveddokument og et metodedokument med værktøjer og metoder til hjælp til at udarbejde lokale kanalstrategiske handleplaner og/eller tiltag.
Strategien der fremlægges til beslutning danner dermed den overordnede ramme for Gribskov Kommunes virksomheder. Den enkelte virksomhed skal på baggrund af denne hver især udarbejde målsætninger for og igangsætte kanalstrategiske indsatser internt og i deres samspil med borger og deres kunder. Dette gøres med hjælp fra metodedokumentet. som skal fungere som en værktøjskasse der opdateres jævnligt med relevant information og data.
Dog vedlægges foreløbigt metodedokument som orientering. Metodedelen tilbyder en række værktøjer fx inspirationskatalog over kanalstrategiske tiltag der er gjort rundt om i organisationen, definitioner af målgrupper, årlig data fra tværkommunal tælleuge, businesscasemetode, kanalpriser mm. Strategien kan på den måde hjælpe områderne godt på vej til at nå e2015 og mål i de fællesnationale strategier.
Kanal- og Servicestrategien skal med andre ord sikre at den enkelte enhed i Gribskov Kommune forholder sig strategisk til hvordan de vil kontakte og kontaktes af borgerne/brugerne og i forlængelse heraf hvordan de høster nødvendige effektiviseringer og servicemål via fokuseret kanalanvendelse. Samtidig giver strategien anledning til at afdelingerne undersøger hvordan interne arbejdsgange kan effektiviseres.
Nuværende henvendelsesmønster:
I Gribskov kommune fordeler borgerkontakten jf. tælleuge 2010 sig således:
| | Årlig estimat | % |
|
|
| 182.966 | 19,90 % |
|
| 79.723 | 8,67 % |
|
| 66.101 | 7,19 % |
|
|
| 79.870 | 8,69 % |
|
| 41.454 | 4,51 % |
|
|
| 44.590 | 4,85 % |
|
| 128.380 | 13,69 % |
|
| 219.079 | 23,82 % |
|
| 14.945 | 1,63 % |
|
| 9.310 | 1,01 % |
|
| 53.165 | 5,78 % |
|
| 919.583 | 100% |
|
| 1.300.000 | |
Jf. KLs rapport om Kanalpriser i danske kommuner 2011 fordeler omkostningerne sig således:
Totale omkostninger
(Inkl. estimerede faste omkostninger) |
| Variable omkostninger (arbejdstid inkl. omstilling mv.) | Faste omkostninger
(estimat) | Variable + faste omkostninger |
| Selvbetjening (aut.) | 0 kr. | 20 kr. | 20 kr. |
| Selvbetjening (man.) | 20 kr. | 20 kr. | 40 kr. |
| Telefon | 30 kr. | 10 kr. | 40 kr. |
| Elektronisk post | 50 kr. | 5 kr. | 55 kr. |
| Alm. post | 50 kr. | 10 kr. | 60 kr. |
| Personligt fremmøde | 55 kr. | 20 kr. | 75 kr. |
De fleste omkostninger til kommunens håndtering af henvendelser ligger i dag jf ovenstående figur. i de variable omkostninger – dvs. i medarbejdernes arbejdstid til ikke -digitale sagsgange. Det betyder, at der er et stort effektivisering potentiale ved at flytte flere henvendelser til digitale løsninger, som ikke kræver manuelt arbejde
Servicedifferentiering
For at flytte borgere/kunder mod digitale løsninger på udvalgte ydelser er det nødvendigt at tænke i incitamentsstrukturer i form af servicedifferentiering der bevirker at borgere/kunder får en form for gevinst ved at bruge de digitale løsninger. Der foreslås følgende former for servicedifferentiering:
- Differentieret svartider afhængig af kanal
(eksempel kan være 10 dage for breve og 7 dage for elektronisk post)
- Mulighed for differentieret takster ved anvendelse af prioriterede kanaler
(Roskilde kommune reducerer byggesagsgebyr med 500 kr når der ansøges elektronisk)
- Mulighed for at lukke kanaler, herunder at justere åbningstider
(Fredensborg afviser papirpost fra 1. 1.12 og har lukket fredag , Halsnæs har indført korte dage man-onsdag og lang dag torsdag)
- Kontakthenvisninger direkte til digitale postkasse på borger.dk - der hvor det giver mening
Med værktøjer til servicedifferentiering kan den enkelte enhed og den enkelte ydelse definere et serviceniveau, som giver mening for enheden/ydelsen. Før den enkelte enhed vælger at benytte sig af differentieret service skal valget understøttes af en vurdering baseret på en business-case for kanalen. Enheden skal gøre sig klar om det giver mening at flytte borgerne til den ønskede kanal. For hver ydelse og for hvert område er en individuel vurdering nødvendig, derfor giver det mening at vedtage en generel mulighed for at anvende servicedifferentiering og ikke fra centralt hold definere hvilke eksakte kanaler der skal defineres med hvilke eksakte serviceniveauer.
Det anføres i strategien at vedtagelsen at den ønskede servicedifferentiering i den enkelte enhed skal bringes op for det relevante politiske udvalg til beslutning før det gennemføres i praksis.
Lovgrundlag
-
Økonomi
-
Bilag
Bilag 1: >> Kanal- og servicestrategi 2012-2015
Bilag 2: >> Værktøjskasse
Bilag 3: >> Eksempler på servicedifferentiering
Indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget, at anbefale Byrådet
- at Kanal- og Servicestrategi som forelagt vedtages
- at Metodeafsnittet drøftes og tages til efterretning
Beslutning
Tiltrådt.
Venstre tog forbehold.
Fraværende: Morten Jørgensen.
171. IT infrastruktur og IT organisation
85.15.00A00 - 2011/33210
Sagsfremstilling
Indledning
I Gribskov Kommune er IT-organisationen etableret med det formål at skabe tværgående IT-løsninger, samlet driftsafvikling af IT-systemer, øget IT- kompetence i hele organisationen, samt at være i kontinuerlig dialog med de forskellige sektorområder omkring deres mere sektorspecifikke IT-anvendelse. IT-organisationen har over de sidste 6 år gennemgået en stor forandring; fokus er ændret fra en IT-teknisk vinkel til controller/rådgiver rolle der styrer forhandlinger med leverandører, skaber integrationer mellem systemer og skaber samspil med de andre dele af organisationen. Som det også fremgår af andre dagsordenspunkter er IT i takt med den voksende kompleksitet i den offentlige sektor også blev mere komplekst og dermed mindre og mindre IT-teknisk på hardware niveau.
I de sidste par år har arbejdet i forhold til det økonomiske aspekt dels haft som mål at nedbringe de direkte omkostninger ifht licenser, telefonforbrug mm. Dels er der arbejdet fokuseret med at nedbringe de store investeringer som typisk sker hvert fjerde år. Målet har været at sikre et mindre investeringsbehov i disse 4 års bølger.
Drift af den grundlæggende platform for IT i Gribskov Kommune
IT organisationen driver samtlige kommunens systemer og applikationer centralt i et samlet servermiljø inkl kommunens undervisningssystem for folkeskolerne. Målene med et centralt servermiljø er at sikre effektivitet i opgaveløsningen for driftsmedarbejderne og samtidig færrest muligt afledte udgifter til nedkøling, sikkerhed i adgange mv. Denne centrale tilgang medvirker samtidig til at de kommunale services i de kommunale bygninger og hos medarbejderene derhjemme er nemmest muligt tilgængelig.
Den grundlæggende platform (som på nuværende tidspunkt bygger på Citrix teknologien) fungerer med ganske få undtagelser som indgangsvejen for samtlige administrative brugere i kommunen. Derved sikres at alle systemer kan vedligeholdes centralt og der i meget lille grad er behov for assistance til systemopdateringer mv på den enkelte pc. Citrix platformen sikrer dermed minimum af brugeradministration på systemniveau. Der driftes i øjeblikket ca 100 systemer via citrix platformen.
Ca halvdelen af servermassen kører virtualiseret som er en meget anerkendt teknologi/metode som sikrer en høj grad af fleksibilitet ift nye programmer som skal afvikles, samt at der sker en bedst mulig pladsudnyttelse og lavest muligt strømforbrug til drift af serverne, som dermed er medvirkende til at der er en høj grad af fleksibilitet, samtidig med at der sikres tilsvarende lavere driftsomkostninger.
Afprøvning af outsourcing af servermassen via et SKI miniudbud
Serverrum og det tilknyttede kølesystem er af ældre dato, hvilket medfører hyppige reparationer. Tilsvarende er serverparken over 5 år gammel. Levetiden for servere anslås normalt til ca 4 år hvorefter der typisk ikke længere økonomisk fordelsagtigt kan tegnes service på disse. I 2011 hvor de belastede økonomiske rammer har været rammesættende, og hvor IT området i kølevandet på strukturreformen og dens investeringer har haft store afskrivninger, har udskiftningen har været udsat på trods af alderen. Det har været vurderet som forsvarligt at udskyde udskiftningen. Serverparken er dog nu så aldrende at den skal gennemgå gennemgribende udskiftning i 2012.
Dette giver anledning til afsøgning af markedet for hosting af servere hos en ekstern udbyder. Det vurderes at der ved en decentral hosting aftale kan spares udgifter til køling, strøm og indkøb, da udbyder kan indhente stordriftfordele på disse elementer modsat Gribskov Kommune som enkeltstående enhed.
Der arbejdes derfor i efteråret 2011 og foråret 2012 med at gennemføre et miniudbud under SKIs ramme aftaler hvor det afsøges om der kan hentes økonomiske gevinster ved en udliciteret løsning. Det beskrives i udbuddet at der ønskes videst muligt grad af virtualisering for at sikre pladsfleksibilitet, samt at de tilbudte serverfaciliteter skal modsvare de behov der vil være gældende de kommende år, hvor øget grad af digitalisering, elektronisk journalisering samt systemudvikling vil sætte store krav til de kommunale IT ydelser.
Bruger- og udstyrssupport
IT organisationen udfører udover driften af samtlige systemer den daglige brugersupport, brugeroprettelse og nedlæggelse. I alt supporteres ca 2900 administrative brugere og 3900 skoleelever. Brugerhenvendelserne styres gennem et særligt helpdesk service system hvor alt registreres. Der har været arbejdet intensivt med systemet og brugernes anvendelse af dette for at sikre bedst mulige svartider og stringens i sagsbehandlingen. Der oprettes nu ca 7000 helpdesk sager om året - svarende til ca 30 sager om dagen (baseret på 230 hverdage årligt).
Derudover indkøber og supporterer IT organisationen samtlige telefoner, abonnementer til disse, pc'ere og tilhørende bredbåndsforbindelser i kommunen. Der er ca 850 mobil og abonnementer og ca 830 bredbåndsabonnementer. Antallet af administrative pc'ere er pt 1600 og antallet af undervisningspc'ere er 1400. Indkøb af samtlige komponenter er lagt ind under IT organisationen for at sikre dels stordriftsfordele samt overholdelse af indkøbsregler jf kommunens indkøbspolitik, dels at PC'erne bliver sat op rigtigt således at de kan afvikle de supporterede programmer. Der oprettes nu 1150 bestillings/reparationssager om året - svarende til 5 om dagen (baseret på 230 hverdage årligt).
Afregning og incitamentsstrukturer
IT organisationen har fungeret i hele Gribskov kommunes tid som et resultatcenter, og her ved indgangen til 2012 bringes de sidste elementer i resultatcenter på plads. Det betyder at afdelingerne bliver afregnet for IT anvendelsen. Dette skal skabe bedre overblik for hele organisationen over hvor og hvordan omkostningerne til IT genereres samt skabe incitament til løbende at forholde sig til egen enheds forbrug af IT udstyr mv. Afregningen vil finde sted efter forskellige metoder;
- Systemudgifter, basisafregning for adgang til medarbejderportal, mail og kalender, helpdesk, sametime. Udgifterne er vægtede for den enkelte afdeling efter antal medarbejdere og tyngde af brugen af systemerne, afregnes årligt. Derved skabes incitament til at registrere korrekt antal medarbejdere
- Antal pc'ere, mobiler, fastnet der benyttes i afdelingen samt udstyr der bestilles løbende. Afregnes for hver enhed efter forbrug. Derved skabes incitament til at forholde sig til mængden af nødvendigt udstyr.
- Alle mobilabonnementer der er tilknyttet afdelingen samt de samtaleudgifter der knytter sig til abonnementerne betales fremover direkte af afdelingerne, derved skabes incitament til at overvåge forbrug
- Print og forbrug af toner afregnes som hhv årlig leasingydelse og direkte afregning efter forbrug.
Resultatstatus
Resultatstatus III for IT organisationen vedlægges som bilag 1. Status er den første der lægges frem for ØU fra IT. Status viser at IT organisationen på alle fokusområder følger planen og at der arbejdes fokuseret med at sikre den fortsatte stabile drift, men også at skabe daglig dialog og sammenhængskraft med organisationen som helhed.
Lovgrundlag
-
Økonomi
-
Bilag
Bilag 1: Resultatstatus 3 2011 for IT
Indstilling
Administrationen indstiller at:
- udvalget tager orienteringen om IT infrastruktur og IT organisation til efterretning
- at Resultatsstatus 3 tages til efterretning
Beslutning
Tiltrådt med tilføjelse, at sagen om skole-it supplerende vil blive taget op som sag, i Børneudvalget og sendt til Økonomiudvalget.
Fraværende: Morten Jørgensen.
172. Etablering af §7 arkiv i Gribskov kommune
85.08.05P00 - 2011/21135
Sagsfremstilling
Baggrund
Med arkivloven fra 2003 blev det lovpligtigt for kommunerne, at aflevere en kopi af bevarings-
værdige data fra de bevaringsværdige elektroniske arkivsystemer, til et offentligt arkiv.
Gribskov kommune skal derfor have truffet beslutning om, hvilket offentligt arkiv vores elektroniske arkivsystemer skal afleveres til.
Sagsfremstilling
Arkiveringsforpligtigelse
Vi har i Gribskov kommunes arkiver sager, der i følge persondataloven skal kasseres
efter en vis årrække samt sager der kan kasseres når der ikke længere er administrativt
eller retligt brug for dem. Endvidere har vi, som kommune, bevaringspligt på
en lang række sager.
Gribskov kommune har i dag 3 systematiserede papirarkiver for hhv Helsinge kommune,
Græsted-Gilleleje kommune samt Gribskov Kommune. Derudover varetager Gribskovs
lokalarkiv administrationen af det gamle kommunearkiv fra før 1970.
Første skridt til at give borgerne adgang til egne oplysninger.
Som led i forberedelserne til at give borgerne adgang til egne oplysninger,
tømmer og arkiverer vi vores ESDH baser for at starte på en frisk med en ny struktur.
Formålet er, at muliggøre borgernes adgang, med data fra 2012 og frem.
Visionen om at lade borgeren få adgang til egne oplysninger kræver 3 ting
1. at borgerens dokumenter ligger de rigtige steder i systemet, således de kan
genfindes
2. at en borgers dokumenter udelukkende indeholder oplysninger om den
pågældende borger
3. at enkeltssagsprincippet overholdes
Vi vil dermed sikre, at så mange sager som muligt bliver journaliseret korrekt, således
at:
- genfindig er mulig fremover
- kassation kan automatiseres og dermed skabe større overskuelighed i systemerne
- der frigøres plads samt
- de fremtidige afleveringsversioner til arkiv bliver så billige som muligt
§7 arkiv
Gribskov kommune er forpligtet til at sikre, at de data vi nu arkiverer, opbevares på en sådan
måde, at de på et senere tidspunkt kan afleveres til et offentligt arkiv. Det er i følge LBK nr 1035 21/08/2007
(Arkivloven) muligt for kommuner at etablere et offentligt arkiv, et såkaldt §7 arkiv til varetagelse af denne opgave
I bilag vedlægges vedtægter for §7 arkiver. Disse fremlægges til beslutning som grundlag for etablering af et §7 arkiv i Gribskov Kommune
Ved etablering af et §7 arkiv ønsker administrationen at udvide kommunens kompetenceniveau til
at kunne modtage og opbevare Gribskov Kommunes elektroniske arkiver med det formål at sikre en
smidig arbejdsgang for administrationen fremadrettet. Dette skal ske ved hjælp af nem adgang til arkivet og ligeledes skal det sikre
kommunens borgere en lokal tilgang til kommunens arkiver.
