Dagsordener og referater

Du kan finde alle dagsordener og referater fra byråd, fagudvalg og råd ved at søge herunder.

Se hvilke fagudvalg der er aktive

Byråd

Mandag den 05-02-2018 kl. 19:00

Tilbage

Indholdsfortegnelse

13. Godkendelse af dagsorden

Sagsnummer: 00.22.04-G01-2-18


Administrationen indstiller til Byrådet
  1. at godkende dagsorden

Sagsfremstilling

Forud for byrådsmøder udsendes en dagsorden med det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der skal optages på dagsorden.


Lovgrundlag

LBK nr 2 af 04.01.2018 § 8


Beslutning

1. Borgmesteren bad om lov til at flytte på punkt 19, Meddelser, så det får plads efter punkt 19, Streaming af byrådsmøder.

 

Knud Antonsen V, spurgte til en sag omkring STU, som har været behandlet i Børn og Familie, som han på Børn og Familie har begæret i byrådet. Borgmesteren beklagede, at sagen ikke er indbragt for byrådet, og orienterede om at sagen er sendt tilbage til fagudvalgene og således bliver behandlet i byrådet senere, på et oplyst grundlag.

 

Dagsordenen herefter godkendt.

14. Budget 2018 - ny styrelsesvedtægt

Sagsnummer: 00.30.00-S00-2-18


Resume

Administrationen forelægger i denne sag de bevillingsmæssige konsekvenser af den nye styrelsesvedtægt samt forslag til budgetomplaceringer af teknisk karakter med henblik på at understøtte gennemsigtig økonomstyring.


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
  1. at beslutte bevillingsmæssige ændringer til budget 2018-2021 jv. bilag 1  

Historik

Økonomiudvalget, 29. januar 2018, pkt. 10:

  1. Tiltrådt.

 

Fravær og stedfortræder: Bo Jul Nielsen (A) er fraværende (lovlig forfaldsgrund). Mikkel Andersen (A) deltog som stedfortræder for Bo Jul Nielsen.

 


Sagsfremstilling

Det nye Byråd, der er tiltrådt den 1. januar 2018, har besluttet en ændret udvalgsstruktur. Budgetterne skal derfor flyttes, så de afspejler den nye udvalgsstruktur jvf. styrelsesvetægten, der er besluttet den 19. januar 2018.

 

Administrationen arbejder vedvarende med at skabe gennemsigtighed i økonomien. I den forbindelse foreslås budgetomplaceringer af teknisk karakter, der kan understøtte den løbende opfølgning på økonomien. I denne sag flyttes alle administrative lønsummer fra at ligge centralt på Økonomiudvalget til at ligge på de respektive fagudvalg.

 

Herunder vises to tabeller med ændringerne i de tidligere og de nye udvalg. Når der efter nogle ændringer står "ingen budgetmæssige konsekvenser som følge af styrelsesvedtægten" eller "budgettet flyttes uændret", indebærer det, at det hidtidige budget fastholdes indenfor samme udvalg til samme formål. Ændringen skal med i den politiske behandling, fordi der i forbindelse med de nye udvalg er gennemført en ny nummerstruktur, og der skal ske en politisk godkendelse ved flytning af budgetter mellem rammer.

 

Tabellen herunder viser, hvordan budgetterne placeres i den nye udvalgsstruktur:

 

  

 

Tabellen herunder viser hvordan budgtterne lå i den tidligere udvalgstruktur:

 

 

 


Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 318 af 28/03/2017


Økonomi

Bevillingsstrukturen i Gribskov Kommune er følgende:

  • Økonomiudvalg og Byråd godkender omplaceringer mellem fagudvalg og tillægsbevillinger
  • Fagudvalg godkender omplaceringer mellem rammer indenfor eget udvalg
  • Administrationen kan foretage ændringer mellem delrammer indenfor samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes

 


Beslutning

1. Tiltrådt.

Bilag

15. Byrådsmedlemmernes adgang til dagsordner til udvalgsmøder

Sagsnummer: 00.22.00-P00-1-18


Resume

Denne sag handler om, hvorvidt samtlige byrådsmedlemmer skal have adgang til at læse lukkede punkter i dagsordner og protokoller for alle udvalg.


