Dagsordener og referater

Du kan finde alle dagsordener og referater fra byråd, fagudvalg og råd ved at søge herunder.

Se hvilke fagudvalg der er aktive

Børn og Familie

Tirsdag den 20-02-2018 kl. 16:00

Tilbage

Indholdsfortegnelse

15. Ændring af klinikstruktur i tandplejen

Sagsnummer: 29.15.00-A00-1-18


Resume

Udvalget Børn og Familie behandler sagen for at træffe beslutning. Sagen omhandler klinikstrukturen i tandplejen. Beslutningen er presserende pga. renovering af Gillelejeskolen og den nye beslutning fra december om at flytte tandklinikken fra sin nuværende placering til et andet sted på den renoverede skole.


Administrationen indstiller til udvalget Børn og Familie at anbefale ØU og BY:
  1. At beslutte, at lukke tandklinikken på Gillelejeskolen og
  2. At beslutte, at tandplejen går fra en 3-klinikstruktur til en 2-klinikstruktur jf. sagsfremstilling på den korte bane og
  3. At beslutte, at administrationen arbejder videre med en businesscase på hhv. en 1-klinik- og en 2-klinikstruktur på den lange bane

Sagsfremstilling

Baggrund

Tandplejen er i dag placeret i Gilleleje (3 stole), Græsted (5 stole) og Helsinge (5 stole). Der er cariesbehandling på alle tre afdelinger men kun tandregulering i Græsted. Der har tidligere i forbindelse med vakante stillinger på Gillelejeklinikken været drøftelse af organiseringen fremover, og i efteråret har der været løbende justeringer af personalefordelingen, så den bedst mulige betjening har været sikret.

 

Der har gennem de seneste år været fremlagt sager til Børneudvalget vedrørende tandplejens organisering og struktur, senest d. 14.08.2017 og 18.09.2017.

 

På det tidspunkt blev placering af caries- og tandreguleringsklinik behandlet på baggrund af personalemæssige udfordringer i forhold til kompetencekrav på de enkelte klinikker. Derfor blev muligheden for flytning af tandreguleringen til Gilleleje og samling af cariesbehandlingen i Græsted og Helsinge fremlagt som en mulighed. Børneudvalget ønskede imidlertid, at der fortsat skulle være caries-tandklinik i Gilleleje. Sagen blev sendt tilbage til administrationen til yderligere undersøgelse, og sagen skulle genoptages senere på året.

 

I forbindelse med budgetforhandlingerne for 2018 blev der fremlagt en oversigt over status for inventar i de tre nuværende klinikker og behov for vedligehold og nyanskaffelser (se bilag "oversigt over økonomi tandklinik"). Denne viste et forestående behov for udskiftning af en stor del af inventar og maskinpark.

Som følge af de organisatoriske drøftelser, der har været siden 2007, er nyanskaffelser er blevet udskudt gennem længere tid, da en stor del af tandplejens udstyr ikke har godt af at blive flyttet, samt er relativt dyrt at flytte.

 

Faktuelle forhold

Aktuelt er der følgende udfordringer:

 

  1. I forbindelse med om- og nybygning af Gilbjergskolen, Parkvej (Gilleleje Læringsområde), hvor en af de tre kommunale tandklinikker i dag er placeret, er det aktuelt presserende at finde en løsning på lokalitetsproblemerne i byggeperioden. I den nuværende tidsplan er ombygningen berammet til at skulle foregå i perioden august 2018 til primo juni 2019, men projektlederne vil forhandle med entreprenøren om at skubbe perioden til sidste etape af byggeriet, så tandklinikken kan flyttes direkte over i de nye lokaler.
  2. Der er i forbindelse med det forestående om- og nybygning af Gilbjergskolen, Parkvej, behov for en hurtig revurdering af, hvorvidt det er relevant at etablere en tandklinik på skolen. Om- og tilbygningen i Gilleleje vil indebære en gennemgribende flytning og retablering af klinikken, som vil være spildt, såfrem det senere besluttes, at tandplejen skal centraliseres, idet dette ikke er eller vil kunne indtænkes i byggeprojektet i Gilleleje.
  3. Da meget af udstyret og maskinerne er så nedslidt, at det ikke vil kunne flyttes, er der en udfordring i at kunne etablere det samme antal klinikrum - såvel i en midlertidig placering som i en nyetableret klinik. Det er et generelt problem, at udstyret og maskinerne er nedslidt i alle tre klinikker.
  4. Tandklinikken i Græsted har de seneste to år haft tilbagevendende problemer med vand og fugtskader.