Det er forbundet med omkostninger, at foretage en aflevering af vores arkiver til Statens arkiver:
Elektroniske arkivalier kr. 16,28 - pr.gigabyte pr. år,
Papirarkivalier kr. 1.818,- pr. hyldemeter arkivalier,
samt kr. 689,- pr. time brugt til udarbejdelse af afleveringsbestemmelser, test samt
opstilling og registrering i magasinerne.
Der er lige nu ikke yderligere økonomi forbundet med at etablere et §7 arkiv end de ressourcer vi i dag allerede anvender på området.
Lovgrundlag
Persondataloven
Lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. aug 2007
Økonomi
-
Bilag
Bilag 1:  >> Bilag 1 ØU 01.11.2001 Vedtægter for §7 arkiv
Bilag 2: >> Bilag 2 ØU 07.11.2001 Bilag til §7 arkiv
Indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet, at:
- Der etableres et § 7 arkiv i Gribskov Kommune
- Vedtægter for §7 arkiv som forelagt vedtages
Beslutning
Tiltrådt.
Fraværende: Morten Jørgensen.
173. Status for borgerbetjeningen i Servicecenter
00.01.A26A26 - 2011/34898
Sagsfremstilling
Baggrund
Både på lokalt og nationalt plan er der i løbet af de seneste år sket væsentlige ændringer og udviklingstiltag der har betydning for borgerbetjeningen i Gribskov Kommune. Herunder omlægning af serviceområder i statslige centre, digitalisering som landsdækkende indsats, og generelt behov for vedvarende effektivisering). Derfor har administrationen tidligere fremlagt visioner for fremtidig borgerbetjening i Gribskov Kommune.
Her fremgik følgende 3 mål for arbejdet:
- Udvikling af klare principper for fremtidens borgerbetjening i Gribskov Kommune, fokus på fremtiden principper for god service i form af selvbetjeningsløsninger og bistand til disse.
- Fysisk Indretning af henvendelsescentret der understøtter principperne, herunder borger pc'ere og nummerstander
- Uddannelse af medarbejdere så de bedst muligt kan støtte borgerne i brug af selvbetjeningsløsninger, herunder de nationale tiltag i form af Nem-ID og borger.dk
Ældreråd og handicapråd har været hørt og der er tidligere redegjort for kommentarer i sag 2010/33275
Sagsfremstilling
Arbejdet med servicebegrebet og tilrettelæggelsen af ydelserne i borgerbetjeningen kobler sig til digitaliseringsprgrammet og kanal- og servicestrategien og der gives nu status for arbejdet.
- Alle henvendelsesmønstre og områder er kortlagt og der er udarbejdet plan for hvilke ydelser der med fordel kan løses ved borger pc'erne, samt hvilke visiterende spørgsmål der skal gives før borgerne kan betjenes på de ydelser hvor der sker personlig betjening. Der er således fastlagt principper for hvilke ydelser der betjenes som selvbetjening og hvilke der fortsat afvikles som personlig betjening. Der er fastlagt princip om at det altid er muligt at få hjælp til selvbetjening ligesom der er fastlagt, at borgere der vurderes ude af stand til selvbetjening får den fornødne hjælp ved personlig betjening.
- I september er der implementeret touchskærms stander der sikrer, at borgerne selv kan trække et nummer. Systemet sikrer visitering af borgeren og visiterer direkte til hhv personlig og selvbetjening. Samtidig er betjeningsområdet indrettet med borger pc'ere fremfor den tidligere runddel.
- Alle medarbejdere er nu fuldt uddannede digitale ambassadører og kan alle nu varetage funktionen som IT guide. En guide funktion der hjælper borgerne til at forstå alle offentlige digitale ydelser og hjælper til at benytte dem når dette er nødvendigt. Borgerbetjeningen er nu bemandet dagligt med to IT guider der hjælper borgerne med de ønskede ydelser, ligesom alle medarbejdere vejleder i brug af selvbetjeningsløsninger og hjemmeside/borger.dk telefonisk.
Tiltagene effektiviserer tidsanvendelsen til vagter og sagsbehandlingstiden. Den gennemsnitlige ventetid på ekspedition er mellem 4 og 8 minutter afhængigt af ugedag. Antallet af henvendelser der kan løses ved selvbetjening er stigende. Samlet opleves det at borgerne tager godt imod tiltagene. Der er mange positive tilkendegivelser og udbredt tilfredshed med at man i borgerbetjeningen kan få hjælp til NemID mv. Der vil blive foretaget spotmåling af tilfredsheden i dette kvartal.
Organisering
Tiltagene har medført en mulighed for øget effektivisering i arbejdsopgaver og der er derfor sket en omstrukturering af de to tidligere enheder. Borgerservice og Kundecenter for Det Tekniske Område er derfor nedlagt og samlet i ét team der nu hedder Servicecenter. Teamet er forankret under Det Tekniske Område.
Teamet vil løse de driftopgaver der er ført med fra de to tidligere enheder og vil derudover fortsat udvikle på servicebegrebet og serviceformer i Gribskov Kommune. Enheden vil udgøre samlet digital indgang for borgerne og vil løbende udvikle servicemetoder bredt for hele kommunen.
Videre tiltag
Forandringerne er sket løbende og uden egentlig annoncering. Der startes nu massiv informationskampagne på hjemmeside, Ugepost mv der skal sikre at alle borgere er klar over mulighederne for betjening på Rådhuset og på hjemmesiden mv.
Der arbejdes videre med at skabe brede netværk af digitale ambassadører. Det planlægges at grupper som ældreråd, ungdomsskole, skolebestyrelser, råd og frivillige organisationer inviteres ind til uddannelse i digitale ydelser for derved at skabe brede digitale netværk i lokalbefolkningen - på såvel kommunal som frivillig basis.
Derudover vil Servicecenteret afholde særlige arrangementer fra årsskiftet hvor der undervises i det digitale Danmark. Arrangementerne inddeles efter emner og efter segmenter.
Lovgrundlag
-
Økonomi
-
Bilag
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at udvalget drøfter tiltagene og tager orienteringen til efterretning
Beslutning
Tiltrådt.
Fraværende: Morten Jørgensen.
174. RS3 - 2011
00.01.Ø09Ø00 - 2011/28084
Sagsfremstilling
Som et led i at skabe et godt og sikkert styringsgrundlag på såvel det politiske som det administrative niveau arbejdes der i Gribskov Kommune med en fælles ramme for resultatrapportering, kaldet resultatstatus.
Formålet med resultatstatus er at præsentere en samlet fremstilling og vurdering af, hvordan det går i de enkelte resultatansvarlige enheder/områder i Gribskov Kommune. Resultatstatus formidler således udvalgte resultatindikatorer, dvs. indikatorer på om givne økonomiske og faglige/kvalitetsmæssige forudsætninger, målsætninger og resultatkrav realiseres og præsenterer ledelsens vurdering af, hvad indikatorerne er udtryk for, herunder hvilke evt. korrigerende handlinger der er iværksat eller bør iværksættes.
I 2011 udarbejdes 3 årlige resultatstatus på følgende tidspunkter:
- 1. resultatstatus forelægges fagudvalg på møder ultimo januar/primo februar
- 2. resultatstatus forelægges på fagudvalgsmøder i april måned (forud for ØU møde 2/5 2011)
- 3. resultatstatus forelægges på fagudvalgsmøder i oktober måned (forud for ØU møde 7/11 2011)
Resultatstatus har i 2011 særligt fokus på økonomi og forudsætninger med betydning for udgiftsniveauet.
Fokus i denne 3. resultatstatus er vurdering af det samlede resultat i 2011, med henblik på bl.a. at få den bevillingsmæssige side på plads.
Det er alene fagudvalgenes økonomiopfølgninger der videresendes til ØU.
De samlede forventninger til regnskab 2011 på det skattefinansierede område ser således ud:
Note 1:
På ARB, ØU og Indtægter er der i afvigelseskolonnen sket en korrektion, således at de merindtægter kommunen har modtaget pga. beskæftigelsesreformen og puljen under ØU til forsørgelse er medtaget som en indtægt under ARB. Vi foretager disse korrektioner for at skabe sammenhæng til den rapportering der løbende er sket til Arbejdsmarkedsudvalget.
Konklusionen samlet, incl. usikkerhed, visse erkendte risici, er et underskud på 20,6 mio kr. for det skattefinansierede område. Opgørelsen er ekskl. anlægsområdet (med afledt lånoptagning), hvor der er et stort mindreforbrug, men hvor hele mindreforbruget forventes overført til 2012 til Ny Helsinge Skole.
Ejendomsrammerne
Samlet viser ejendomsrammerne et mindreforbrug på 2,5 mio. I dette resultat er indeholdt ikke forbrugte puljer på 6,3 mio., hvis der tages højde for dette, er der tale om et reelt merforbrug på 3,8 mio., primært som følge af udgifter til el, vand og varme samt ejendomsskatter og afgifter.
I gennemgangen af udvalgene herunder, ses på resultaterne ekskl. ejendomsrammerne.
Det Tekniske Område
Det forventes ud fra en vurdering af Det Teknisk Områdes forbrug på nuværende tidspunkt og de forventede BUM afregninger, at der er sammenhæng mellem forbrug og budget, på nær beredskabsområdet, hvor der forventes et merforbrug på 0,1 mio. En forudsætning for balancen er, at udvalget får tilført en tillægsbevilling på 0,2 mio., penge kommunen har modtaget ved midvejsreguleringen af 2011.
Børneudvalget
Børneudvalgets forbrug ligger pt. 6,5 mio. under budgettet, men mindreforbruget på daginstitutionsområdet på 4,0 mio. forventes overført til 2012 og mindreforbruget på BFR området forventes anvendt til effektiviseringsinvesteringer samt til nye ydelser jf. Barnets Reform.
Derfor vurderes området at balancere.
Dagtilbud:
Resultatstatus viser følgende om de økonomiske parametre:
- Der forventes for 2011 ca. 34 færre børn indskrevet i dagtilbudene svarende til en mindreudgift på 1,9 mio. kr. i forhold til budgetforudsætningerne.
- Udgifterne til økonomiske fripladser og søskendetilskud forventes at stige med 1,1 mio. kr. for 2011.
- Udgifterne til merindskrivning forventes at falde med 0,1 mio. kr.
- Budgetopfølgningen i daginstitutionerne viser, at daginstitutionerne forventer et samlet overskud for 2011 på 3 mio. kr. En forbedring på 4 mio. kr. i forhold til regnskabsresultatet for 2010.1,1 mio. kr.
BFR:
Resultatstatus viser følgende om de økonomiske parametre:
- BFRs ramme forventes et mindreforbrug på ca. 2,5 mio. kr. Dog er der i dette ikke indregnet forventede og disponerede udgifter ifm. effektiviseringsinvesteringer samt nye ydelser afledt af Barnets Reform.
- Resultatet for den samlede ramme fordeler sig med et mindre merforbrug på servicelovsrammen og et mindreforbrug på myndighedsrammen.
Social- og Sundhedsområdet
Socialudvalget forventer et merforbrug på 1,5 mio.
Udvalget målsatte på sit april-møde, at sundheds- og socialrammerne i 2011 under ét skulle være i balance, således at et mindreforbrug på sundhedsrammen skulle dække et evt. merforbrug på socialrammen.
I april (RS 2) blev der for året forventet et mindreforbrug på sundhedsrammen på 7,0 mio. kr. og omvendt et merforbrug på 7,0 mio. kr. på socialrammen.
I august/september blev der forventet et samlet mindreforbrug på social og sundhedsrammerne på 4,5 mio kr.
Aktuelt er dette resultat forbedret så der samlet set forventes et mindreforbrug på 12 mio kr. som gør det muligt at SSU efterlever tidligere effektivseringskrav for 2012.
De to rammer har således under ét bevæget sig fra et merforbrug i regnskab 2010 på i alt 25 mio. kr. til aktuelt et forventet mindreforbrug for 2011 på 12 mio. kr.
På virksomhedsrammen forventes et merforbrug på 13,4 mio., der er en stigning med 3 mio. kr. i forhold til sidste prognose. Stigningen kan henføres til PlejeGribskov, hvor den forventede afdæmpning af udgifterne i 2. halvår, der var indarbejdet i de tidligere prognoser, er udeblevet.
Arbejdsmarkedsudvalget
Efter korrektion for beskæftigelsesreformen, og efter anvendelse af puljen til forsørgelse forventes et merforbrug på 15,9 mio., det er 5,1 mio. bedre end tidligere vurderet.
I bilagsmaterialet anmodes om en tillægsbevilling på 77.3 mio., men når man fratrækker merindtægterne i statstilskuddet på 46,4 mio. på beskæftigelsesområdet (der indgår på ØU's ramme) og puljen til forventede merudgifter til forsørgelse på 15,0 mio., når man et reelt merforbrug på de 15,9 mio.
Udgifterne på dette område er meget afhængige af konjunkturerne, ligesom en afgørelse i den verserende voldgiftssag, som følge af ophævelse af samarbejdet om det private jobcenter, kan føre til store ændringer.
Økonomiudvalget
De to bufferpuljer på 14,9 og 4,9 mio. tilføres kassen til at dække merforbrug under andre udvalg. Økonomiudvalgets ramme forventes herefter at balancere.
Indtægter
Når der korrigeres for indtægterne vedr. vedr. beskæftigelsesreformen på 46,4 mio. (der medgår til at finansiere merudgifterne på Arbejdsmarkedsområdet), er der mindreindtægter på 10,4 mio.
Mindreindtægterne skyldes, at den budgetterede merindtægt på 6,5 mio. vedr. ejendomsskatter ikke er opnået pga. den manglende harmonisering af ejendomsskatterne, derudover har kommunen ved midvejsreguleringen modtaget en negativ efterregulering vedr. primært bedre beskæftigelsestal i tidligere år på 3,9 mio.
Den manglende harmonisering af ejendomsskatterne bliver delvist modsvaret af manglende driftsudgifter, der afsat en pulje på 4,5 mio. under ØU til dækning af meromkostninger for kommunens egne bygninger, de er ikke kommet til anvendelse.
Ordinær anlæg og lån
Samlet set forventes et mindreforbrug på anlægsrammen og en mindreindtægt på lånoptagelse, begge dele kan hovedsaglig tilskrives Ny Helsinge Skoleprojekt, hvor størstedelen af udgifterne og derved også lånoptagning først falder i 2012. Derudover er der enkelte forskydninger i øvrige anlæg i forhold til sidste vurdering.
Anlægsrammen får ved RS 3 overført midler fra driften på i alt 20,3 mio. kr. til arbejder der vedr. anlæg. Der er specifikt tale om trådløse netværk skoler og daginstitutioner, renovering og ombygning af Kobbelhusene, Fabianhus og Ahornparken, brorenovering af Frederiksværkvej over Esrum Å, nyt køkken på Helsingegården, køb af Fabianhus og forbedringer Jobcenteret.
Renter og Finansielle ændringer
Renter og finansielle ændringer inkl. Esco og forsyningslån balancerer samlet.
Forsyningsområdet
På forsyningsområdet forventes, at der vil være et reelt mindreforbrug på 2,6 mio., resultatet ender på forventet 13,7 mio. kr., men af dette overskud skyldes 11,1 mio. en overførsel fra 2010. Derfor stiger mellemværendet kun med de 2,6 mio.