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at beslutte
  1. hvorvidt samtlige byrådsmedlemmer skal have elektronisk adgang til at læse lukkede punkter i dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg samt § 17, stk. 4 udvalg 

Historik

Økonomiudvalget, 29. januar 2018, pkt. 14:

Økonomiudvalget anbefaler Byrådet at beslutte at alle byrådsmedlemmer skal have elektronisk adgang til at læse lukkede punkter i dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg samt § 17, stk. 4 udvalg.

 

Fravær og stedfortræder: Bo Jul Nielsen (A) er fraværende (lovlig forfaldsgrund). Mikkel Andersen (A) deltog som stedfortræder for Bo Jul Nielsen.


Sagsfremstilling

Denne sag kommer på dagsorden som følge af en drøftelse af byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår, som fandt sted på et byrådsseminar den 19. januar 2018. Flere byrådsmedlemmer udtrykte et ønske om, at samtlige byrådsmedlemmer skal have adgang til lukkede punkter i dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg.

 

Hvad siger loven?

 

Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets opfattelse (udtalelse af 1. februar 2012, sagsnummer 1108879), er der ikke i kommunstyrelsesloven noget til hinder for, at kommunalbestyrelsen vedtager en ordning, hvorefter samtlige byrådsmedlemmer kan læse dagsordner og protokoller for et eller flere udvalg. Der kan blot ikke stilles krav herom fra det enkelte medlem, uden at der foreligger en vedtagelse herom i byrådet.

 

Det anførte gælder med forbehold for, at andet i konkret tilfælde kan følge af lovgivningens regler om tavshedspligt.

 

Elektronisk løsning

 

Alle byrådsmedlemmer kan i dag via Prepare læse dagsordenspunkter, som behandles på åben dagsorden i Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg.

 

Hvis Byrådet vedtager en ordning, hvorefter samtlige byrådsmedlemmer kan læse både åbne og lukkede punkter i dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg samt eventuelle § 17, stk. 4 udvalg, vil det betyde, at alle byrådsmedlemmer vil via Prepare kunne læse alle dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget, de øvrige stående udvalg og eventuelle § 17, stk 4. udvalg

 

 

 


Lovgrundlag

LBK nr. 2 af 04.01.2018 (Kommunestyrelsesloven) § 8, stk 6 og § 8a samt § 20, stk. 4, stk. 5 og stk. 6


Økonomi

Så længe løsningen er en elektronisk løsning, er der ingen bevillingsmæssige konsekvenser for kommunen.


Beslutning

1. Byrådet tiltrådte, at samtlige byrådsmedlemmer skal have elektronisk adgang til at læse lukkede punkter.

16. Forretningsorden for Byrådet i Gribskov Kommune

Sagsnummer: 00.22.00-A01-8-18


Resume

Byrådet vedtager selv sin forretningsorden. Byrådets gældende forretningsorden blev senest ændret ved behandling den 22. maj og 19. juni 2017.


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet
  1. At sagen overgår til 2. behandling med henblik på vedtagelse af ændringer til forretningsorden som foreslået i udkast til forretningsorden. 

Historik

Økonomiudvalget, 29. januar 2018, pkt. 15:

  1. Anbefalet at videresende sagen til 2. behandling. 

 

Fravær og stedfortræder: Bo Jul Nielsen (A) er fraværende (lovlig forfaldsgrund). Mikkel Andersen (A) deltog som stedfortræder for Bo Jul Nielsen.

 

 


Sagsfremstilling

Byrådets forretningsorden

 

Byrådets gældende forretningsorden blev endeligt vedtaget af Sammenlægningsudvalget den 27. november 2006 og trådte i kraft 1. januar 2007. Ændringer vedrørende spørgetid på byrådsmøderne er vedtaget på byrådsmøde 22. maj 2017 og 19. juni 2017. Den gældende forretningsorden er vedlagt denne dagsorden som bilag.

 

Om beslutningskompetence i sagen

 

Byrådet vedtager selv sin forretningsorden. Den normalforretningsorden, som Indenrigsministeriet har udsendt, er kun vejledende. Men for formen for byrådets forhandlinger og for tilvejebringelsen af dets beslutninger gælder i vidt omfang retsregler, der er bindende uden hensyn til, om byrådet har vedtaget dem i en forretningsorden, og uden hensyn til, om forretningsorden måtte indeholde modstridende bestemmelser. Det betyder, at Byrådets frihed er begrænset af kommunestyrelsesloven, forvaltningsloven samt retsgrundsætninger mv.