 

Det skal understreges, at ventelisten øges, når kapaciteten ikke kan opretholdes. Kapaciteten har i 2017 været udfordret blandt andet som følge af vakante stillinger, udstyr som har afventet reparation og dermed ”ligget stille”, og nedbrud af IT, hvorved journalsystemet ikke har kunnet tilgås. Umiddelbart før jul har tandplejen måttet opgive at bruge den ene af de tre klinikstole i Gilleleje, da det vil være dyrere at reparere end at udskifte denne stol. Dermed mangler tandplejen stolekapacitet svarende til 10 %, idet der samlet i Tandplejen på de tre klinikker er 10 stole til cariesbehandling og tre stole til tandreguleringsbehandling.

 

Ventelisten omfatter pr. 31. januar 2018 828 aftaler, som Tandplejen ikke har kunnet afvikle til forventet tidspunkt. Det svarer til cirka ½ års forsinkelse på ventende aftaler. Tandplejen har senest januar 2018 fået konstateret bakterier i vandet i klinikstolene i Gilleleje og blev pålagt af Statens Serum Institut at lukke de to fungerende klinikstole i Gilleleje med omgående virkning, indtil disse stole blev professionelt renset for bakterier. Problemer med vandkvaliteten er udbedret. Der skal tages nye prøver igen ultimo februar måned med risiko for en nedlukning.

 

Løsning på den korte bane

Der etableres tre klinikrum i eksisterende tandklinikbygninger i henholdsvis Græsted og Helsinge. Den ene tandlægestol fra Gilleleje rykkes til Børnesundhed i Helsinge. De to andre tandlægestole fra Gilleleje kan flyttes til Græstedklinikken, hvor receptionen må indrettes til et klinikrum, og hvor tandplejens kontor må indrettes til et andet klinikrum. Reception/kontor må indrettes i sundhedsplejens klinik, og sundhedsplejen har brug for, at der skaffes et lokale et andet sted.

 

 Dermed skal der findes egnede lokaler til følgende:

 

  • Sundhedsplejersken i Græsted
  • Sundhedsplejerskerne kontor/stillerum til telefonsamtaler samt mødefaciliteter i Helsinge. Det problem kan midlertidigt løses ved at rykke til forventede nyetablerede rammer i Kongensgave. Det vil betyde, at der ikke samtidig kan være borgerrettede aktiviteter som planlagt.
  • Der vil ikke samtidigt kunne være borgerrettede aktiviteter og arbejdende sundhedsplejersker.
  • Tandplejens callcenter/receptionist må flyttes til receptionen i Græsted og sidde sammen med tandreguleringens medarbejdere

 

Heraf afledte behov for etableringsarbejder: 

Der skal etableres følgende for at kunne etablere tre klinikrum på eksisterende klinikker i Helsinge og Græsted: opkobling til el, vand, sugemotor, kompressor, udsugningssystem, vandbehandlingsanlæg, lattergasanlæg samt røntgenfaciliteter. Da der ikke er kælder under de tre klinikrum, skal der enten fræses ud i gulv, eller installationerne skal føres over gulvniveau fx langs med væggene, så der kan kobles op til eksisterende anlæg.

 

Fysisk adskillelse af sundhedsplejen og tandplejen i Helsinge vil medføre øgede organisatoriske udfordringer i at arbejde med målet om ”Et samlet børnesundhedsområde”, som blev politisk behandlet og vedtaget i januar 2016.

 

Derudover er der behov for nyanskaffelser af det inventar, som ikke kan flyttes.