Der er en vis usikkerhed i de faktisk indkomne indtægter for erhvervsaffald. Der har været en del fritagelser og der udestår en endelig afregning for 2010 og 2011. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at sige præcist hvornår disse indtægter tilfalder kommunen, men forudsætningen for vurderingen er, at alle de indtægter hvor opkrævningen er sendt videre til SKAT ikke vil tilfalde kommunen i 2011, men først senere, hvis overhovedet.
Byudvikling
På byudviklingsrammen forventes en mindreindtægt på 1,3 mio. Mindreindtægten kan henføres til et vigende salg af ejendomme og grunde. Der er ingen ændringer vedr. afdrag og renter på byudviklingsrammen.
Bevillingsmæssige ændringer - omflytning af budget
Der er bagerst i bilaget "Samlet udvalgsoversigt" en oversigt over tillægsbevillinger og overflytninger mellem rammer
Lovgrundlag
-
Økonomi
-
Bilag
Økonomiopfølgning samlet
Resultatstatus for ejendomsrammer
Anlæg
Anlægsregnskab, Toftebo:
Køb af Hovedgaden 51
Køb af Solvej 2 og 4
Anlægsregnskab Bro Parkvej
Anlægsregnskab Mælkevejen
Anlægsregnskab kunstgræsbane
Anlægsregnskab anskaffelse maskiner til kunstgræsbanen
Indstilling
Økonomichefen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet
- at tage resultatstatus incl økonomirapporteringen til efterretning
- at godkende tillægsbevillinger og omflytninger jf. bilag
- at godkende de vedlagte anlægsregnskaber
Beslutning
ŽTiltrådt.
175. Lånegaranti Gribvand Spildevand samt fremtidig opkrævning af garantiprovision
00.01.00Ø60 - 2010/06424
Sagsfremstilling
Gribvand Spildevand har anmodet om lånegaranti til dækning af investeringsbehovet i 2012-14.
Selskabet står overfor en række større investeringer de kommende år. Herunder
restrukturering af driften med nedlæggelse af renseanlæg og ændret slambehandling. Begge dele er nødvendige for at selskabet kan opfylde kravene til prisloftet, hvor individuelle effektiviseringskrav udmeldes. For 2012 er selskabet pålagt et individuelt effektiviseringskrav på 2,8 mio. kr. Ud over restrukturering pågår der større anlægsprojekter, hvor klimasikring af Helsinge med lukning af VP torvet samt kloakering af Sandet og andre områder påvirker anlægsudgifterne på kort sigt.
For at sikre fleksibiliteten og tilpasse finansieringen i forhold til hvornår lån/ene udbetales ønsker Gribvand Spildevand en garantiramme for perioden 2012-14.
Typisk kan finansieringen aftales med KommuneKredit, således at lånet udbetales indenfor budgetåret (incl. supplementsperiode) med baggrund i garanti fra kommunen. Ved investeringer/projekter der strækker sig over en længere periode, etablerer KommuneKredit ofte en kreditfacilitet. Kreditfaciliteten kræver også kommunal garantistillelse, og er et rammebeløb som Gribvand Spildevand vil kunne disponere under. Kreditfaciliteten kan løbende omlægges til den endelige finansiering - dog senest ved udløb på kreditten.
På baggrund af Gribvand Spildevand's investeringsudgifter i 2012-14, anmodes Gribskov Kommune, med henvisning til vandsektorlovens § 16, om at stille garanti for Gribvand Spildevands lånoptagelse på i alt 200 mio. kr., herunder at stille garanti for lån i 2012 på 78,6 mio. kr.
Lånet for 2012 optages som et 25-årigt annuitets- eller serielån i danske kroner. Lånet optages som 50% fastforrentet og 50% variabelt forrentet. Det variable lån afdækkes med en såkaldt rente-swap med samme løbetid som lånet. Dette følger den, af selskabets bestyrelse, fastsatte finansieringsstrategi.
Selskabets budget for opkrævningsgrundlag, udgifter til afdrag og investeringer, og heraf følgende mulige låneoptag uden påvirkning af taksterne fremgår af dette skema:
Som det fremgår overstiger de forventede nyinvesteringer afskrivningerne.
Garantistillelsen belaster ikke kommunens låneramme, jf. lånebekendtgørelsens § 3, stk. 3. Ifølge bemærkningerne til vandsektorlovens § 16 samt lånebekendtgørelsens § 12, jf. § 10 stk. 1.
Gribskov kommune har for 2010 givet en garanti på 39,2 mio. kr., jf. sag 2010/06424 og i 2011 på 31,159 mio. kr., jf. sag 2010/06424.
Garantiprovision:
På baggrund af den netop overståede budgetproces lægger administrationen op til, at der fra og med 2013 opkræves garantiprovision på 1% p.a. af den andel af de kommunalt afgivne lånetilsagn, som selskabet benytter pr. 1. januar det pågældende år.
Administrationen anbefaler, at der ikke opkræves garantiprovision for 2012, da det vil få utilsigtede konsekvenser for Gribvand Spildevand, idet selskabets budget på nuværende tidspunkt er fastlagt, herunder specielt, at Prisloftet er fastlagt for 2012. Dermed vil der ikke være mulighed for at indarbejde omkostninger til garantiprovisionen i takster mv.
Lovgrundlag
Vandsektorlovens § 16 samt Lånebekendtgørelsen.
Økonomi
Risiko:
Det vurderes, at risikoen ved en kommunal garanti er lav. Selskabets økonomi bygger på brugerfinansiering. Således vil takster mv. blive fastsat i ft. udgifter til anlæg og drift, således at indtægterne kommer til at svare til udgifterne.
Miljøforhold
-
Høring
-
Bilag
-
Indstilling
Administrationen indstiller at Økonomiudvalget anbefaler Byrådet:
- at give garanti til låneramme på i alt 200 mio kr. i forbindelse med Gribvand Spilevands investeringsprogram for 2012-2014.
- herunder at give lånegaranti for 2012 på 78,6 mio. kr. Lånet optaget som et 25-årigt annuitets- eller serielån i danske kroner. Lånet optages som 50% fastforrentet og 50% variabelt forrentet. Det variable lån afdækkes med en såkaldt rente-swap med samme løbetid som lånet, jf. selskabets finansielle strategi, som er godkendt af bestyrelsen.
- at kommunen fra og med 2013 opkræver garantiprovision af den andel af de kommunalt afgivne lånetilsagn, som selskabet benytter pr. 1. januar det pågældende år
- at kommunalbestyrelsens kompetence til at meddele garanti for perioden 2012-2014, indenfor lånerammen, delegeres til Økonomiudvalget.
Beslutning
Venstre foreslog afgørelse, at formanden for GribVands bestyrelse Flemming Møller er inhabil i sagen.
Et flertal (øvrige) besluttede at Flemming Møller er habil, Venstre stemte for inhabilitet.
Indstillingerne tiltrådt med ændring i pind 3, at garantiprovision opkræves fra 2012.
176. Forslag til kommuneplantillæg nr. 14 for Ørby og det bynære landområde
01.02.15G00 - 2011/26159
Sagsfremstilling
Formålet med dette forslag til kommuneplantillæg er at skabe overensstemmelse mellem kommuneplanen og ”Forslag til lokalplan nr. 556.01 for Ørby". Formålet med lokalplanen er at sikre, at landsbyens helt særlige karakter bevares.
Lokalplanen er ikke overensstemmelse med kommuneplan 2009-2021 for Gribskov Kommune, idet bl.a. landsbyens afgrænsning udvides til bl.a. også at omfatte gårdene Hyldekærgård og Stubbebjerggård, baunehøjen og de eksisterende helårshuse på Askemosevejen.
Endvidere tillader lokalplanforslaget, at parcelhusene i Ørby har en bebyggelsesprocent på 30.
De 2 sommerhusområder ændrer også deres afgrænsning, idet det ældste af områderne ændres i konsekvens af at landsbyafgrænsningen ændres. For sommerhusområdet i landzone sker der en mindre ændring, idet sommerhusområdet mod syd fremover vil følge den eksisterende matrikelgrænse. Herudover vil sommerhusområdet ændre status fra "sommerhusområde i landzone" og overføres til "sommerhusområde" i forbindelse med lokalplanens endelige vedtagelse og offentlige bekendtgørelse.
Der er derfor udarbejdet et forslag til kommuneplantillæg nr. 14, som sikrer, at lokalplanen er i overensstemmelse med kommuneplanen og at byrådets målsætning i kommuneplanen for det åbne land omkring Ørby konkretiseres.
Forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 fremlægges offentligt sammen med lokalplanforslag 556.01.
Lovgrundlag
Lov nr. 388 af den 06.06.1991 om planlægning jf. Lovbekendtgørelse 937 af 24.09.2009
Økonomi
-
Miljøforhold
-
Høring
12 ugers offentlighedsfase
Bilag
Forslag til kommuneplantillæg nr. 14
Kortbilag 1-4
Indstilling
Plan- og Miljøudvalget har behandlet sagen i sit møde den 26-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- at forslag til kommuneplantillæg nr. 14 ikke skal miljøvurderes.
- at "Forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 til Kommuneplan 2009-2021 vedtages til offentlig fremlæggelse, med bemærkning om at husstandsvindmøller og master tillades.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Plan- og Miljøudvalgets beslutning den 26-10-2011:
- Tiltrådt at PMU beslutter at forslag til kommuneplantillæg nr. 14 ikke skal miljøvurderes.
- Tiltrådt at "Forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 til Kommuneplan 2009-2021 vedtages til offentlig fremlæggelse, med bemærkning om at husstandsvindmøller og master tillades.
Fraværende var: Morten Jørgensen
Beslutning
Tiltrådt.
177. Forslag til Lokalplan nr. 556.01 for Ørby
01.02.00P16 - 2008/17420
Sagsfremstilling
Formålet med denne lokalplan er dels at bevare de kulturhistoriske og arkitektoniske kvaliteter i landsbyen og dels at sikre at ny bebyggelse på Møllebjerggård, ikke "lukker" for den åbne grønning midt i landsbyen. Endvidere sikrer lokalplanen, at landsbyens grønne karakter bevares.
Lokalplanen omfatter alle huse, gårde og sommerhusområder i Ørby.
I Ørby ligger både bevaringsværdige huse og gårde, som er karakteristiske for netop denne landsby og parcelhuse som også kan ligge i andre landsbyer og i forstadskvarterer til de større byer.
Dette forslag til lokalplan indeholder bevaringsbestemmelser for de ældre huse og gårde, der kulturhistorisk og arkitektonisk har betydning for oplevelsen af landsbyen.
Endvidere sikrer lokalplanen, at de nyere fritliggende enfamiliehuse og sommerhuse kan udvikles i overensstemmelse med deres egen arkitektur og egenart.
Lokalplanen indeholder 4 delområder :
Landsbyen :
Her ligger de bevaringsværdige bygninger mellem de øvrige huse og gårde, hvor også gadekær og baunehøj ligger. Nogle steder i landsbyen er der mulighed for indretning af lidt flere boliger eller lettere erhverv.
Sommerhusområdet ved Ørby :
Dette sommerhusområde er det ældste af de 2 sommerhusområder. Området blev fastlagt i 1963 i bygningsvedtægten. Området blev udstykket i starten af 1960'erne og har hovedsagelig været reguleret af private deklarationer, som har understøttet bygningsvedtægten. Indholdet af disse deklarationer overføres i stor udstrækning til lokalplanen som f. eks. ingen yderligere udstykning, max. bruttoetageareal på 160 m² og at al hegning skal foregå med levende hegning.
Sommerhusområdet mod det åbne land :
Det andet sommerhusområde danner overgangen mellem det ældre sommerhusområde og det åbne land. De store landskabelige værdier stiller særlige krav til bebyggelsestæthed og grundstørrelse. I dette område er grundene generelt meget store og landskabet "trækkes" ind i området. I dette område vil der være en min. grundstørrelse på 2400 m² og max. bruttoetageareal på 160m². Sommerhusområdet ligger i landzone og overføres til sommerhusområde.
Reserverede områder til sommerhusbebyggelse :
Området består af 2 arealer henholdsvis syd og øst for landsbyen. Arealer, som i bygningsvedtægten fra 1963, er udlagt til fremtidige sommerhusområder. Disse arealer tilbageføres til landzone, da byrådet vurderer, at behovet for nye sommerhusområder ikke er til stede og at det åbne land skal friholdes for unødvendig bebyggelse.
Nærværende lokalplan indeholder en vedligeholdelsesvejledning og miljøvurdering.
For alle de bevaringsværdige huse og gårde vil der foreligge en registrant af de enkelte bevaringsværdige bygninger på grunden, således at dialog mellem byggesagsbehandler og bygherre kan ske på et fælles grundlag.
På mødet vil administrationen vise et opslag i registranten og lokalplanforslaget.
Lokalplanforslaget er ikke i overensstemmelse med kommuneplanen 2009-2021, idet landsbyafgrænsningen udvides til bl. a. også at omfatte gårdene Hyldekærgård og Stubbebjerggård. Det ældste sommerhusområde mindskes, idet bl. a. bavnehøjen m.m. indgår i landsbyafgrænsningen.
Endvidere tillader lokalplanforslaget, at parcelhusene i Ørby har en bebyggelsesprocent på 30 og ikke 25 som i kommuneplanen.
For at bringe overensstemmelse mellem lokalplanen og kommuneplan 2009-2021 er der udarbejdet et forslag til kommuneplantillæg nr. 14, som sikrer, at lokalplanen er i overensstemmelse med kommuneplanen.
Forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 fremlægges offentligt sammen med lokalplanforslaget.
Administrationen foreslår, at der afholdes et borgermøde i forbindelse med offentlighedsfasen.
Lovgrundlag
Lov nr. 388 af den 06.06.1991 om planlægning jf. Lovbekendtgørelse 937 af 24.09.2009
Økonomi
-
Miljøforhold
-
Høring
12 ugers offentlighedsfase
Bilag
Bilag 1, Læsevejledning
Bilag 2, Lokalplanens redegørelse
Bilag 3, Lokalplanens bestemmelser
Bilag 4, Kortbilag 1-6
Bilag 5, Vedligeholdelsesvejledning
Indstilling
Plan- og Miljøudvalget har behandlet sagen i sit møde den 26-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet :
- at lokalplanforslaget ikke skal miljøvurderes, med bemærkning om at der skal indarbejdes at større sommerhuse kan tillades.
- at der afholdes borgermøde i offentlighedsfasen.
- at "Forslag til lokalplan 556.01 for Ørby" vedtages til offentlig fremlæggelse.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Plan- og Miljøudvalgets beslutning den 26-10-2011:
- Tiltrådt at lokalplanforslaget ikke skal miljøvurderes, med bemærkning om at der skal indarbejdes at større sommerhuse kan tillades.
- Tiltrådt at der afholdes borgermøde i offentlighedsfasen, aftales med udvalgsformanden efter vurdering.
- Tiltrådt at "Forslag til lokalplan 556.01 for Ørby" vedtages til offentlig fremlæggelse.
Fraværende var: Morten Jørgensen
Beslutning
Tiltrådt.
178. Forslag til kommuneplantillæg 12 for rammeområde 2.C.02 - godkendelse til offentlig fremlæggelse
007875 - 2011/14272
Sagsfremstilling
Forslag til kommuneplantillæg nr. 12 for rammeområde 2.C.02 omfatter matr.nr. 3 acy, Gilleleje by, Gilleleje.
Plan- og Miljøudvalget igangsatte på mødet den 07.04.2011 forslaget til kommuneplantillæg i sammenhæng med igangsættelsen af forslag til lokalplan 315.12 for møde- og forsamlingssal i Gilleleje (se separat punkt på dagsordenen), og forslaget fremlægges nu med henblik på godkendelse til offentlig fremlæggelse.