 

De kommunale tilsynsmyndigheder fører tilsyn med, at der ikke i forretningsorden optages bestemmelser som strider mod lovgivningen.

 

Ændring i og tillæg til forretningsorden skal behandles i to ordinære byrådsmøder.

 

Om værdi af en forretningsorden

 

Selv om den overvejende del af en forretningsorden består af regler, der under alle omstændigheder er bindende, kan eksistensen af en sådan forretningsorden have værdi. Den omstændighed, at reglerne bliver drøftet af Byrådet, og at de foreligger i skriftlig form, kan bidrage til, at visse konfliktsituationer kan undgås, og at opståede konfliktsituationer hurtigt kan løses.

 

Byrådets forretningsorden versus normalforretningsorden

 

Den gældende forretningsorden er i overensstemmelse med den vejledende normalforretningsorden på nær fire elementer:

  1. Regler for spørgetid (§ 1 stk. 7a – h i den gældende forretningsorden) er ikke en del af normalforretningsorden.
  2. Tidsfristen i § 3 (anmodning om behandling af en sag) er 14 dage i den gældende forretningsorden og 8 dage i den vejledende normalforretningsorden.
  3. § 3, stk 3. gælder ikke længere som følge af ændring i lovgivning på området.
  4. Der er en fejl i formuleringen i § 11 stk. 4. Formuleringen ”Når sådan et forslag fremsættes efter at forhandlingerne om sagen ikke er begyndt, standses disse hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling” bør lyde ”Når sådan et forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling”.

 

Administrationen anbefaler derfor

  1. At regler for spørgetid tages ud af forretningsorden og besluttes ved almindelig byrådsbeslutning. Ændringen vil betyde, at Byrådet vil kunne ændre reglerne ved en almindelig beslutning.
  2. At Byrådet tager stilling til tidsfristen i § 3, stk. 1. Skal sagen rejst efter en sådan anmodning behandles på førstkommende møde, som følger mindst 14 dage eller 8 dage efter at anmodningen er indgivet?
  3. At § 3 stk 3 ændres fra "Når en sag er optaget på dagsorden for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne eller er tilgængelige for medlemmerne i elektronisk form - være tilgængeligt for medlemmerne af Byrådet mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl. 18 - 20. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt" ændres i overensstemmelse med den gældende lovgivning til "En dagsorden og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, udsendes til byrådsmedlemmerne senest 4 hverdage inden byråsmøder".
  4. At fejlen i formuleringen i § 11 stk. 4 rettes, så ordet ”ikke” fjernes relevant.

 

Hvis Byrådet beslutter at ændre i forretningsorden, foreslår administrationen, at gennemskrivningen benyttes til at justere kommasætning, sprog mv. Hvis Byrådet ønsker at tilføje nye bestemmelser eller ændre nogle bestemmelser ud over det, administrationen foreslår ovenfor, skal administrationen undersøge lovligheden af de fremsatte forslag, inden sagen kan forelægges for 2. behandling for Byrådet.

 

Udkast til en forretningsorden, hvor de ovenfor omtalte elementer er ændret, er vedlagt denne dagsorden som bilag.

 


Lovgrundlag

Kommunestyrelsesloven (LBK nr. 318 af 28.03.2017) § 2 stk. 4.


Beslutning

1. Tiltrådt.

Bilag

17. Anmodning om fritagelse fra hvervet

Sagsnummer: 00.22.02-A30-1-18


Resume

Thomas Elletoft anmoder om at blive fritaget fra hvervet som stedfortræder i Byrådet på grund af forretninger.


Administrationen indstiller til Byrådet
  1. at tage stilling til anmodning om fritagelse fra hvervet

Sagsfremstilling

Thomas Elletoft Køster (G) anmoder om at blive fritaget fra hvervet som første stedfortræder i Byrådet på grund af forretninger.

 

En person skal efter anmodning fritages for sit hverv, såfremt personen på grund af sin helbredstilstand, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende har rimelig grund til at ønske sig fritaget for hvervet. Byrådet afgør, hvorvidt en anmodning skal imødekommes.