 

Mulige løsninger på den lange bane

  1. Der fortsættes med klinikstruktur med 3 klinikker placeret i Gilleleje, Græsted og Helsinge (decentral struktur)
  2. Der etableres klinikker i Græsted og Helsinge (decentral struktur)
  3. Der etableres én samlet enhed i Helsinge (central struktur)

 

Det er vigtigt at pointere, at løsningen på den korte bane skal ses som midlertidig. Der er ikke plads nok til at etablere personalefaciliterer som omklædning/bad/toiletforhold samt køkken/kantineforhold, som er holdbare i længden.

 

Administrationens vurdering

 

Administrationen vurderer, at løsningen på den korte bane - at flytte tandlægestolene fra Gilleleje til hhv. Helsinge og Græsted - er nødvendig for at driften kan fortsætte under ombygningen af Gilleleje Skole. I forhold til mulige løsninger på den lange bane vurderer administrationen imidlertid, at der ved en centralisering af tandplejen kan opnås både produktivitetsmæssige og økonomiske gevinster:

 

  • Mulighed for effektivisering af personalet – Tandplejens medarbejdergruppe kan potentielt reduceres med 1-2 medarbejdere, hvis der i højere grad kan arbejdes med LEON princippet – dvs. opgaveglidning til Lavest Effektive Omkostnings Niveau. Der vil blive optimale muligheder for at dække ind for hinanden ved fravær og dermed undgå aflysninger af aftaler og deraf følgende øget venteliste. Bedre mulighed for flere dage med lang åbningstid, fordi alle tandlæger med ret til selvstændigt virke er samlet et sted.
  • Færre perioder med nedbrud af det nedslidte udstyr, hvor produktionen ligger stille og aftaler aflyses, Færre vedligeholdelsesudgifter på nye bygninger. Mindre risiko for skimmelsvamp forårsaget sygefravær, som forårsager øget venteliste
  • Behov for færre specialiserede instrumenter og maskiner. En mindre maskinpark er billigere at vedligeholde, servicere og nyanskaffe. En nyere maskinpark bryder ikke hele tiden sammen eller bakterieforurenes – nedbrud og forureningsperioder forårsager, at produktionen ”ligger stille” og ventelisten øges

 

Økonomisk potentiale:

Rundspørge til andre kommunale tandplejer, hvor man har centraliseret, viser, at man kan reducere tandplejens driftbudget med mindst 10 % ved en centralisering. Tandplejens årlige budget ligger på omkring 16 mio. kr. per år.    

 

Derudover vil der være en række sidegevinster ved en centralisering i forhold til rekruttering og fagligt miljø. Sundhedsstyrelsen har tilbage i 2004 anbefalet større organisatoriske enheder af hensyn til at forbedre og fremtidssikre tandplejens tilbud til borgerne:

 

  • Det faglige miljø vil blive mere attraktivt (mere vidensdeling og faglig sparring), hvilket vil gøre det nemmere at rekruttere og fastholde de dygtigste og mest kvalificerede medarbejdere. Dermed kan vakante perioder undgås – vakante perioder forårsager øget venteliste og udfordrer dermed også produktiviteten. Der er i dag mangel på kommunalt ansatte tandlæger, hvilket især udkantsområder udfordres af. Gilleleje klinikken har haft en vakant kliniklederstilling i seks måneder i 2017. Hvis den nye klinikleder siger op eller skal på barsel, er det tvivlsomt, hvorvidt en ny klinikleder kan rekrutteres   
  • Mere ensartet tandplejetilbud og serviceniveau, som følge af at alle tandlægefaglige (børnesundhedsfaglige) specialer og kompetencer er samlet på et centralt sted. Bedre mulighed for oplæring og kompetenceudvikling. Klinisk kalibrering behandlere imellem for opnåelse af ensartet diagnostik og behandling
  • Set fra et borgerperspektiv skal forældrene køre længere, men til gengæld komme på færre besøg, da alle kompetencer er samlet på et sted. Dette er væsentligt, da forældre i dag skal tage fri fra arbejde for at følge deres børn under 15 år pga. samtykkeregler.
  • Mulighed for tværfagligt samarbejde på børnesundhedsområdet (sundhedsplejen og tandplejen) med henblik på opnåelse af synergieffekter i relation til børns sundhed og udvikling, herunder tidlig opsporing af mistrivsel eller udfordringer i familierne

 

Administrationens anbefaling

Administrationen anbefaler, at udvalget for Børn og Familie anbefaler ØU og BY at beslutte at undlade at etablere en ny klinik i den renoverede skole i Gilleleje, og dermed at der indføres en 2-klinik frem for 3-klinik struktur i tandplejen på den korte bane.