Kommuneplantillæggets godkendelse til offentlig fremlæggelse skulle have fundet sted på Byrådets møde d. 29.08.2011, ifm. godkendelse af forslag til lokalplan 315.12 for møde- og forsamlingssal i Gilleleje, hvilket dog blev udskudt på ansøgerens foranledning. Ansøger ønskede ekstra tid til at genoverveje projektets udformning i lokalplan 315.12. Der fremlægges derfor nu et revideret forslag til kommuneplantillæg til godkendelse til offentlig fremlæggelse.
Med kommuneplantillæg nr. 12 åbnes der mulighed for, at der kan etableres en møde- og forsamlingssal indenfor rammeområde 2.C.02. Rammebestemmelserne giver i dag kun mulighed for anvendelse til centerformål som dagligvarebutik og benzinanlæg. Dette tilføjes således i anvendelsesbestemmelsen. Alle de øvrige eksisterende rammebestemmelser fastholdes.
Lovgrundlag
Bekendtgørelse af Lov om planlægning, nr. 937 af 24/09/2009 (Planloven)
Bekendtgørelse af Lov om miljøvurdering af planer og programmer, nr. 936 af 24/09/2009 (Miljøvurderingsloven)
Økonomi
-
Miljøforhold
I henhold til Lov om Miljøvurdering af planer og programmer har administrationen vurderet, at lokalplanforslaget med tilhørende kommuneplantillæg ikke skal miljøvurderes. Miljøscreeningen fremgår under dagsordenspunktet om forslag til lokalplan 315.12. Vurderingen har været sendt i høring i Naturstyrelsen Roskilde og Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre.
Høring
-
Bilag
Forslag til tillæg nr. 12 til Kommuneplan 2009-21
Indstilling
Plan- og Miljøudvalget har behandlet sagen i sit møde den 26-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- at anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet, at forslag til tillæg nr. 12 til Kommuneplan 2009-21 for Gribskov Kommune godkendes til offentlig fremlæggelse, og
- at forslaget ikke skal miljøvurderes.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Plan- og Miljøudvalgets beslutning den 26-10-2011:
- Tiltrådt at anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet, at forslag til tillæg nr. 12 til Kommuneplan 2009-21 for Gribskov Kommune godkendes til offentlig fremlæggelse.
- Tiltrådt at forslaget ikke skal miljøvurderes.
Fraværende var: Morten Jørgensen
Beslutning
Tiltrådt.
179. Godkendelse af forslag til lokalplan 315.12 for møde- og forsamlingssal i Gilleleje til offentlig fremlæggelse
007875 - 2010/09739
Sagsfremstilling
Forslag til Lokalplan 315.12 for møde- og forsamlingssal i Gilleleje blev igangsat af Plan- og Miljøudvalget den 07.04.2011. Lokalplanforslaget er udarbejdet på baggrund af principperne i skitseprojekt behandlet af Plan- og Miljøudvalget den 02.02.2011.
Lokalplanforslagets godkendelse til offentlig fremlæggelse skulle have fundet sted på Byrådets møde d. 29.08.2011, hvilket dog blev udskudt på ansøgerens foranledning. Ansøger ønskede ekstra tid til at genoverveje projektets udformning. Der fremlægges derfor nu et revideret lokalplanforslag til godkendelse til offentlig fremlæggelse.
Lokalplanens baggrund og formål
Ansøgning om etablering af tilbygning på taget af SuperBrugsen i Gilleleje er modtaget d. 24.08.2010. Ansøgningen er indsendt af Arkitektkontoret AK 83 på vegne af ejeren Ejendomsselskabet EGB A/S.
Lokalplanen omfatter en mindre del af matr. nr. 3 acy, Gilleleje by, Gilleleje. Det bemærkes, at lokalplanens bilag 1, som viser lokalplanens afgrænsning, samt forside endnu mangler i lokalplanforslaget - disse bliver indarbejdet inden den offentlige høring.
Lokalplanen har til formål at skabe mulighed for at opføre en møde- og forsamlingssal samt udendørs opholdsareal i forbindelse med salen. Lokalplanen fastlægger desuden rammer for anvendelsen af tilbygningen samt for adgangsforholdene til tagetagen.
Lokalplanens indhold
Lokalplanen indeholder bestemmelser for selve mødesalen samt tilhørende tagterrasse og adgangsforhold.
Lokalplanen fastlægger herudover anvendelsen til forsamlingslokale. Bygherre oplyser, at der er tale om et forsamlingslokale, som skal bruges til bl.a. møder, foredrag, konferencer, både i dag- og aftentimer. Der regnes med aktivitet i mødesalen udenfor butikkens normale åbningstid ca. 2-4 gange om måneden.
Da terrassen placeres på tagfladens nordvestlige del, og dermed tæt på boligområdet nord for Parkvej, er der i lokalplanen indarbejdet krav om, at der etableres et rækværk på oversiden af den eksisterende facade ud mod Parkvej. Den skal modvirke såvel støj- som indbliksgener. Lokalplanen indeholder også bestemmelser om, at udeophold kun må finde sted på tagterrassen.
Ændringer siden udvalgsbehandling 22.06.2011
Der er foretaget flere justeringer i lokalplanforslaget siden det sidste gang blev forelagt Udvalget.
Blandt de vigtigste er, at lokalplanen nu fastlægger, at adgangsbygningen med elevator og trappe placeres ud mod Bonderupvejen. I det tidligere lokalplanforslag var indarbejdet to forskellige forslag til mulig placering (hhv. mod Bonderupvejen og mod parkeringsarealet).
Herudover er den adgangsvej rundt om hele mødebygningen, som var med i det tidligere lokalplanforslag, nu blevet fjernet. Det er desuden blevet indskærpet, at udeophold kun må finde sted på tagterrassen.
Endelig er der indarbejdet krav om, at der etableres et rækværk/værn mellem tagterrassen og SuperBrugsens nuværende udgang til tagfladen. Det skal forhindre, at der bliver direkte adgang mellem butikkens lokaler og mødebygningen, med henblik på at holde de to funktioner (dagligvarebutik og forsamlingslokale) helt adskilt.
Tillæg til kommuneplanen
Lokalplanområdet ligger indenfor rammeområde 2.C.02 i Kommuneplan 2009-21 for Gribskov Kommune.
Rammeområdet foreskriver anvendelse til 'centerformål som dagligvarebutikker og benzinanlæg'. Lokalplanen er derfor ikke i overensstemmelse med kommuneplanens rammebestemmelser, idet den åbner mulighed for anvendelse til møde- og forsamlingsformål.
For at skabe overensstemmelse mellem lokalplanen og kommuneplanen udarbejdes et forslag til kommuneplantillæg nr. 12, så anvendelsesbestemmelsen udvides til også at rumme anvendelse til møde- og forsamlingsformål (se separat punkt på dagsordenen). Den endelige vedtagelse af lokalplanen forudsætter derfor, at kommuneplantillæg nr. 12 tillige vedtages endeligt.
Lovgrundlag
Bekendtgørelse af Lov om planlægning, nr. 937 af 24/09/2009 (Planloven)
Bekendtgørelse af Lov om miljøvurdering af planer og programmer, nr. 936 af 24/09/2009 (Miljøvurderingsloven)
Økonomi
-
Miljøforhold
I henhold til Lov om Miljøvurdering af planer og programmer har administrationen vurderet, at lokalplanforslaget med tilhørende kommuneplantillæg ikke skal miljøvurderes. Miljøscreeningen fremgår af bilag 2. Vurderingen har været sendt i høring i Naturstyrelsen Roskilde og Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre.
Høring
-
Bilag
Bilag 1 - forslag til lokalplan 315.12
Bilag 2 - miljøscreening
Indstilling
Plan- og Miljøudvalget har behandlet sagen i sit møde den 26-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- at anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet, at forslag til lokalplan 315.12 for møde- og forsamlingssal i Gilleleje godkendes til offentlig fremlæggelse, og
- at forslaget ikke skal miljøvurderes.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Plan- og Miljøudvalgets beslutning den 26-10-2011:
- Tiltrådt at anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet, at forslag til lokalplan 315.12 for møde- og forsamlingssal i Gilleleje godkendes til offentlig fremlæggelse,
- Tiltrådt at forslaget ikke skal miljøvurderes..
Fraværende var: Morten Jørgensen
Beslutning
Tiltrådt.
180. Planstrategi 2012 - godkendelse af forslag til offentlig fremlæggelse
01.02.03P15 - 2010/43959
Sagsfremstilling
Planstrategi 2012 angiver Byrådet retning for politiske mål og visioner for kommunens udvikling de kommende år og initiativområder til realisering af dette. Planstrategien munder desuden ud i en beslutning om, hvordan kommuneplanen skal revideres næste gang. Forslaget forelægges nu med henblik på godkendelse til offentlig fremlæggelse.
Forslag til Planstrategi 2012 er udarbejdet i samarbejde mellem Økonomiudvalget, Plan- og Miljøudvalget, Teknisk Udvalg og Erhverv- og Turismeudvalget som hver har haft ansvar for 1-2 temaer.
Arbejdet startede op i starten af året og forslaget er formuleret på baggrund af inputs fra Byrådets temamøder d 11.04.2011 og 12.09.2011, en række udvalgte interessenter, og konkrete analyser.
Hovedmål for arbejdet er:
- sikre koordinering med relevante strategier, politikker og initiativer (f.eks. budget og klimatiltag samt andre myndigheders planlægning),
- tidlig og relevant involvering af eksterne og interne interessenter,
- fremme tættere samarbejde blandt politiske udvalg - særligt mellem PMU, TEK, ETU og ØU,
- fremme tættere samarbejde på tværs internt i organisationen, samt
- et let overskueligt og synligt digitalt produkt. Desuden udarbejdes en printervenlig 'pixi-udgave'.
Strategien fokuserer på 6 temaer: Gribskovs regionale roller (ØU), Klima (PMU), Erhverv (ETU), Infrastruktur (TEK), Turisme (ETU) og Landområdet (PMU). Sundhed og bæredygtighed er tværgående temaer, der er integreret i de 6 andre.
Opbygning af dokumentet
Forslag til Planstrategi 2012 (se Bilag 1) består af to indledende dele om Kvaliteter og udfordringer og Bæredygtig udvikling, herefter følger de 6 temaer. Dokumentet afrundes med et del om Oplysning om hidtidig planlægning hvor der kort fortælles om hvad der er sket siden vedtagelse af kommunens første Planstrategi 2008.
Siden sidste behandling af de enkelte temaer af de ansvarlige udvalg, er temaerne blevet justeret i henhold til udvalgenes drøftelser og sat sammen til det samlede forslag til Planstrategi 2012. I forbindelse med klargørelse til den politiske behandling frem mod offentlig fremlæggelse har den samlede strategi desuden undergået justeringer af redaktionel karakter (særlig sprogligt) og finjustering af enkelte elementer temaerne i mellem.
Pixi-udgaven og den digitale udgave vil begge blive offentliggjort i forbindelse med den offentlige fremlæggelse, lige efter Byrådets behandling. Fra den digitale udgave vil man desuden blive navigeret hen til idekatalog med ideer til hvordan Byrådet mere konkret kan arbejde med en række af initiativområderne. Idekataloget er dog ikke en del af selve planstrategien.
Strategi for bæredygtig udvikling er integreret i Planstrategi 2012
Strategi for bæredygtig udvikling også kaldet "Lokal Agenda 21" skal ifølge planloven omhandle politiske målsætninger for det fremtidige arbejde indenfor følgende indsatsområder:
- mindske miljøbelastningen.
- fremme af bæredygtig byudvikling og byomdannelse.
- fremme af biologisk mangfoldighed.
- inddragelse af befolkningen og erhvervslivet i det lokale Agenda 21-arbejde.
- fremme af et samspil mellem beslutninger.
Udvikling og Lokal Agenda 21-forhold hænger uløseligt sammen. Økonomiudvalget har derfor i forbindelse med opstart af planstrategiarbejdet valgt at integrere strategi for Lokal Agenda 21 i Planstrategi 2012.
Revision af Kommuneplan 2009-21
Oversigt over foreløbige emner til revision af Kommuneplan 2009-21 fremgår af Bilag 2. Oversigten fremstår pt som en bruttoliste og er udarbejdet på baggrund af konsekvensvurderinger som følge af realisering af forslag til Planstrategi 2012, Statens Interesser og Kommuneplan 2009-21.
Som følge af oversigt anbefaler administrationen, at kommuneplanen revideres fuldt ud med fokus på de angivne emner og en generel forenkling af kommuneplanen.
Oversigten vil blive indarbejdet i Planstrategi 2012 i en mere forenklet og overskuelig version inden offentlig fremlæggelse.
Vedtagelsen af de statslige Vand- og Naturplaner er forsinket. Vand- og Naturplanerne implementerer både EUs Vandrammedirektiv og EUs naturbeskyttelsesdirektiver (Fuglebeskyttelsesdirektivet og Habitatdirektivet). Den kommunale planlægning må ikke være i strid med målene i det statslige Vand- og Naturplaner. Det forventes, at staten vedtager de statslige vand- og naturplaner i løbet af efteråret 2012. Herefter skal kommunen udarbejde kommunale handleplaner. Først i den forbindelse vil Byrådet kunne tage stilling til, om der skal ske en revision af kommuneplanen.
Offentlighedsfasen og det videre forløb
Offentlighedsfasen planlægges at strække sig fra 01.12.2011-31.01.2012.
Der afholdes debatmøde d. 9. januar 2012. Herudover er der mulighed for at debattere digitalt. Et særligt tiltag afvikles for at inddrage unge.
Det forventes at Byrådet kan tage stilling til strategiens endelige indhold i marts/april 2012.
Herefter starter arbejdet med revision af Kommuneplan 2009-21, så en ny kommuneplan kan vedtages inden udgangen af 2013.
Lovgrundlag
Planlovens § 23 a-e og Kapitel 6a (lovbekendtgørelse nr 937 af 24/09/2009 )
Lovbekendtgørelse nr. 936 af 24.09.2009 om miljøvurdering af planer og programmer med senere ændringer.
Økonomi
-
Miljøforhold
Det er administrationens vurdering at planstrategien ikke er omfattet af bestemmelserne i Lov om miljøvurdering af planer og programmer, da der i strategien ikke fastlægges konkrete rammer for fremtidige bygge- og anlægsprojekter.
Kommuneplan 2013-24 og andre konkrete planer, programmer og projekter, der følger op på udmøntningen af planstrategien, vil blive vurderet i henhold til Lov om miljøvurdering af planer og programmer.
Høring
Som led i udarbejdelse af strategiforslaget er en række interessenter blevet inddraget (særligt i 2. kvartal), herudover planlægges afvikles offentlighedsfasen 1.12.2011-31.01.2012 (se ovenfor).
Bilag
Bilag 1: Forslag til Planstrategi 2012 (justeret på baggrund af PMU 26.10.2011)
Bilag 2: Udkast til oversigt over emner til kommuneplanrevision
Indstilling
Plan- og Miljøudvalget har behandlet sagen i sit møde den 26-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- at drøfte indholdet af de indledende afsnit om Kvaliteter og udfordringer og Bæredygtig udvikling, samt det sidste afsnit om Oplysning om hidtidig planlægning, og tilkendegive om der ønskes justeret i teksten inden sagen videresendes til Økonomiudvalget.
- at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at godkende at kommuneplanen revideres fuldt ud.
- at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at godkende forslag til Planstrategi 2012 til offentlig fremlæggelse.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Plan- og Miljøudvalgets beslutning den 26-10-2011:
- Drøftet indholdet af de indledende afsnit om Kvaliteter og udfordringer og Bæredygtig udvikling, samt det sidste afsnit om Oplysning om hidtidig planlægning, og tilkendegive om der ønskes justeret i teksten inden sagen videresendes til Økonomiudvalget. Justering indarbejdes.