 

Imødekommer Byrådet anmodningen, slettes Thomas Elletofts navn fra Nyt Gribskovs kandidatliste (Valgbog ved kommunalbestyrelsesvalget den 21. november 2017). Beslutningen har virkning for resten af perioden.

 

Den næste på Nyt Gribskovs kandidatliste er Tonny Nalepa Jensen, som dermed bliver første stedfortræder.


Lovgrundlag

Lov om kommunens styrelse, lovbekendtgørelse nr 2 af 04.01.2018, § 15, stk. 2 og 4

Styrelsesvedtægt for Byrådet i Gribskov Kommune vedtaget den 19. januar 2018

Vederlagsbekandtgørelsen, bekendtgørelse nr. 1530 af 09.12.2016 § 6


Beslutning

1. Anmodning om fritagelse fra hvervet tiltrådt.

18. Mødeplan 2018

Sagsnummer: 00.22.02-A01-5-18


Resume

Sagen handler om tilrettelæggelse af byråds- og udvalgsmøder i 2018.


Administrationen indstiller til Byrådet
  1. at beslutte mødeplan for byrådsmøder i 2018 som foreslået i bilag 1
  2. at beslutte en samlet mødeplan for byråds- og udvalgsmøder

Historik

Økonomiudvalgets anbefaling den 29.01.2018:

 

3. Anbefalet at godkende samlet mødeplan, hvor Erhverv og Beskæftigelse holder møder om mandagen fra kl.16.30, Børn og Familie om tirsdagen fra kl. 16.30, Kultur, Idræt og Oplevelsesøkonomi om onsdagen fra kl. 6.00, Miljø, Kyst og Klima om onsdagen fra kl. 16.00 og Udvikling, By og Land om torsdagen fra kl. 14.00. For så vidt angår Ældre og Omsorg og Forebyggelse, Social og Sundhed skal udvalgene have mulighed for at koordinere nyt udspil inden mandag den 5. februar.

 

Fravær og stedfortræder: Bo Jul Nielsen (A) er fraværende (lovlig forfaldsgrund). Mikkel Andersen (A) deltog som stedfortræder for Bo Jul Nielsen.

 


Sagsfremstilling

Mødeplan for byrådsmøder

Byrådet træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære byrådsmøder skal afholdes. Mødeplanen offentliggøres. Tid og sted for mødet offentliggøres. Den foreløbige mødeplan for byrådsmøder er vedhæftet som bilag (Oplæg Mødekalender 2018).

 

Samlet mødeplan

Udvalgene udøver deres virksomhed i møder. Hvert udvalg træffer for hvert år beslutning om, hvornår og hvor udvalgsmøder skal afholdes. Økonomiudvalget og de stående udvalg behandlede sagen om mødeplan på udvalgsmøder i januar, desværre lykkedes det ikke for udvalgene at beslutte en sammenhængende samlet mødeplan for så vidt fordeling af mødetider inden for mødeuger angår (jævnfør bilag 2 og bilag 3). Derfor forelægges den samlede mødeplan til beslutning for byrådet.

 

Mødeplan for udvalgsmøder i fem udvalg kunne se ud på følgende måde:

 

Tidspunkt for mødestart

Mandag

Tirsdag

Onsdag

Torsdag

06.00

 

 

Kultur, Idræt og Oplevelsesøkonomi (KIO)

 

14.00

 

 

 

Udvikling, By og Land (UBL)

16.00

 

 

Miljø, Kyst og Klima (MKK)

 

16.30

Erhverv og Beskæftigelse (EB)

Børn og Familie (BF)

 

 

 

Denne løsning vil imødekomme de omtalte udvalgs ønsker til mødeplanen.

 

Udvalgene Ældre og Omsorg samt Forebyggelse, Social og Sundhed koordinerer et nyt udspil for deres mødeplan inden byrådsmødet den 5. ferbuar. Forslaget forelægges for Byrådet på mødet (jævnfør anbefalingen fra Økonomiudvalget).

 


Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 2 af 04.01.2018 § 8, stk. 1 og § 20. stk. 1


Beslutning

1. Tiltrådt

2. Oplæg udleveret på mødet tiltrådt. Oplægget er lagt på dagsordnen ifbm protokolleringen. Tiltrådt at Forebyggelse- Social- og Sundhed samt Ældre og Omsorg selv finder passende dage, som alternativ til de mandage, hvor der er helligdage.