 

Det anbefales desuden, at administrationen arbejder videre med en businesscase på hhv. en 2-klinik- og 1-klinikstruktur i tandplejen på den lange bane, med henblik på senere beslutning i BY.  


Lovgrundlag

LBK nr. 1188 af 24.09.2016 Sundhedsloven. Kap. 37 vedr. kommunal tandpleje.


Økonomi

Den midlertidige løsning anslås at koste ca. 1.322.800 kr. at udføre. Derudover skal der over en 4-5 årig periode udskiftes udstyr for ca. 5.000.000 kr.

 

Såfremt der fortsat skal være klinik i Gilleleje, som således skal genetableres på den renoverede skole, skønnes dette at koste ca. 3.817.000 kr, incl. udgifterme til den midlertidige løsning.

Derudover skal der over en 4-5 årig periode udskiftes udstyr for ca. 5.000.000 kr.

 

Udgifterne afholdes indenfor udvalget Børn og Families egen ramme.

 

 


Høringsperiode og høringsparter

Sagen har ikke nået at være præsenteret på LU, men tandplejens TR og AMR bakker op om en fremtidig struktur uden Gillejeleklinikken. De udtrykker håb om, at den midlertidige løsning bliver kortvarig, på grund af trange klinikforhold.


Beslutning

1,

For stemte: A og G  (4)

 I mod stemte: C og Natascha Stenbo Enetoft (V) (2)

 Undlod at stemme: Kund Antonsen (V) (1)

 

Natascha Stenbo Enetoft og Trine Egetved tilkendegiver til protokollen, at de stemte imod med den begrundelse, at de ikke ønsker at træffe beslutningen uden en forudgående høring.

 

Indstillingen tiltrådt.

 

2.

For stemte: A og G  (4)

Undlod at stemme: C og V  (3)

 

Indstillingen tiltrådt.

 

 3. Tiltrådt.

 

 

4. Supplerende beslutningsforslag: 

 I forbindelse med lukning af tandklinikken i Gilleleje skal der sikres fleksible åbeningstider f.eks. sen eftermiddag, aften og/eller lørdag.

  

Forslaget tiltrådt.

 

 

 

Bilag

16. Lukket punkt

17. Orientering om Gilleleje Læringsområde

Sagsnummer: 82.00.00-P20-1-18


Resume

Udvalget Børn og Familie får en orientering om status på Gilleleje Læringsområde til efterretning.

 

På sit møde den 12. december 2016 godkendte byrådet funktionsprogram og udbudsproces for om- og tilbygning af Gilleleje Læringsområde i totalentreprise. På baggrund heraf blev udbuddet igangsat den 23. december 2016, og udbuddet blev afsluttet med valg af totalentreprenør på byrådsmødet den 30. oktober 2017. Den 14. november 2017 blev kontrakten indgået med totalentreprenør Enemærke og Petersen A/S. Der projekteres nu frem til skolernes sommerferie 2018, hvorefter det fysiske byggeri starter, og det vil planmæssigt være igang til december 2019.

 


Sagsfremstilling

Opgaven

Opgaven er at skabe et samlet, fremsynet læringsområde for Gilleleje, der både er funktionelt og af høj arkitektonisk og teknisk kvalitet. Læringsmiljøet skal, inden for de givne økonomiske rammer, om- og tilbygges, så det fungerer optimalt for de daglige brugere og er et inspirerende sted at gå i skole, modtage undervisning, udfolde sig socialt og være på arbejde.

Opgaven rummer en ombygning og energirenovering af de eksisterende bygninger fra 1976 samt en udvidelse, så skolens bygninger også kan rumme udskolingstrinnet, der i dag er placeret på en anden matrikel. Bygningerne skal således rumme folkeskole med 3 spor fra 0-6. klasse, 4 spor for 7-9. klasse, specialklasser med omkring 30 elever og ca. 115 ansatte. Ligeledes skal der være plads til Fritidsordning.