- Tiltrådt at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at godkende at kommuneplanen revideres fuldt ud.
- Tiltrådt at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at godkende forslag til Planstrategi 2012 til offentlig fremlæggelse.
Fraværende var: Morten Jørgensen
Beslutning
Tiltrådt.
181. Overtagelse af areal ved Helsinge Renseanlæg
06.01.04P12 - 2011/16655
Sagsfremstilling
Byrådet vedtog den 20. juni 2011 spildevandstillæg nr. 11, som omfatter udvidelse af Helsinge Renseanlæg ved Skovgårdsvej for at sikre mod oversvømmelser i oplandet til renseanlægget samt sikre vandområder mod aflastninger af spildevand. Udvidelsen er nødvendig for at kunne etablere de hertil nødvendige bassiner.
I forlængelse heraf besluttede Byrådet den 29. september 2011 derfor at iværksætte en procedure for ekspropriation af det i tillægget omfattede areal ved matr.nr. 6a Ammendrup By, Helsinge, Helsingevej 105, 3200 Helsinge. Der blev afholdt åstedsforretning den 30. september 2011.
Som det fremgår af åstedsprotokollen fremførte grundejeren ved sin advokat, at han ikke anså åstedsforretningen for lovlig, idet advokaten efterfølgende afgav følgende konkrete kommentarer med henblik på en redegørelse:
- Byrådets beslutning om at indkalde til åstedsforretning er ugyldig pga. et betydeligt og omfattende personsammenfald for så vidt angår bestyrelsen i Gribvand Spildevand A/S og hvad angår medlemmerne i Byrådet samt visse ansatte i Gribskov Kommune.
- Ekspropriation er ulovlig al den stund at lovgrundlag, plangrundlag og at nødvendigheden af den pågældende ekspropriationsbeslutning ikke kan dokumenteres
Administrationen har efterfølgende udarbejdet en redegørelse til grundejer, og vurderer på den baggrund:
Ad 1 - Åstedsforretningens lovlighed;
Det er helt sædvanligt, at et antal kommunalbestyrelsesmedlemmer udpeges til bestyrelsen for de kommunale forsyningsselskaber, således som det er sket i Gribskov Kommune. Kommunalbestyrelsesmedlemmer med en sådan dobbeltrolle vil kun i visse situationer være inhabile, når der skal træffes beslutninger i kommunalbestyrelsen vedrørende forsyningsselskabets forhold. Således pegede en rapport fra 2006 udgivet af udvalget vedrørende de styringsmæssige relationer i forholdet mellem kommunalbestyrelser og og kommunale selskaber på, at der efter omstændighederne kunne være anledning til at statuere inhabilitet i følgende fire typesituationer:
a. Når kommunalbestyrelsen skal tage stilling til det pågældende medlems varetagelse af bestyrelseshverv
b. Når kommunalbestyrelsen udøver tilsyn eller kontrol med selskabet, der rækker videre end det overordnede økonomiske hensyn, der følger med kommunens ejerskab
c. Når det pågældende medlem er bestyrelsesformand for det kommunale selskab og der kan opstå tvivl om, hvorvidt han/hun alene vil varetage saglige, offentlige interesser.
d. Når kommunen og det kommunale selskab indgår privatretlige aftaler.
Rapportens konklusioner blev indarbejdet i statsforvaltningernes praksis som en konsekvens af et brev af 6. juni 2007 fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet til statsforvaltningerne.
Byrådets beslutning om at gennemføre en ekspropriation er et led i en sædvanlig og nødvendig kommunal myndighedsudøvelse, og det vurderes, at der ikke her er tale om beslutning, hvor enkelte medlemmer i Byrådet er inhabile. Det er endvidere sædvanligt og nødvendigt, at ansatte i Gribskov Kommunes administration gennemfører myndighedsudøvelsen i overensstemmelse med Byrådets beslutninger og i et vist omfang har en dialog med ansatte i spildevandselskabet herom, idet selskabet står for driften.
Det vurderes derfor, at der ikke er grundlag for anfægte lovligheden af åstedsforretningen med henvisning til sammenfaldet mellem personer i bestyrelsen for spildevandsselskabet og personer i Byrådet og ansatte i kommunen.
Ad 2 - Lovgrundlag, plangrundlag og nødvendigheden af en ekspropriationsbeslutning;
Forud for vedtagelsen af tillæg nr. 11 til spildevandsplanen har kommunen været i dialog med grundejer med henblik på at finde en løsning, der er optimal for grundejer, Gribvand og borgerne. Disse løsninger indgik i den politiske behandlingsproces og blev præsenteret på Teknisk Udvalgs møde den 9. februar 2011. Efter yderligere dialog med grundejer blev sagen genoptaget til fornyet politisk behandling med henblik på at drøfte evt. revidering af tillægget. Byrådet vedtog den 20. juni 2011 tillægget i dets oprindelige form på baggrund af de fremlagte løsningsforslag - den såkaldte "Gribvand løsning 1", som er et af de løsningsforslag, som tidligere er blevet drøftet.
Det er administrationens vurdering, at lovgrundlaget, plangrundlaget og ekspropriationsbeslutningens nødvendighed er dokumenteret, og at en ekspropriationsbeslutning derfor er lovlig.
Det videre forløb
Hvis spildevandsplantillæg nr. 11 skal realiseres, forudsætter det ekspropriation, idet mulighederne for at opnå en frivillig aftale må anses for udtømte. Når en sådan beslutning truffet af Byrådet meddeles ejeren af den omhandlede ejendom, kan der fremsættes et erstatningstilbud, der, såfremt det ikke anerkendes, kan indbringes for taksationskommissionen. Ekspropriationen vil ikke blive politisk behandlet yderligere, men er et skridt i retning af realisering af spildevandsplantillæg nr. 11. Dog vil landzonetilladelsen i forbindelse med etableringen af bassinerne skulle behandles i Plan- og Miljøudvalget.
Erstatningsforslag
En ekspropriation i overensstemmelse med "Gribvand løsning 1" vil indebære ekspropriation af et areal på ca. 6 ha. Der har overfor ejer været nævnt et forslag om en erstatning på kr. 160.000 pr. ha, altså i alt 960.000 kr. Ejer har ikke konkret kommenteret forslaget.
Landinspektør Ole Hvilsby har foretaget en undersøgelse af salgspriser på større lystejendomme i Gribskov, Halsnæs, Hillerød og Fredensborg Kommuner for at finde en ha. pris. De annoncerede salgspriser er formentlig større end de faktiske salgspriser. Dertil kommer, at vicedirektør Poul Jørgensen fra Nykredit i "DR penge" sendt den 13. august 2011 udtalte, at priserne på landbrugsjord var faldet med ca. kr. 100.000 og nu lå på ca. kr. 180.000 pr. ha. Det sidste år er priserne faldet yderligere, og 160.000 kr. pr. ha er en relativ høj enhedspris set i relation til den offentlige vurdering, som er på kr. 67.100 pr. ha og i forhold til de 150.000 pr. ha, som taksationskommissionernes erstatning for landbrugsjord lå på i foråret 2011. I den forbindelse spiller det også ind, at den pågældende jord er produktionsjord. Arealet henligger således ikke i en parktilstand eller er særligt bearbejdet til ridebane eller lignende, og ekspropriationsindgrebet skal også ses i forhold til placering og ejendommens samlede størrelse inkl. jord. Det bør derfor være den pris som kan opnås ved et almindeligt salg til en anden landmand der skal gøres gældende. Den foreslåede erstatning, som telefonisk blev forelagt Nordsjællands Landboforening med positiv tilkendegivelse, er herefter vægtet ud fra disse oplysninger. Det skal tilføjes, at erstatninger givet i forbindelse med ekspropriationsbeslutninger er skattefrie. Administrationen indstiller, at erstatningsforslaget på kr. 160.000 pr. ha fastholdes i det videre forløb.
Arealerstatning fastlægges endeligt når det afståede areal er opmålt. Erstatningsforslagets størrelse kan indbringes for Taksationskommissionen, og det vil i deres vurdering af erstatningens størrelse indgå hvilke erstatningsforslag der kendes fra lignende sager, hvorefter erstatningen kan blive sat ned eller op.
Klager og indsigelser
Der gælder en klagefrist på 4 uger efter ejerens modtagelse af kommunens meddelelse om ekspropriationsbeslutning. En klage har opsættende virkning, medmindre klageinstansen bestemmer andet. Klagen indgives til kommunen, som fremsender denne til Natur- og Miljøklagenævnet. Opnås der ikke enighed om erstatningens størrelse, skal kommunen indbringe erstatningsspørgsmålet for Taksationskommissionen senest 8 uger fra ekspropriationsbeslutningen eller, såfremt denne er påklaget, 4 uger fra Natur- og Miljøklagenævnet afgørelse. Taksationskommissionens afgørelse om erstatningsspørgsmålet kan inden 4 uger indbringes for Overtaksationskommissionen. Overtaksationskommissionens afgørelse kan inden 6 måneder indbringes for domstolene.
Derfor anbefales det, at spildevandsplantillægget realiseres ved at der træffes beslutning om at ekspropriere i overensstemmelse med "Gribvand løsning 1", og at der fremsættes tilbud om erstatning til ejer af Kildedal i overensstemmelse med sagsfremstillingen ovenfor.
Lovgrundlag
Lov om miljøbeskyttelse, kap. 8 og 11, jfr. lovbekendtgørelse nr. 879 af 26. juni 2010 med senere ændringer
Lov om offentlige veje, kap. 5, jfr. lovbekendtgørelse nr. 893 af 9. september 2009 med senere ændringer
Økonomi
Gribvand afholder udgifter til forberedelse og gennemførelse af ekspropriationen.
Gribskov Kommune afholder udgifter til myndighedsbehandlingen i form af intern tid.
Miljøforhold
Den miljømæssige vurdering af hhv. Gribvand løsning 1 og Kildedal løsning 4 er, at Kildedals forslag til placering af spildevandsbassinet er i konflikt med Kommuneplanens retningslinje 4.9.01, hvor det er vedtaget, at spildevandsanlæg i videst muligt omfang skal placeres, således at miljømæssige gener i form af støj, lugt med videre påvirker omgivelserne mindst muligt.
Høring
I overensstemmelse med lovgrundlaget indkaldt kommunen til åstedsforretning ved offentliggørelse samt individuel indkaldelse til ejere, brugere og rettighedshavere, som kunne blive berørt af ekspropriationen, med et varsel på mindst 4 uger.
Ejere, brugere og andre, der direkte eller indirekte berøres af ekspropriationen, havde adgang til under åstedsforretningen eller inden for en frist af 3 uger dvs. frem til den 21. oktober 2011 efter denne at fremkomme med bemærkninger til de planlagte foranstaltninger.
En ekspropriationsbeslutning meddeles ejeren af den omhandlede ejendom, som efterfølgende kan vælge at indbringe denne for Taksationskommissionen, og evt. efterfølgende Overtaksationskommissionen samt domstolene.
I forbindelse med offentlighedsfasen i tilknytning til landzonetilladelsen er der 4 ugers klagefrist, hvor evt. interessenter, herunder også ejeren af Kildedal, har mulighed for at indgive bemærkninger.
Bilag
Åstedsprotokol
Grundejers bemærkninger 19. oktober 2011
Grundejersbemærkninger af 26. oktober 2011
Kommunens redegørelse og svar til grundejer
Erstatningsforslag
Areal (Gribvand løsning 1)
Indstilling
Teknisk Udvalg har behandlet sagen i sit møde den 02-11-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- At der træffes beslutning om at ekspropriere i overensstemmelse med "Gribvand løsning 1" med henblik på at realisere det vedtagne spildevandsplantillæg
- At der fremsendes forslag til erstatning til ejer i overensstemmelse med sagsfremstillingen ovenfor.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Teknisk Udvalgs beslutning den 02-11-2011:
- Tiltrådt At der træffes beslutning om at ekspropriere i overensstemmelse med "Gribvand løsning 1" med henblik på at realisere det vedtagne spildevandsplantillæg
- Tiltrådt At der fremsendes forslag til erstatning til ejer i overensstemmelse med sagsfremstillingen ovenfor.
V + DF stemmer imod
Beslutning
Tiltrådt.
Venstre stemte imod.
182. Anlæg af sti mellem Græsted og Helsinge (tillægsekspropriation)
05.04.06A00 - 2010/09976
Sagsfremstilling
Forlæggelse af foreløbig tillægsekspropriationsbeslutning.
Landinspektørkontoret gennemgået det endelige projektgrundlagt i forhold til vores tidligere gennemførte arealerhvervelse ved ekspropriation. Der er en uoverensstemmelse for 7 ejendomme, hvilket skal tillægges at stien ikke var 100 % færdigprojekteret på ekspropriationstidspunktet og at arealerhvervelsen blev fastsat ud fra det grundlag der forelå på erhvervelsestidspunktet.
Der er for alle 7 ejendomme foretaget råden udover det eksproprierede areal. For 5 af ejendommene er råden foretaget indenfor det midlertidige eksproprierede areal. For 2 af ejendomme er råden foretaget udenfor det eksproprierede areal. De omtalte arealer disponeres til skrånings- og grøfteforløb. Anlægsarbejderne er udført i forhold til 6 af ejendommene. De videre arbejder på omtalte arealer er standset, indtil der forligger retmæssig adkomstret til arealerne.
Da arealafvigelsen kan betragtes som væsentlige, og da omfanget ikke har været lodsejerne bekendt eller sandsynligt, skal der foretages en tillægsekspropriation, for at sikre lovlig arealerhvervelse og ligebehandling af alle lodsejere.
Dernæst kræver etablering af stiforlængelse frem til Nellerødvej mindre arealerhvervelse fra to ejendomme. De to lodsejere er dog indforstået med en frivillig arealafståelse, men såfremt der alligevel foretages tillægsarealerhvervelse ved ekspropriation, bør disse ejendommen medtages her.
Det samlede areal der skal eksproprieres udgør fra de 9 ejendomme 1287 m2, samt 1277 m2 til midlertidig arealafståelse. Sidstnævnte er aktuel for to ejendomme i forhold til forlængelse at cykelsti fra Helsingørvej og til Nellerødvej.
Der er tale om landbrugsejendomme, hvor arealerne er markarealer og beplantning.
Lovgrundlag
Lov om offentlige veje § 43 stk. 1., Lov nr. 312 af 9. juni 1971. 'Når almenvellet kræver det, kan vedkommende vejbestyrelse iværksætte ekspropriation til offentlige vej- og stianlæg.'
Økonomi
Samlet erstatning for de 9 berørte ejendomme vurderes at udgøre ca. 50.000,- kr. Erstatninger afholdes inden for den eksisterende bevilling.
Miljøforhold
-
Høring
Der gennemføres en åstedsforretning med de berørte parter. Parterne skal indvarsles med mindst 4 uger varsel.
Bilag
Tillægsekspropriation - arealfortegnelse og ekspropriationsplan
Indstilling
Teknisk Udvalg har behandlet sagen i sit møde den 02-11-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet :
- at træffe foreløbig ekspropriationsbeslutning med henblik på etablering af sti mellem Græsted og Helsinge
- at åstedsforretningen afholdes mandag den 09.01.2012
Tidligere udvalgsbeslutninger
Teknisk Udvalgs beslutning den 02-11-2011:
- Tiltrådt at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet, at træffe foreløbig ekspropriationsbeslutning med henblik på etablering af sti mellem Græsted og Helsinge
- Tiltrådt at åstedsforretningen afholdes mandag den 09.01.2012, med deltagelse fra udvalgets næstformand
Beslutning
Tiltrådt.