Bilag

19. Meddelelser

Sagsnummer: 00.22.04-G01-4-18


Sagsfremstilling

Hvis der er mødemeddelelser eller anden form for orientering bliver de behandlet under dette punkt.


Administrationen indstiller til Byrådet
  1. at tage orienteringen til efterretning

Beslutning

1. Politistruktur - der er varslet ny struktur i Nordsjællands politi, med et flydende beredskab.

2. Borgmesteren orienterede om at han har inviteret en infrastrukturkonsulent til at deltage i et fælles møde i byrådet i april eller maj.

3. Regionens besparelser på buslinjer i Nordsjælland - borgmesteren har haft et møde med formanden for regionsrådet.

4. Kim Valentin V, orienterede om at han er valgt ind i biblioteksrådets repræsentantskab.

20. Streaming af byrådsmøder

Sagsnummer: 00.13.00-G01-3-18


Resume

Økonomiudvalget behandler sagen for at indstille til BY, om videostreaming fra byrådsmøder skal indføres eller ej.

 

Sagen behandles desuden på et lukket punkt, hvor der kan træffes beslutning om valg af leverandør.

 

 


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at beslutte:
  1. om der skal indføres videostreaming fra byrådsmøder
     

Historik

  Økonomiudvalget, 29. januar 2018, pkt. 12:

  1. Økonomiudvalget videresender sagen til behandling i Byrådet uden anbefaling.

 

Fravær og stedfortræder: Bo Jul Nielsen (A) er fraværende (lovlig forfaldsgrund). Mikkel Andersen (A) deltog som stedfortræder for Bo Jul Nielsen.

 

 


Sagsfremstilling

Byrådet behandlede 23-1-2017 et forslag om direkte tv fra byrådsmøderne. Et flertal besluttede dengang, at sagen skulle udskydes til byrådsperioden 2018-21.

 

Der er blevet indhentet tilbud fra to nationale udbydere og desuden er de lokale medier Netavisen Gribskov, Frederiksborg Amts Avis samt Ugeposten inviteret til at byde på opgaven. De to sidstnævnte medier har ikke afleveret tilbud.

 

Der er indhentet tilbud på opgaven i tråd med Gribskov Kommunes retningslinjer for indhentning af tilbud. Opgaven har ikke en størrelse, som kræver et udbud.

 

Der er indkommet tilbud fra:

  • Kommune-TV
  • Qbrick
  • Netavisen Gribskov

 

 

To tilbud er fra større leverandører med mange kommuner som kunder, og et tilbud er lokalt. De indkomne tilbud er medtaget i et lukket dagsordenspunkt af hensyn til fortrolighed om udbydernes priser.

 


Lovgrundlag

LBK nr 769 af 09/06/2015 (Kommunestyrelsesloven) § 10 stk. 1.

 

Udbudsloven finder ikke anvendelse på udbud af opgaver af den størrelse, som behandles i dette dagsordenspunkt.

 


Økonomi

For nærmere detaljer om pris, se sagsfremstillingen på det lukkede punkt.

 

Udgiften til etablering og drift finansieres i 2018 af reservepuljen under Økonomiudvalget. For 2019 og frem indarbejdes det i budgetaftalen for 2019-2022.

 


Beslutning

1. Tiltrådt, at der indføres videostreaming fra byrådsmøder.

21. Lukket punkt: Streaming af byrådsmøder - valg af leverandør - Lukket punkt

22. Lukket punkt: Kontraktopfølgning - Lukket punkt

23. Lukket punkt: Direktion - status og udvikling - Lukket punkt

Tilbage

 

Video og spørgetid på byrådsmøder

 

Hvornår kan jeg se dagsordenen for møderne?

Dagsordener til alle møder lægges på hjemmesiden senest 4 hverdage før mødeafholdelse. 
Protokoller lægges på om aftenen dagen efter mødet.

Hvor finder jeg tidligere møder?

Protokoller for møder 2013-2017

Protokoller for møder før 2013 kan fås ved henvendelse til Gribskov Arkiv.

Se kommende møder i de politiske udvalg i mødekalenderen