Skolen skal primært ombygges med skolefunktionen for øje, men på en sådan måde, at fritidsbrugere i rigt omfang både kan benytte og bringe nytte til skolen, så interaktionen med det omgivende bysamfund bevares - og gerne styrkes - i det fremtidige læringsmiljø.

 

Enemærke og Petersen har sammen med sine underrådgivere fremsendt et tilbud, som sikrer en grundig renovering af de eksisterende bygninger, hvor bl.a. alle ikke-bærende vægge rives ned og genopbygges i miljø- og akustikvenlige materialer. Læringscenteret placeres i midten af bygningen, hvor også det nuværende atrium åbnes og overdækkes, så det binder skolens to etager godt sammen. I alle basisrum hæves lofterne, og der etableres grupperum, som giver mulighed for fleksibel brug af lokalerne. På hele skolen etableres såkaldte shedtage, der skaber et rigtig godt lysindfald. Der er generelt valgt solide og bæredygtige materialer, der er egnede til et skolemiljø.

Der er fin adskillelse af indskoling, mellemtrin og udskoling, hvor sidstnævnte placeres, så det fortsat er muligt at have det unikke udskolingsmiljø, der er på Rostgårdsvej i dag - men nu i nye lokaler.

  

Brugerinddragelse

Der har i udarbejdelsen af funktionsprogrammet været inddraget en række repræsentanter fra de forskellige brugergrupper af skolen. Såvel elever, ansatte, forældrebestyrelse som fritidsbrugere deltog i flere møder, hvor ønsker til fremtidens skole blev fremsat og drøftet. I videst muligt omfang blev de mange ønsker indarbejdet i funktionsprogrammet, som ligger til grund for de fremsendte tilbud.

 

Der blev nedsat et bedømmelsesudvalg bestående af Børneudvalget, skolens ledelse og bestyrelse, 2 elevrepræsentanter, skolens arbejdsmiljørepræsentant, en repræsentant fra Handicaprådet samt repræsentanter fra musikskolen, byorkesteret og boldklubben. Bedømmelsesudvalget holdt 2 møder med det formål at bidrage til den endelige udvælgelse af totalentreprenør.

 

Efter valget af totalentreprenør gennemføres nu, i forbindelse med den endelige projektering, en række brugermøder primært med deltagelse af skolens ansatte, hvor tilbuddet gennemgås, og entreprenørens tilbud på de enkelte områder i skolen tilpasses og kvalificeres.

 

Projektering

Siden kontraktindgåelse har totalentreprenører med underrådgivere arbejdet indgående med projekteringen. Det er i denne fase, der sker brugerinvolvering og at administrationen sikrer, at så mange af de tidligere fremsatte ønsker som muligt indarbejdes i projektet. Den 6. marts 2018 er der deadline for projektforslaget. Herefter låses projektet i udgangspunktet fast, f.eks. lokalers placering, indretning med fast inventar, varme, ventilationssystem, belysning mv.

 

Efter den 6. marts starter myndighedsbehandling og hovedprojektering, så projektet er klart til byggestart, når børnene går på sommerferie i slutningen af juni 2018.

 

Byggeri

Skolen er i brug under hele byggefasen. Udskolingen forbliver på Rostgårdsvej i byggeperioden, og det er aftalt, at specialklasserne flytter til Gilbjergskolens afdeling i Blistrup.

 

Der er lagt stor vægt på sikkerhed i byggeperioden for børn, forældre og ansatte. Således vil der være afspærringer til de områder, hvor der bygges, og der vil være restriktioner for, hvornår der kan komme materialer til byggepladsen. Processen er planlagt,så alle elever kun skal flytte område én gang i byggeperioden, og flytninger vil så vidt muligt tilpasses drift med hensyn til ferier, helligdage mv.