183. Affald: klare sække på genbrugsstationen
07.00.00A00 - 2008/01885
Sagsfremstilling
Baggrund
Teknisk Udvalg har i okt. 2010 besluttet, at administrationen skulle arbejde videre mod en ny ordning med salg af klare sække på genbrugsstationerne i stedet for at disse deles "gratis" (betalt og indkøbt over forsyning) ud til besøgende som tilfældet er nu.
I ca 2004 traf Udvalget for Teknik og Miljø i Græsted-Gilleleje Kommune beslutning om at emballageret affald kun måtte afleveres i klare sække, siden er det indført på kommunens anden genbrugsstation i Helsinge og pr. 1. jan. 2010 blevet lovkrav. I 2004 besluttede daværende udvalg, at uddele klare sække i en overgangsperiode.
Ingen andre kommuner i Vestforbrændingsopland tilbyder "gratis" klare sække til brugerne eller sælger dem.
Ordningen med kun at benytte klare sække er godt implementeret på begge kommunens genbrugsstationer, og det er et fåtal af de besøgende, der kommer med sorte sække.
Baggrund for at ændre på ordningen er, at ordningen med de gratis klare sække giver en del kontroverser mellem besøgende og pladsfolk, idet besøgende ikke respekterer, at der kun må tages en rulle klare sække pr. gang. En del af disse kontroverser ender i en efterfølgende ny dialog med administrationen.
Der bruges i rent indkøb af sække ca. 700.000 kr + moms pr. år på ordningen.
Kommunalfuldmagten
Administrationen har arbejdet videre mod en løsning om salg af klare sække og andre produkter relateret til affald på genbrugsstationerne.
I den forbindelse er det kommet frem, at det er konkurrenceforvridende at sælge produkter relateret til affald der i øvrigt kan købes i dagligvare butikker mv.
Det er ikke konkurrenceforvridende, at sælge ekstra sække til dagrenovation og forringer (en inderpose til en 800 l's container), da disse emner er specifikke for kommunen og ikke sælges i detailhandlen.
Dog vurderer juristerne, at det ikke er i direkte modstrid med kommunalfuldmagten at sælge klare sække eller at uddele dem gratis (dvs. opkrævet borgere og erhverv over taksten), eftersom der i Affaldsbekendtgørelsen (§ 32 stk 2) står, at hvis der afleveres affald emballageret på genbrugsstationerne, så skal det være i klare sække.
Salg af ekstra sække til dagrenovation og forringer til containere sælges pt. på Rådhuset, hvilket vurderes at kunne fortsætte.
Det var idéen, at der skulle indføres en betalingsform på genbrugsstationen for flere produkter relateret til affald, f.eks. kompostbeholdere, stativer/spande til brug i køkkenet, net til trailere til sikring af læs til genbrugsstationen mv. Dette er således ikke lovligt.
Ny ordning
Administrationen har undersøgt marked for betalingsautomater mv. Den billigste, og mest brugervenlige løsning for borgere/erhverv samt pladsfolk er en håndholdt dankort terminal.
Alt i alt sælges pr. år ca. 1000 ekstra sække fra Rådhuset og turistinformationerne, samt 5-10 ruller med forringer.
Da det ikke er muligt at sælge flere produkter som først antaget, vurderer administrationen, at omkostningerne for ét salg vil være relativt dyrt, hvis salg via genbrugsstationerne besluttes.
Med en ny Affaldsbekendtgørelse (der pt. er i offentlig høring), og forventes vedtaget i efteråret, indføres en ny ordning for erhvervs adgang til genbrugsstationerne gældende fra årsskiftet.
I samarbejde med Vestforbrænding planlægges en sådanne ny ordning, hvor betalingen for erhvervs adgang til genbrugsstationerne kan blive via klippekort eller anden betalingsform.
Alt efter hvilken model der vælges for erhvervs adgang til genbrugsstationerne vil ordningen kræve pladsfolkenes opmærksomhed i større eller mindre grad. Pladsfolkene på Genbrugsstation Nord har desuden udtrykt, at de ikke er positive stemte for en ordning med salg af klare sække mv. på genbrugsstationerne.
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg, at der kun uddeles klare sække som et led i at afvæbne en konflikt, hvor en besøgende kommer med affald i sorte sække, hvilket ikke er tilladt jf. Affaldsbekendtgørelsen (§ 32, stk 2).
Administrationen foreslår, at ordningen med omdeling af klare sække ophører ved årsskiftet efter forudgående annoncering i Ugeposten og på hjemmesiden.
Lovgrundlag
Affaldsbekendtgørelsen, bek nr. 224, af 7. marts 2011. § 32, stk. 2.
Økonomi
| Håndholdt dankort terminal | 43.000 kr. pr. stk. |
| I alt for begge genbrugsstationer | 86.000 kr |
| Installationsomkostninger | 9750 kr |
| Løbende udgift, årligt abonnement til kreditbetalingsinstitut + licent, opdateringsafgift og hotline | 4660 kr. |
| I alt, engangsudgift | 100.410 kr |
Der indkøbes og udleveres klare sække for ca. 700.000 kr. + moms pr. år.
Hertil kommer pladsfolkenes tidsforbrug på kontroverser, administrationens tidsforbrug på henvendelser vedr. de klare sække samt indkøb.
Miljøforhold
Forventes uændret eftersom ordningen med kun at aflevere affald i klare sække på genbrugsstationerne vurderes velfungerende.
Høring
Affaldsgruppen er d. 1. sep. 2011 hørt i sagen. Affaldsgruppen indstiller til Teknisk Udvalg: At der ikke sælges eller udleveres klare sække på genbrugsstationerne.
Bilag
-
Indstilling
Teknisk Udvalg har behandlet sagen i sit møde den 02-11-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- At takstbladet 2012 fastholdes, således at denne afspejler servicebestemmelse i forhold til, at der pr. 1.1.2012 ikke udleveres klare sække.
-
- ordningen med gratis klare plastsække på genbrugsstationerne ophører ved årsskiftet efter forudgående annoncering, men at pladspersonalet ved tvister kan give besøgende en klar sæk/en rulle klare sække, f.eks. til omlastning fra sorte sække.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Den 06-10-2010
Administrationen indstillede til Teknisk Udvalg:
- at ordningen med gratis klare plastsække på genbrugsstationerne ophører ved årsskiftet
- at administrationen arbejder videre mod en ny ordning med salg af klare plastsække, grønne poser, forringsposer og ekstra sække på genbrugsstationerne.
Indstillingerne blev tiltrådt
Teknisk Udvalg den 02-11-2011:
- Tiltrådt at ordningen med gratis klare plastsække på genbrugsstationerne ophører ved årsskiftet efter forudgående annoncering, men at pladspersonalet ved tvister kan give besøgende en klar sæk/en rulle klare sække, f.eks. til omlastning fra sorte sække.
Fraværende: Børge Sørensen
Beslutning
Tiltrådt.
184. Gilleleje Havn - Overenskomst fra 2001
05.01.08A06 - 2010/29411
Sagsfremstilling
Sagen genoptages efter udvalgsformanden og administrationen har haft opfølgende mødet med Gillellej Havn. Gilleleje havn har givet tilbagemelding efter dialog om driftstilskud i forhold til de driftsmæssige aftaler og snitflader, der er mellem kommunen og Gilleleje havn. Gilleleje havn er positiv for kommunens udspil og har kun mindre justeringer at tilføje aftalen.
Dialogen er foretaget i forhold til de driftsmæssige snitflader, der relaterer til offentlighedens interesse i relation til såvel erhverv-, detailhandel- og turistmæssige værdier for Gilleleje havn, Gilleleje by og Gribskov kommune.
Der er i vedlagte bilag opstillet de snitfladen som administrationen og Gilleleje havn i fællesskab har vurderet der forligger. Snitfladen består forkortet af:
- Renholdelse af vej/fortove og tømning af affaldsstativer
- Drift af offentlige toiletter
- Pleje af grønne arealer
- Blåflag og særlige aktiviteter på havnen
Det er et ønske fra Gilleleje havn og adminsitrationen at tilvejebringe en klar og entydig aftale, hvor havnens turistrelaterede drift honoreres af Gribskov kommune.
Denne aftale ønskes som præcisering hidtidig løbende driftsdialog mellem Gilleleje Havnelaug og Gribskov kommune, og er et supplement til tinglyst overenskomst af 13. august 2001, mellem Gilleleje Havnelaug og daværende Græsted – Gilleleje kommune.
Tinglyste overenskomst af 13. august 2001 er en aftale mellem Gilleleje havn og Græsted-Gilleleje kommune der omhandler:
- Kommunens udbygning af spildevandsanlæg i form af bassin og hovedledning på stejlepladser
- Kommunens byforskønnelse benævnt "Kanalprojektet"
- Kommunens brugsret i 20 år over stejleplads til parkering og spildevandsanlæg
- Havnens etablering af bygning til toilet og bad
Af hensyn til en klar snitflade er det tiltænkt at Gilleleje havn overtager og honoreres for de driftsaktiviteter, som kommunen i dag forestår i direkte tilknytning med hanvens areal.
Lovgrundlag
-
Økonomi
Der er opstillet følgende oversigt over økonomien:
Driftsaktiviteter som Gribskov Kommune i dag varetager, der overdrages til havnen 84.500,- kr.
Gilleleje havns ønskes om bidrag til drifts af offentlige toiletter på havnen 141.000,- kr.
Samt økonomiske aftale 225.500,- kr.
Det ønskede driftsbidrag til drift af offentlige toiletter er beregnet som 50 % af havnens faktiske udgift til toiletdrift, i forhold til et gennemsnit for 2009 og 2010.
Finansierrings mulighed:
- At driftsaktivitet der overdrages fra Gribskov kommune finansieres inden for Tekniks Udvalgs driftsramme.
- At Gilleleje havns ønske om driftsbidrag til toiletdrift med kr. 141.000,- stilles som budget ønske for Byrådet.
Miljøforhold
-
Høring
-
Bilag
Tilbagemelding fra Gilleleje Havnelaug
Snitflader mellem Gribskov kommune og Gilleleje havn
Udkast til driftsaftale
Kort over snitflader
Indstilling
Teknisk Udvalg har behandlet sagen i sit møde den 02-11-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- at drøfte de finansielle aspekter af driftsaftalerne mhp at få afstemt finansieringen, med bemærking at driftsaktiviteter afholdes af udvalgets egne driftsmidler som er neutrale og søger ØU om bevilling på kr. 141.000 kr. til drift af offentlige toiletter.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Teknisk Udvalgs beslutning den 02-11-2011:
- Tiltrådt at Teknisk Udvalg tilkendegiver stillingtagen til Gilleleje havns ønske om driftsbidrag,
- Driftsaktiviteter afholdes af udvalgets egne driftsmidler som er neutrale og søger ØU om bevilling på kr. 141.000 kr. til drift af offentlige toiletter.
- Tiltrådt at bemyndige administrationen til at indarbejde drøftelserne i udkastet af aftalen og såfremt der foreligger en finansieringsplan at indgå aftalen med Gilleleje Havn
DF tager forbehold
Beslutning
Tiltrådt.
185. Movia specialkørsel - orientering om proces
00.01.00A - 2011/31260
Sagsfremstilling
Efter strukturreformen overtog kommunerne en række specialtilbud fra amterne (inkl. kørslen hertil). Kommunerne i Region Hovedstaden vedtog i 2007 en fælles kørselsadministration og besluttede at overdrage kørsel til det regionale trafikselskab Movia. Kontrakterne trådte i kraft i 2008 med en løbetid på fire år. Tre af de fire år er nu gået, og det er derfor tid til at kommunerne skal tage stilling til, om Movia fortsat skal udbyde og administrere disse kørselstyper for kommunerne.
Da kørslen omfatter både børn og voksne fremlægges denne sag sideløbende i Børneudvalget og i Social- og Sundhedsudvalget, og fremlægges efterfølgende i Økonomiudvalget. Sagsfremstillingen har ikke til formål at bede om mandat eller som konkret beslutningsgrundlag, men alene som orientering om problemstilling og proces.
Samarbejdet med Movia
Siden 2007 har der været markante problemer med at styre udgifterne til kørsel på specialområdet. Siden Movia overtog opgaven er kommunens omkostning pr borger mere end fordoblet, og rollefordeling og aftalegrundlag gør det meget vanskeligt at styre økonomien.
De otte kommuner i Nordsjælland har haft indledede drøftelser både med og uden Movia om løsning af dette kørselsbehov efter de nuværende kontrakter løber ud. I disse drøftelser er det konstateret, at alle kommuner har de samme udfordringer med at styre udgifterne. Ligeledes konstateres en mere eller mindre udtalt utilfredshed med Movias tilgang til både evt genudbud og daglig styring af opgaven.
Gribskov Kommune har taget initiativ til at lave en mulig fælles proces frem mod endelige beslutninger om og i fald hvordan Movia skal revidere, genudbyde og administrere disse kørselstyper for kommunerne. Der arbejdes i to spor: Et lokalt spor, der foregår imellem de otte nordsjællandske kommuner, og et regionalt spor, der foregå i KKR.
Lokalt
Der er etableret en embedsmandsgruppe på tværs af de otte kommuner, da det er er vores vurdering, at der er brug for en forstærket dialog både kommunerne imellem og med Movia. Det vurderes, at en mindre lokal gruppe kan arbejde hurtigere og mere detaljeret end hvis opgave alene behandles i KKR-regi.
KKR
I KKR håndteres sagen i arbejdsgruppen for den sociale rammeaftale. Denne gruppe vil forberede det bredere sagsforløb i KKR.
Foreløbige fokusområder i arbejdet
I kommende arbejde med udbud af specialkørsel forventes at være fokus på de nedenfor nævnte forhold.
- forventet omkostningsniveau- og udvikling
- finansiering af kørsel, særlig om solidaritetsprincippet skal fortsætte og i hvilken form
- serviceniveau for kørslerne - og evt mulighed for at differentiere dette
- udbud og kontraktdesign, herunder incitamenter
- mulighed for samtænkning med andre Movia-kørsler og andre kommunale kørselsordninger.
Solidaritetsprincippet
Der må knyttes bemærkninger særlig til det såkaldte solidaritetsprincip, som kommunerne betaler ud fra. Heri ligger, at de totale omkostninger ved at køre til et givent tilbud fordeles mellem alle de borgere, som kører til tilbuddet. Derefter betaler hver kommune for det antal borgere, som kommunen er betalingskommune for. Der tages med andre ord ikke hensyn til, hvad de konkrete omkostninger for de konkrete borgere er. Med solidaritetsprincippet mindskes kommunernes mulighed således for at reelt påvirke omkostningerne til kørsel.
Fordele og ulemper ved princippet afhænger naturligvis af, hvor meget man kører ind og ud af sin kommune. Således er det eksempelvis umiddelbart et tab for kommuner med mange tilbud indenfor kort afstand, da de er med til at betale kørslen for de borgere, der kommer fra andre kommuner med få tilbud og længere afstande. Omvendt er solidaritetsprincippet en medvirkende årsag i, at andre kommuner vælger de tilbud de gør, hvorved disse tilbud får flere brugere.
Økonomi
Omkostningerne til kørsel på specialområdet er steget markant siden Movia overtog kørslen fra KFS. I Gribskov Kommune ses at en borger i 2008 i den gamle KFS-ordning kostede i gennemsnit ca 38 tkr. årligt, mens en borger i 2010 kostede ca 79 tkr årligt. Dette svarer til en stigning på 111%. Omkostningsniveauet i hele persontransporten er steget meget. Men en stigning på 111% er markant større end på sammenlignelige kørselsordninger. Fx er omkostningerne til skolebuskørsel i Gribskov Kommune steget med 27% i samme periode i kommunens egen skolebuskontrakt.
