Byrådets forretningsorden

Forretningsordenen indeholder procedurer for Byrådets virksomhed

Forretningsordenen indeholder procedurer for Byrådet og de stående udvalg omkring indkaldelse af møder, beslutningsdygtighed, mødeledelse, sagernes forelæggelse, afstemninger m.m. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære møder i Byrådet.

Byrådets gældende forretningsorden blev endeligt vedtaget af Sammenlægningsudvalget den 27. november 2006 og trådte i kraft 1. januar 2007. Ændringer vedr. spørgetid på byrådsmøderne er vedtaget på byrådsmøde 22. maj 2017.

Oversigt
Byrådets møder
Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
Udvalg
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger af afstemning
Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
Flertalsvalg
Forholdstalsvalg
Beslutningsprotokol m.v.
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse
Ikrafttræden og ændringer i forretningsorden

Byrådets møder
§ 1. Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. § 10 i lovbekendtgørelse nr. 968, af 2. december 2003 om kommunernes styrelse (i det følgende kaldet kommunestyrelsesloven).

Stk. 2. Følgende sager skal - medmindre Byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse - behandles for lukkede døre:

  • Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
  • Sager om køb og salg af fast ejendom.
  • Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Byrådet eller borgmesteren, jf. kommunestyrelseslovens § 10.

Stk. 4. Enhver har adgang til at overvære Byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

Stk. 5. Udover de i stk. 1 omtalte offentlige møder, kan Byrådet afholde temamøder uden adgang for offentligheden. Temamøder er alene af informerende karakter, og der kan ikke træffes beslutninger på sådanne møder.

Stk. 6, a. Byrådet eller et af Byrådet nedsat stående udvalg kan afholde særlige offentlige informationsmøder, hvor der kan gives offentligheden lejlighed til at stille spørgsmål og til at have dialog med Byrådet/udvalget. 

b. Byrådet/udvalgene fastsætter indholdet af et møde og fastsætter endvidere form og rammer for afvikling af et offentlig informationsmøde. 

c. Informationsmøde ledes af borgmester eller af en udvalgsformand for et stående udvalg, eller af en af disse personer udpeget mødeleder. 

d. Informationsmøderne annonceres med emne/tema, tid og sted i den lokale presse, og de for emneområdet kendte interessentorganisationer informeres direkte. 

Stk. 7, a. Forud for behandlingen af første punkt på dagsordenen for hvert ordinært offentligt møde i Byrådet afsættes en spørgetid af maksimalt 60 minutters længde.

b. Spørgetiden ledes af borgmesteren, hvem det også tilkommer at afgøre tvivl i forbindelse med spørgetiden. Er et medlem af Byrådet utilfreds med borgmesterens afgørelse af tvivl, kan dette medlem efter dagsordenens afslutning forlange, at omhandlede tvivlsspørgsmål optages til endelig afgørelse i førstkommende møde i Byrådet. Indtil Byrådets endelige afgørelse af tvivl foreligger, er borgmesterens tolkning gældende.

c. Spørgsmål kan stilles af enhver borger, grundejer eller erhvervsdrivende i Gribskov Kommune. 
Spørgsmål kan stilles enten skriftligt eller mundtligt og kan stiles til Byrådet. Skriftlige spørgsmål skal være indsendt 8 dage før et byrådsmøde. Stilles spørgsmålet til Byrådet afgør borgmesteren, hvem der skal besvare spørgsmålet. Normalt besvares spørgsmålet dog af udvalgsformænd.

d. Mundtlige spørgsmål skal være korte og skal kunne fremsættes på ét minut og besvares på to minutter. Herudover kan gives til kort replik og duplik samt korte supplerende udtalelser fra medlemmer af Byrådet. Hver spørger kan maximum stille 3 spørgsmål.

e. Spørgsmål skal have relation til kommunens forhold og bør være af almen interesse for kommunens borgere. Spørgsmålet må ikke have relation til sager, der er optaget på dagsordenen for det pågældende byrådsmødet. Spørgsmål, der kan besvares af den kommunale administration, henvises hertil.

f. Spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares, henvises til besvarelse i næste byrådsmøde.

g. Spørgsmål, der rummer sigtelser eller angreb, afvises. 

h. Spørgetiden suspenderes i en periode af tre måneder før et byråds fratræden efter et valg og én måned efter et byråds tiltræden efter et valg 

§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et byrådsmøde meddeler medlemmet dette til borgmesteren inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.


Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
§ 3. Et medlem kan skriftligt anmode borgmesteren om behandling af en sag. Borgmesteren vurderer hvorvidt sagen bør behandles i et af de i styrelsesvedtægten nedsatte stående udvalg og/eller økonomiudvalg forinden sagen behandles i Byrådet. Er en sag rejst efter en sådan anmodning behandles sagen på førstkommende møde i det pågældende udvalg som følger mindst 14 dage efter at anmodningen er indgivet. 

Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af Byrådets medlemmer en dagsorden.

Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerneeller er tilgængelige for medlemmerne i elektronisk form - være tilgængeligt for medlemmerne af Byrådet mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl. 18 - 20. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. 

Stk. 4. Ekstraordinære møder afholdes når borgmesteren finder det fornødent eller mindst 1/3 del af medlemmerne forlanger det. Borgmesteren fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse, og møderne bekendtgøres så vidt muligt forud for møderne for kommunens borgere.

Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.


Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
§ 4. Byrådet er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede.

Stk. 2. Borgmesteren og i hans forfald næstformanden leder Byrådets møder. Han træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer han de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Ingen må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Byrådet efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde.

Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted. 

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af Byrådet.

§ 5. Sagerne foretages i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og han kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Byrådet afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer fordrer afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 6. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen eller Byrådet vedtager at undergive den to behandlinger. Forslag til årsbudget og flerårigt budgetoverslag skal undergives 2 behandlinger, kommunestyrelseslovens § 38, stk. 1


Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af Byrådet træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem første og anden behandling skal der hengå mindst hengå 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudget og flerårigt budgetoverslag skal dog hengå mindst 3 uger jf. kommunestyrelseslovens § 38, stk.1.

Stk. 3. Når en sag undergives 2 behandlinger, skal dens dokumenter efter 1. behandling så vidt muligt fremlægges til eftersyn for medlemmerne eller cirkulere blandt disse.

Stk. 4. Når et medlem er forhindret i at deltage i mødet hvor forslaget til årsbudget og flerårige budgetoverslag undergives 2. behandling, kan de medlemmer der er valgt på den pågældende kandidatliste kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage ved 2. behandling jf. kommunestyrelseslovens § 15, stk. 1. 


Udvalg
§ 7. Dersom Byrådet finder, at en sag bør overvejes i et særligt udvalg, forinden sagen afgøres af Byrådet, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som Byrådet fastsætter i det enkelte tilfælde

Stk. 2. Udvalget, der selv vælger sin formand, skal afgive en skriftlig betænkning, der tilstilles borgmesteren, som bringer den til medlemmernes kundskab i overensstemmelse med bestemmelserne i § 3.

Stk. 3. Byrådet kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.


Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger
§ 8. Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod han ikke er afskåret fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette Byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

Stk. 3. Når et medlem må forventes at blive erklæret for inhabil i forhold til en sag der skal behandles i Byrådets møde kan de medlemmer der er valgt på den pågældende kandidatliste kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling. 

Stk. 4. Hvis Byrådet træffer beslutning om et medlems inhabilitet uden at stedfortræderen er indkaldt, kan de medlemmer der er valgt på den pågældende kandidatliste kræve sagen udsat til det efterfølgende møde. Udsættelsen kan dog ikke ske hvis 2/3 af de tilstedeværende medlemmer modsætter sig dette, eller hvis udsættelse vil medføre overskridelse af frister, der er fastsat i lovgivningen eller af andre myndigheder. 

§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i Byrådets afstemninger, når de personligt er tilstede under disse.


Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
§ 10. Afstemning sker ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser og kontraprøve foretages.

Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.

Stk. 3. Skønner borgmesteren at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af ham angivne opfattelse.

Stk. 4. Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at Byrådet vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan han stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Dersom intet medlem herefter forlanger sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.

§ 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, sålænge afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Byrådet kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre Byrådet med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab førend 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes over ændringsforslagene, men således at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, sålænge afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes efter at forhandlingerne om sagen ikke er begyndt, standses disse hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.


Flertalsvalg
§ 12. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnåes et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer eller hvis der kun kan afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren, jfr. kommunesstyrelseslovens § 24, stk. 1.

Stk. 2. Ved ansættelse i Gribskov Kommunes tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde, jf. kommunestyrelseslovens § 24, stk. 2. 


Forholdstalsvalg
§ 13. Byrådets valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg for hvert udvalg for sig.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler:
Byrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3, o.s.v. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde, jf. kommunestyrelsesloven § 24, stk. 3.

Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af Byrådet foretages valget af samtlige de medlemmer, Byrådet skal vælge, ved forholdstalsvalg for hvert udvalg for sig. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af Byrådet, indtil den ene eller anden art af pladserne er besat.

Stk. 4. Ved Byrådets valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe indenfor Byrådet, til hvilken borgmesteren hører.

Stk. 5. Dersom et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende udpeges af Byrådet i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads jf. stk. 6.

Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori vedkommende er indvalgt af en bestemt gruppe indenfor Byrådet, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.


Beslutningsprotokol m.v.
§ 14. Byrådets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af Byrådets sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen, jf. kommunestyrelseslovens § 13, stk. 2. 

Stk. 3. Ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan et medlem forlange at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal han meddele sin begrundelse til formanden inden det pågældende møde afsluttes, jf. kommunestyrelseslovens § 13, stk. 2.

Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Et medlem kan dog, når sagens beslutning lige har fundet sted, anmode om at beslutningen læses op. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.


Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse
§ 15. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for Byrådet i dennes næste møde.

Ikrafttræden og ændringer i forretningsordenen
§ 16. Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2007.
Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære møder i Byrådet.

Vedtaget
Således vedtaget i Sammenlægningsudvalget den 13.11.2006, og den 27.11.2006

Jannich Petersen
formand for Sammenlægningsudvalget
Mogens Hegnsvad
kommunaldirektør


Ændring vedrørerende § 1 stk. 7 a vedtaget den 22.05.2017

Kim Valentin
Borgmester
Holger Spangsberg Kristiansen
Kommunaldirektør