  

Kommunikation

Der er på kommunens hjemmeside etableret en side for projektet på www.gribskov.dk/læring. Her er projektet beskrevet, og man kan se nogle af de visualiseringer, der er lavet for skolen. Endvidere har der igennem de sidste par år været informeret om projektet i skolens blad, der udkommer 4 gange om året.

 

Nu træder projektet ind i en ny fase, hvor der særligt fra sommeren 2018 vil ske rigtigt meget, og derfor udarbejdes der nu en revideret kommunikationsplan, der sikrer information af alle interessenter, børn, ansatte, forældre, naboer m.fl. Skolebladet vil fortsat være en vigtig informationskilde, men den suppleres nu af nyhedsbreve, opslag mv. samt af informationsmøder på skolen

 

Økonomi

Det samlede projekt er i efteråret 2017 budgetteret til 129 mio. kr. Foruden udgifter til Totalentreprenøren, dækker beløbet udgifter til løst inventar, som skolen gerne selv vil være med til at udvælge, til flytteudgifter, som dækker flytning internt på Parkvej, flytning af specialbørnene til Blistrup og udskolingens flytning til Parkvej. Ligeledes er der udgifter til forundersøgelser, udbudsprocessen og til intern projektstyring.  Der er et samlet budget på 100,2 mio. kr. samt lånemulighed gennem energiforbedringer på anslået 36 mio. kr. Heraf udnyttes de 28,8 mio. kr. samt evt. 6 mio. kr.  til renovering af tag (ialt 34,8 mio. kr.). 

 

Option

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet for skolen blev der lavet en analyse af de trafikale forhold i området. Det blev vurderet, at de trafikale forhold burde indtænkes som en integreret del af hele projektet, men da udbedring af de trafikale forhold for skolen ikke indgik som en del af det afsatte budget for skolen, blev det besluttet på Byrådets møde den 12. december 2016 at holde projektering og etablering af de trafikale forhold som en option for sig. Der er i budgetaftalen for 2018-2021 afsat 2,6 mio. kr. til dette formål.

 

Yderligere opmærksomhedspunkter

Skolens udearealer er et vigtigt element, og der bliver i Enemærke og Petersens tilbud taget hånd om visse arealer, herunder inddragelse af de udendørs atrium, arealet omkring udskolingen, samt indgangen. Ligeledes etableres en multibane og en løbebane omkring skolen. Endelig etableres en pavillon ned mod Søbørg Kanal, som skal benyttes til undervisningen i natur og teknologi. Da indskoling og mellemtrin flytter placering i forhold til idag, passer udearelerne ikke længere til de respektive alderstrin, og det vil derfor være nødvendigt at få etableret legeaktiviteter ud for de nye placeringer. Desværre har det vist sig, at legetårne mv. er i så dårlig stand, at de ikke kan flyttes, og det vil derfor være nødvendigt at etablere nye. Der ses her på muligheden for at etablere samarbejde med eksterne parter (eksempelvis lokale virksomheder, Produktionsskolen eller Skovskolen i Nødebo), og der ses på muligheden for at ansøge fonde.

 

Det blev på Byrådsmødet den 19. juni 2017 besluttet at indlede en proces med det formål at afdække ideer og ønsker til udvikling af idrætsfaciliteterne omkring skolen og idrætsarealerne på Parkvej i Gilleleje. Dette arbejde er nu igangsat, og der koordineres med skoleprojektet i videst muligt omfang. Der er i budgetaftalen for 2018-2021 afsat 2 mio. kr. årligt til dette formål i årene 2019, 2020 og 2021.

 


Administrationen indstiller til udvalget Børn og Familie:

 

1. at tage orienteringen til efterretning.

 


Beslutning

Orienteringen taget til efterretning.

Tilbage

 

 

Angående video og spørgetid på byrådsmøder

 

Hvornår kan jeg se dagsordenen for møderne?

Dagsordener til alle møder lægges på hjemmesiden senest 4 hverdage før mødeafholdelse. 
Protokoller lægges på om aftenen dagen efter mødet.

Hvor finder jeg tidligere møder?

Protokoller for møder 2013-2017

Protokoller for møder før 2013 kan fås ved henvendelse til Gribskov Arkiv.

Se kommende møder i de politiske udvalg i mødekalenderen