Den nuværende aftale med Movia løber som nævnt ovenfor til efteråret 2012. Movia har givet udtryk for, at de venter kørslen vil blive billigere under evt ny aftale, men Movia har ikke redegjort nærmere for, hvordan de vil agere for at opnå lavere omkostninger. Såfremt det ikke lykkes for Movia at opnå lavere priser i deres udbud af kørsel, vil Gribskov Kommunes udgifter til specialkørsel fortsætte på samme niveau i en længere årrække (4-5 år). Dette vurderer administrationen som uholdbart. Det mest centrale er at sikre lavere omkostninger ved udbuddet. Såfremt det er nødvendigt for at opnå lavere priser at forlænge nuværende aftale, så der kan gennemføres så godt udbud som muligt, er dette en mulighed, der skal overvejes. Også selvom det vil medføre, at det nuværende høje omkostningsniveau vil fortsætte i yderligere 6-12 måneder udover kontraktens egentlige løbetid.
Det er administrationens vurdering på baggrund af drøftelser i den etablerede følgegruppe, at det under alle omstændigheder vil medføre lavere omkostninger, at kørsel genudbydes end at den hjemtages. Der vil være meget store administrative omkostninger ved at oprette et 'kørselskontor' i kommunens administration.
Lovgrundlag
Servicelovens § 32 og § 36 (kørsel med børn med særlige behov), Servicelovens §105 (kørsel til aktivitets- og samværstilbud samt kørsel til beskyttet beskæftigelse), Servicelovens § 117. Lov om specialundervisning for voksne § 4. Lov om ungdomsuddannelse for unge med særlige behov § 10. Lov om trafiksikkerhed § 11
Økonomi
Udgifter til alle kørselstyper på handicapområdet (januar-juli 2011): 6,93 mio kr.
Udgifter til Ældre- og træningskørsel (januar-juli 2011): 3,28 mio kr.
For den samlede kørselsramme gælder:
Prognose for regnskab 2011: 17,9 mio. kr.
Afsat budget i 2011: 14,0 mio. kr.
Forventet merforbrug i 2011: 3,9 mio. kr.
I 2012 forventes merforbruget at stige til 7 mio, fordi en midlertidig tillægsbevilling på 3 mio kr, gældende for 2010 og 2011, bortfalder. Det vil blive særdeles vanskeligt at finde 7 mio. kr. på de andre budgetrammer inden for SSU ( fx pleje, rengøring, hjælpemidler mv), da rammerne i forvejen er under stort pres grundet effektiviseringskrav og stigende antal ældre.
Det bemærkes at hele budgettet til denne kørsel ligger på SSUs rammer, og dette afsnit indgik derfor ikke i sagsfremstilling til Børneudvalget 25.oktober 2011.
Bilag
-
Indstilling
Social- og Sundhedsudvalget har behandlet sagen i sit møde 02-11-2011 og vedtog at indstille til Økonomiudvalget, at
- tage orientering til efterretning
Tidligere udvalgsbeslutninger
Social-og sundhedsudvalget 2.11.2011
- SSU tog sagen til efterretning, og besluttede at videresende sagen til ØU til efterretning.
Børneudvalget 25.10.2011
- tiltrådt at tage orientering til efterretning
Trafikudvalget 9.10.2007
- tiltrådt at kommunen fortsat deltager i samarbejdet om kørsel til specialundervisning m.v., når de nuværende kontrakter udløber ved årsskiftet 2008/2009.
- tiltrådt at Trafikselskabet Movia fra årsskiftet 2008/2009 overtager administrationen af den fælles personkørsel fra KFS.
- tiltrådt at Movia i samarbejde med KFS i løbet af 2008 forestår og gennemfører det nødvendige EU-udbud af den fælles siddende personkørsel.
- drøftet om kommunen på senere tidspunkt forventer at lægge yderligere siddende personkørsel (både rutekørsel og behovsstyret kørsel) ind i en fælles kørselsordning.
Fraværende: Peter Jarl Sahlberg.
Trafikudvalget 26.2.2008
1. tiltrådt at godkende den fremsendte standardkontrakt med tilhørende servicekrav
Fraværende: Peter Jarl Sahlberg og Lasse Røssell.
Beslutning
Tiltrådt.
186. Produktionsskole - nedsættelse af bestyrelse
18.17.00P24 - 2011/30836
Sagsfremstilling
Resumé
Denne sag omhandler nedsættelse af bestyrelse i forbindelse med etablering af en lokal produktionsskole i Helsinge. Konkret skal der udpeges to medlemmer til produktionsskolens bestyrelse, samt tages initiativ til at andre relevante aktører udpeger medlemmer.
Desuden giver administrationen en kort status på processen med etablering af den lokale produktionsskole, samt overordnet plan for arbejdet med etablering af Uddannelsescenteret.
Sagen forelægges såvel Arbejdsmarkedsudvalget som Børneudvalget idet begge udvalg anmodes om hver at udpege en politisk repræsentant til produktionsskolens bestyrelse. Arbejdsmarkedsudvalget er hovedansvarlig for produktionsskole, jf. tidligere beslutning om arbejdsdeling mellem de politisk udvalg.
Baggrund
Administrationen har arbejdet med perspektiver for etablering af en lokal produktionskole siden 2010, og der har løbende være politiske drøftelser af dette. Børneudvalget og Arbejdsmarkedsudvalget har således drøftet muligheder for etablering, drift og elevgrundlag for produktionsskole gennem en længere periode.
Ved Byrådets behandling af budget 2012 mandag den 10. oktober 2011, besluttede Byrådet at afsætte midler til etablering og drift til produktionsskole. Mandag den 24. oktober 2011 behandler Byrådet indstilling om etablering af produktionsskole og vedtægterne for den ny produktionsskole.
Bestyrelse og leder
Produktionsskolens bestyrelse varetager skolens overordnede ledelse. Skolens leder varetager den daglige administration. Lederen har det pædagogiske ansvar.
Der skal nedsættes en bestyrelse, hvoraf 2 medlemmer udpeges af kommunalbestyrelsen. Administrationen anbefaler, at Arbejdsmarkedsudvalget indstiller et medlem og Børneudvalget indstiller et medlem til produktionsskolens bestyrelse.
Administrationen vil herefter sørge for, at arbejdsmarkedsorganisationerne og ungdomsuddannelserne ligeledes indstiller medlemmer jf. vedtægterne, således at bestyrelsen kan konstituere sig.
I henhold til vedtægternes afsnit om bestyrelsens sammensætning, foreslår administrationen, at der rettes kontakt til arbejdsmarkedsorganisationerne DA og LO, således at de hver kan udpege et medlem til bestyrelsen. I forhold til at ungdomsuddannelserne i området skal udpege et medlem til bestyrelsen, foreslås det at administrationen retter henvendelse til Erhvervsskolen Nordsjælland, SOPU (Sundhed, Omsorg og Pædagogik), Handelsskolen København Nord, med henblik på at de hver indstiller et medlem til produktionskolens bestyrelse.
Administrationen anbefaler, at det politiske niveau bemyndiger administrationen til at tage kontakt til ovennævnte institutioner og organisationer for udpegning af bestyrelsesmedlemmer, samt tager initiativ til at bestyrelsen konstitueres. Såfremt en af de ovenfor foreslåede parter ikke ønsker at indstille en person til bestyrelsen, eller har mulighed herfor, anbefales det at administrationen finder rette alternativ i henhold til vedtægterne og lov.
I en overgangsfase, indtil leder og skolens administration er på plads, vil den kommunale administration være bestyrelsen behjælpelig med diverse administrative opgaver.
Administrationen anbefaler, at administrationen samarbejder med bestyrelsen om etablering af produktionsskolen. Bestyrelsen skal forestå ansættelsen af leder for produktionsskolen, lederen skal fungere senest fra skolestart august 2012. Dog vil det være hensigtsmæssigt, hvis en leder kan ansættes tidligere, og derved indgå i selve arbejdet med etablering af skolen. Administrationen arbejder pt. med at afklare mulighederne herfor.
Når bestyrelsen er nedsat og konstitueret, bidrager administrationen fortsat med at afklare og løse en række opgaver i forbindelse med etableringen af produktionsskolen. Nedenfor ses den overordnede plan for dette arbejde.
Overordnet plan for etableringen af produktionsskole:
September/Oktober |
Arbejde med at kvalificere, hvilke linjer der skal indtænkes i produktionsskolen.
Byrådet godkender etablering af produktionsskole i forbindelse med budget 2012-15, samt godkender vedtægter. |
November/December |
Byrådet og øvrige aktører udpeger medlemmer til bestyrelse.
Bestyrelse konstitueres.
Administrationen fremlægger ultimo november plan for indretning af bygningsmassen tiltænkt uddannelsescenter herunder produktionsskole, samt perspektiver for etablering af linjer og profil for skolen. I dette indgår også forslag til en model for køkkenlinjen i produktionsskolen.
Profil for kommende leder af skolen udarbejdes. Såfremt det skulle vise sig muligt at ansætte en leder inden skolestart, vil stillingen blive slået op snarest muligt. |
1. kvartal 2012 |
Såfremt det skulle vise sig muligt at ansætte en leder allerede primo 2012, vil dette blive iværksat.
Detailplanlægning vedr. linjer mv.
Forberedelse af driftsfasen.
Information om skolen til relevante parter. |
2. kvartal 2012 |
Fortsat forberedelse af driftsfasen, herunder:
- Indretning af skolen
- Indkøb af udstyr til kontorer, værksteder og opholdsrum.
- Udarbejdelse af informationsmateriale og hjemmeside.
- Udarbejdelse og vedtagelse af budget.
- Ansættelse (eller tilkøb) af administrativ medarbejder.
|
1. august 2012 |
Åbning |
Særligt vedr. køkken til produktionsskolen
I oktober og november arbejder administrationen videre med at kvalificere hvilke linjer, der skal etableres i den kommende produktionsskole. Efter planen vil dette arbejde blive forelagt politisk i november, sammen med en samlet plan for indretningen af uddannelsescentret.
Som led i de politiske drøftelser der har været i forbindelse med overvejelserne om etablering af en lokal produktionsskole, er der blevet besluttet, at én af linjerne i produktionsskolen skal være en "køkken-linje". Administrationen arbejder pt. med at afklare mulighederne for af samtænke produktionsskolens behov for et undervisningsproduktionskøkken med andre relevante køkkenfaciliteter i kommunen. Dette for dels af opnå et mere optimalt ressourceforbrug, dels for at integrere produktionsskoleeleverne i en reel produktion, og dels for at undgå, at etablere endnu et produktionskøkken i kommunen. Konkret arbejder administrationen med at afdække mulighederne for at koble produktionsskolen til driften af køkkenet på den nye skole evt. i en samarbejdskonstruktion med andre af de kommunale madleverandører.
Arbejdet med etablering af Uddannelsescenteret
På Byrådets møde den 24. oktober 2011 forelægges Byrådet en beslutningssag om etablering af uddannelsescenter beliggende i de gamle bygninger på Helsinge Skole indenfor en økonomisk ramme på 7,5 mio. kr. Etableringen af en lokal produktionsskole indgår som element i etablering af et uddannelsescenter.
Arbejdet med etableringen af uddannelsescenter pågår nu, og nedenfor er planen for arbejdet med centeret skitseret overordnet. Efterhånden som de endelige planer for indretning af bygningsmassen foreligger, med de forskellige funktioner der indtænkes, vil Arbejdsmarkedsudvalget og Børneudvalget blive orienteret mere detaljeret. Det forventes, at der kan præsenteres en indretningsplan i november, som efterfølgende vil blive suppleret med et kvalificeret budget udarbejdet på baggrund af den endelige indretningsplan.
Overordnet plan for etableringen af uddannelsescenter:
September/oktober |
Kvalificering af hvilke funktioner, der indtænkes i uddannelsescentret, samt disse funktioners lokalebehov - herunder perspektiver for at samle funktioner, optimere anvendelse af kvadratmeter samt udnytte mulige synergier mellem funktioner.
Afklaring af linjer i produktionsskolen indgår bl.a. i dette arbejde.
Planlægge og koordinere istandsættelsen af bygningsmassen med renoveringen i regi af Skoleprojektet.
Afklaring af behov for etablering af IT mv. samt muligheder for genanvendelse fra skolen på Skovgårdsvej.
Kvalificering af budget til etablering på baggrund af endelig indretning, herunder valg af værksteder til produktionsskolen.
Overordnet tidsplan for udbud- og byggefase. |
november/december |
Udarbejdelse af endelig indretningsplan.
Præcisering af tidsplan for selve udbuds- og bygningsfase.
Afklaring af muligheder for genanvendelse af inventar fra skolen på Skovgårdsvej mv.
Kvalificering af budget til etablering på baggrund af endelig indretning, herunder valg af værksteder til produktionsskolen.
Opstart forberedelse af driftsfasen. |
1. kvartal 2012 |
Udbud af renoveringsopgaven.
Opstart af første faser af renoveringsopgaven - værksteder og cafemiljø.
Forberedelse af indflytning og driftsfasen. |
2. kvartal 2012 |
Fra primo maj 2012 vil den midlertidige genhusning af biblioteket og den tilhørende administration være slut, og herefter pågår renoveringsopgaven i hele bygningsmassen.
Forberedelse af indflytning og driftsfasen. |
1. august 2012 |
Åbning |
Efterårsferien 2012 |
Efter planen åbner den nye skole efter efterårsferien. Når skolen på Skovgårdvej er fraflyttet, vil inventar, IT-tavler mv. som skal genbruges i Uddannelsescentret, blive flyttet og etableret. |
Politisk forankring af sager om produktionsskole og Uddannelsescenter
Børneudvalget og Arbejdsmarkedsudvalget fik på deres møder i september forelagt sag om organisering af ungeaktiviteterne. Det fremgår, at Arbejdsmarkedsudvalget er primært ansvarlig for produktionsskole og Uddannelsescenter, men skal sikre et tæt samarbejde med Børneudvalget. Børneudvalget er omvendt primært ansvarlig for 10. klasse og Ungdommens Uddannelsescenter - men skal tilsvarende samarbejde med Arbejdsmarkedsudvalget.
Fremadrettet forelægges sagerne derfor som udgangspunkt for det ansvarlige fagudvalg som sikrer, at der enten via høring af andre fagudvalg eller gennem fælles møder for flere udvalg samordnes på tværs af udvalgene.
Lovgrundlag
Lov om produktionskoler
Lov om Selvejende institutioner
Lov om indhentning af tilbud
Økonomi
I budget 2012 er der truffet beslutning om økonomi for etablering og drift af produktionsskole.
På byrådets møde mandag den 24. oktober blev vedtægterne behandlet.
Høring
-
Bilag
Bilag Nedsættelse af produktionsskolebestyrelse
Indstilling
Børneudvalget og Arbejdsmarkedsudvalget har hhv. den 25-10-2011 og 26-10-2011 behandlet sagen og vedtog, at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- at byrådet udpeger to medlemmer til produktionskolens bestyrelse,
- at bemyndige administrationen til at igangsætte etablering af bestyrelse for den selvejende institution Gribskov Produktionsskole,
- at tage orienteringen om øvrig proces til efterretning.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Sagen blev behandlet på Børneudvalgets møde 25. oktober 2011 og Arbejdsmarkedsudvalgets møde 26. oktober 2011. Indstillingen var følgende:
Administrationen indstiller til udvalgene, at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet, at:
- byrådet udpeger to medlemmer til produktionskolens bestyrelse, hvoraf et medlem er anbefalet af børneudvalget og et medlem er anbefalet af arbejdsmarkedsudvalget,
- bemyndige administrationen til at igangsætte etablering af bestyrelse for den selvejende institution Gribskov Produktionsskole,
- tage orienteringen om øvrig proces til efterretning.
Børneudvalget besluttede (25/10) følgende:
- Udvalget anbefaler ingen navngivne medlemmer.
- Tiltrådt at bemyndige administrationen til at igangsætte etablering af bestyrelse for den selvejende institution Gribskov Produktionsskole
- Tiltrådt at tage orienteringen om øvrig proces til efterretning.
Arbejdsmarkedsudvalget besluttede (26/10) følgende:
- Tiltrådt, med den bemærkning, at udvalget ikke anbefaler et medlem, men anbefaler byrådet at udpege medlemmerne.
- Tiltrådt at bemyndige administrationen til at igangsætte etablering af bestyrelse for den selvejende institution Gribskov Produktionsskole,
- Tiltrådt at tage orienteringen om øvrig proces til efterretning
Beslutning
Tiltrådt.
187. Ansøgninger - Erhverv Gribskov. Julebelysning i 2011 og 2012
24.10A00 - 2011/30132
Sagsfremstilling
På vegne af handelsforeningerne i Helsinge, Gilleleje, Tisvildeleje og Græsted ansøger Erhverv Gribskov om økonomisk støtte til årets julebelysning.
Julebelysningen anses af Erhverv Gribskov for, at være en vigtig aktivitet i de fire byer til glæde for såvel borgere som handlende. Derfor mener foreningen, at julebelysningen ikke er en aktivitet som erhvervsforeningerne skal bekoste da omkostningerne til dette er en stor økonomisk belastning for de fire foreninger.
I 2010 modtog de fire byer 207.500 kr. i tilskud fra Erhvervs- og Turismeudvalget ud fra følgende model:
- Tisvilde - 10.000 kr.
- Græsted - 30.000 kr.
- Helsinge - 30.000 kr i grundbeløb. Dertil et krone til krone ekstra tilskud med loft på 50.000 kr.
- Gilleleje - 30.000 kr. i grundbeløb. Dertil et krone til krone ekstra tilskud med loft på 50.000 kr.
Erhverv Gribskov ansøger om tilskud tilsvarende 2010 i såvel 2011 som i 2012.
Denne ansøgning skal ses i sammenhæng med de andre ansøgninger på samme møde.
Lovgrundlag
-
Økonomi
| By | 2011 | 2012 |
| Gilleleje | 80.000 kr. | 80.000 kr. |
| Græsted | 30.000 kr. | 30.000 kr. |
| Helsinge | 80.000 kr. | 80.000 kr. |
| Tisvildeleje | 20.000 kr. | 20.000 kr. |
| I alt | 210.000 kr. | 210.000 kr. |
Miljøforhold
-
Høring
-
Bilag
Bilag 1: Ansøgning Erhverv Gribskov Julebelysning for 2011 og 2012
Indstilling
Erhvervs- og Turismeudvalget har behandlet sagen i sit møde den 04-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget
- at udvalget behandler ansøgningen og anviser forslag til finansiering. Med bemærkning, at der bevilliges det ansøgte i 2011 fra puljen "tilskud til erhvervsplan". Ansøgningen for 2012 behandles efter vedtagelsen af budget 2012 i samspil med de andre ansøgninger.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Erhvervs- og Turismeudvalgets beslutning den 04-10-2011:
- Tiltrådt at udvalget behandler ansøgningen og anviser forslag til finansiering. Der bevilliges det ansøgte i 2011 fra puljen "tilskud til erhvervsplan". Ansøgningen for 2012 behandles efter vedtagelsen af budget 2012 i samspil med de andre ansøgninger.
Fraværende: Anders Gerner Frost
Beslutning
Tiltrådt.
188. Ansøgning - Erhverv Gribskov. Tisvilde Juleby 2011 og 2012
24.10A - 2011/30425
Sagsfremstilling
Erhverv Gribskov ansøger på vegne af Tisvilde og Omegns Erhvervsforening Erhvervs- og Turismeudvalget om tilskud til afholdelse af arrangementet "Jul i Tisvilde".
"Jul i Tisvilde" afholdes over to weekender i december (03-04 /12 og 10-11/12), hvor stort set al detailhandel, restauranter og cafeer etc. er involveret i, at omforme Tisvilde til en hyggelig juleby. Der er i den forbindelse gjort et stort stykke arbejde for at involvere mange forskellige lokale aktører i arrangementet. Byen og dens butikker etc. vil have pyntet op til jul og gæsterne vil kunne varme sig ved bålsteder rundt om i byen.
Det er anden gang, at "Jul i Tisvilde" afholdes og Tisvilde og Omegns Erhvervsforening står igen i år bag arrangementet som et led i arbejdet med at skabe grobund for helårsturisme.
Der ansøges om 50.000 kr. i 2011 og 2012 til at finansiere de kulturelle indslag, opstilling og nedtagning af telte samt rengøring. I 2010 tildelte Erhvervs- og Turismeudvalget 20.000 kr. til arrangementet der blev møntet på, at nedsætte prisen på stadepladser for derigennem, at skabe de bedst mulige forhold for de mindre næringsdrivende som f.eks. gårdbutikker eller kunsthåndværkere.
Denne ansøgning skal ses i sammenhæng med de andre ansøgninger på samme møde.
Lovgrundlag
-
Økonomi
50.000 kr. i 2011
50.000 kr. i 2012
Miljøforhold
-
Høring
-
Bilag
Bilag: Ansøgning Erhverv Gribskov Tisvilde Juleby 2011 og 2012
Indstilling
Erhvervs- og Turismeudvalget har behandlet sagen i sit møde den 04-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at:
- udvalget behandler ansøgningen og anviser forslag til finansiering, med bemærkning om, at der bevilliges 20.000 kr. til Tisvilde juleby i 2011 fra puljen "Frie Fondsmidler". Ansøgningen for 2012 behandles efter vedtagelsen af budget 2012 i samspil med de andre ansøgninger.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Erhvervs- og Turismeudvalgets beslutning den 04-10-2011:
- Tiltrådt, med bemærkning om, at der bevilliges 20.000 kr. til Tisvilde juleby i 2011 fra puljen "Frie Fondsmidler". Ansøgningen for 2012 behandles efter vedtagelsen af budget 2012 i samspil med de andre ansøgninger.
Fraværende: Anders Gerner Frost
Beslutning
Tiltrådt.
189. Ansøgning - Erhverv Gribskov. Kulturnætter i Helsinge og Gilleleje 2012
24.10A - 2011/30314
Sagsfremstilling
På vegne af Gilleleje Handelsforening og Gadekærforeningen i Helsinge ansøger Erhverv Gribskov om støtte til afholdelse af kulturnætter i henholdsvis Gilleleje og Helsinge. Hvert år afholdes der kulturnætter i Helsinge og Gilleleje, hvor byernes forretninger holder aftensåbent og lokale organisationer, idræts- og kulturelle foreninger kan få ekstra eksponering.
Gilleleje Handelsforening og Gadekærforeningen har selv svært ved at løfte denne opgave da den kræver et stort planlægningsarbejde og samtidigt bruges en stor del af deres kontingentindtægter på arrangementet.
Erhverv Gribskov foreslår derfor følgende fordeling, hvilket er det samme som i 2011, af tilskuddet i både Gilleleje og Helsinge:
- Økonomisk tilskud på 25.000 kr. til kulturelle aktiviteter, musik og lign.
- Økonomisk tilskud på 25.000 kr. til dækning af omkostninger i forbindelse med afspærringer, trafikregulering og vagter samt oprydning og rengøring af byerne.
- Ressourcer til hjælp i forbindelse med planlægning og afvikling af arrangementerne, enten som økonomisk tilskud eller ved at stille personaleressourcer til rådighed.
Vedlagt som bilag er de to foreninger egne evalueringer af 2011 arrangementerne.
Denne ansøgning skal ses i sammenhæng med de andre ansøgninger på samme møde.
Lovgrundlag
-
Økonomi
100.000 kr. pr år
Miljøforhold
-
Høring
-
Bilag
Bilag 1: Ansøgning Erhverv Gribskov Kulturnætter 2012
Bilag 2: Evaluering Kulturnat Helsinge 2011
Bilag 3: Evaluering Kulturnat Gilleleje 2011
Indstilling
Erhvervs- og Turismeudvalget har behandlet sagen i sit møde den 04-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at:
- udvalget behandler ansøgningen og anviser forslag til finansiering, med bemærkning: der bevilliges det ansøgte i 2012 fra puljen "Frie Fondsmidler". Ansøgningen for 2013 behandles efter vedtagelsen af budget 2012 i samspil med de andre ansøgninger.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Erhvervs- og Turismeudvalgets beslutning den 04-10-2011:
- Tiltrådt udvalget behandler ansøgningen og anviser forslag til finansiering. Der bevilliges det ansøgte i 2012 fra puljen "Frie Fondsmidler". Ansøgningen for 2013 behandles efter vedtagelsen af budget 2012 i samspil med de andre ansøgninger.
Beslutning
Tiltrådt.
190. Jens Bo Larsens Mindelegat
18.14.05A08 - 2010/19375
Sagsfremstilling
Poul Bo Søborg Larsen oprettede i 1983 et legat til minde om sin afdøde søn, Jens Bo Larsen. Ifølge §§ 3-4 i legatets fundats skal nettoindtægterne anvendes til gavn og glæde for beboerne i det gamle Søborg-Gilleleje sogn i form af støtte til køb af god kunst og udsmykning og til støtte af egnshistorien og minder med tilknytning til egnen samt til uddeling af hædersgaver til personer eller foreninger omkring Jens Bo Larsens fødselsdag den 21. marts.
Legatet har gennem årene givet gaver til en række modtagere i form af museer og skoler og Gribskov Kommune, der bl.a. modtog skulpturen "hesten" foran det tidligere rådhus i Gilleleje og gangbroen over kanalen i centrum af Gilleleje etableret i forbindelse med renoveringsprojektet for nogle år siden.
Legatet er registreret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som en ikke-erhvervsdrivende fond og det råder over midler på ca. kr. 2,5 mio.
Det følger af § 2, første afsnit i legatets fundats, at legatbestyrelsen skal bestå af medlemmerne af bestyrelsen for Gilleleje Turistforening. Der kan tillægges bestyrelsen et passende vederlag, som skal godkendes af Gribskov Kommune. Legatets årlige regnskab skal fremsendes til revision i kommunen. Det er i § 2, sidste afsnit i fundatsen bestemt, at i tilfælde af, at Gilleleje Turistforening ophører som forening, skal byrådet udpege den fremtidige bestyrelse. Fundatsen indeholder ikke bestemmelser om antallet af bestyrelsesmedlemmer, deres forankring i lokalsamfundet, deres funktionsperiode eller lign. Fundatsen fra 1983 er vedlagt denne dagsorden som Bilag 1.
Nedlæggelsen af Gilleleje Turistforening var en direkte anledning til, at spørgsmålet om kommunens engagement i legatet blev taget op til behandling af Byrådet den 16. august 2010 og 18. november 2010. Disse behandlinger skete samtidig i lyset af den igangværende generelle opstramning i kommunens engagement i forskellige ressourcekrævende legater og fonde.
Med Byrådets beslutninger på de førnævnte møder blev der udpeget en bestyrelse på fire medlemmer og to suppleanter med den opgave, at bestyrelsen - udover at varetage legatets almindelige drift - skulle udarbejde forslag til ny fundats, som indebar en afvikling af kommunens opgaver i forhold til legatet. Bestyrelsen bestod herefter af:
- Johnny Rasmussen
- Birgit Wulff
- Morten Jørgensen
- Lars Thomsen
- Sverre Johansen (suppleant)
- Ester Thomsen (suppleant)
Bestyrelsen blev valgt for en periode på et år. I løbet af denne periode skulle legatbestyrelsen i dialog med kommunens administration og fondsmyndigheden udarbejde sit forslag til fundatsændringer til forelæggelse for Byrådet inden udgangen af november 2011. Dette forslag foreligger nu og er vedlagt denne dagsorden som Bilag 2.
Forslaget indeholder en ny § 2. Ifølge de nye bestemmelser skal den fremtidige legatbestyrelsen bestå af fem medlemmer, der udpeges således:
- et medlem udpeges af Søborg Skytte- og Idrætsforening for otte år, første gang i 2013
- et medlem udpeges af Gilleleje Boldklub for otte år, første gang i 2015
- et medlem udpeges af Gilleleje og Omegns Museumsforening for otte år, første gang i 2017
- et medlem udpeges af Gilleleje Handelsforening for otte år, første gang i 2019
- det femte medlem udpeges af de førnævnte fire medlemmer for fire år, første gang i 2015
Det følger endvidere af forslaget, at legatbestyrelsen hvert år i marts måned skal afholde et offentligt legatmøde, hvortil der skal indkaldes i en lokal avis eller på anden måde, således at offentligheden får mulighed for at holde sig orienteret om legatets virksomhed og økonomi.
Der er administrationens vurdering, at der med de foreslåede fundatsændringer vil være tilvejebragt et grundlag for en god og forsvarlig videre drift af legatet uden kommunalt engagement.
Administrationens anbefaler derfor, at den eksisterende bestyrelse bemyndiges til at fortsætte sit virke og at gennemføre de foreslåede fundatsændringer eventuelt også med de mindre ændringer, som fondsmyndigheden måtte kræve for at registrere ændringerne. Kommunens rolle og opgaver i forhold til Jens Bo Larsens Mindelegat vil herefter være udtømt.
Lovgrundlag
Lov om fonde og visse foreninger (§§ 32-33), jfr. lovbekendtgørelse nr. 698 af 11. august 1992 med senere ændringer
Økonomi
Der vil med de foreslåede fundatsændringer blive sparet et betydeligt administrativt tidsforbrug. Såfremt kommunen skulle påtage sig de opgaver, som den eksisterende fundats lægger op til, ville der kunne være tale om et forbrug i størrelsesordenen 50 - 75 timer årligt.
Miljøforhold
-
Høring
Indholdet af denne dagsorden har være fremsendt til udtalelse hos bestyrelsen for Jens Bo Larsens Mindelegat. Bestyrelsen v/Birgit Wulff meddelte den 20. september 2011, at bestyrelsen ikke havde bemærkninger til dagsordenen.
Bilag
Link >> Legatfundats fra 1983
Link >> Forslag til fundatsændringer
Indstilling
Erhvervs- og Turismeudvalget har behandlet sagen i sit møde den 04-10-2011 og vedtog at anbefale Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
- At den eksisterende bestyrelse bemyndiges til at fortsætte sit virke og at gennemføre de foreslåede fundatsændringer, eventuelt med de mindre ændringer, som fondsmyndigheden måtte kræve for at godkende ændringerne, herefter er kommunens rolle i forhold til Jens Bo Larsens Mindelegat udtømt.
Tidligere udvalgsbeslutninger
Erhvervs- og Turismeudvalgets beslutning den 04-10-2011:
- Tiltrådt at den eksisterende bestyrelse bemyndiges til at fortsætte sit virke og at gennemføre de foreslåede fundatsændringer, eventuelt med de mindre ændringer, som fondsmyndigheden måtte kræve for at godkende ændringerne, herefter er kommunens rolle i forhold til Jens Bo Larsens Mindelegat udtømt.
Beslutning
Tiltrådt.
Sager behandlet på lukket møde:
191 Forlængelse af kontrakter for indsamling af dagrenovation
Beslutning:ØU afgav sin indstilling til BY
192 Affald: Spandeudbud - opsamling af biologisk- og sorteret restaffald
Beslutning: ØU afgav sin indstilling til BY
193 Forberedelse af salg af bygninger - udlejning af areal.
Beslutning: ØU afgav sin indstilling til BY
194 Forberedelse af køb af fast ejendom.
Beslutning:ØU besluttede ikke at købe ejendommen.
195 Ny svømmehal - driftsform
Beslutning:ØU besluttede; at sagen genoptages.
196 Kommunaldirektørstillingen 2012
Beslutning: ØU besluttede annonce og profil.
Mødet startet:
03:00 PM
Mødet hævet:
05:30 PM |