Styringsgrundlag (Kasse- og regnskabsregulativ)

Godkendt på Byrådet den 26.10.2015

1. Generelt

1.1 Lovgrundlag

Økonomisk Styringsgrundlag er Gribskov kommunes overordnede regelsæt for
økonomistyring.
Regelsættet er også den praktisk udmøntning af styrelseslovens § 42, stk. 7 om, at
"Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens
kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende
forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den
kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de
sættes i kraft."
men det beskriver også grundlaget for Økonomiudvalgets ansvar for indsigt i kommunens
økonomiske forhold jf. styrelseslov og styrelsesvedtægt.

1.2 Formål

Formålet med regelsættet er at sikre:
· tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi
· en korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen
· en præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar
· et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed
og risiko

1.3 Uddybende bilag

Regelsættet beskriver primært de helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige
principper. Det suppleres af uddybende bilag, som i mere detaljeret grad beskriver,
hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet.

1.4 Gyldighedsområde

Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed.
Såfremt kommunen varetager regnskabsmæssige opgaver for selvstændige
virksomheder, skal det fremgå af aftalegrundlaget, i hvilket omfang regelsættet også
gælder disse virksomheder.
Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for at centrene indarbejder de relevante
betingelser i aftalegrundlaget.

2. Ajourføring

Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for at vedligeholde regelsættet og fremsætte
begrundede forslag til ændringer heri. Ændringer til regelsættet skal gennem
Økonomiudvalget forelægges Byrådet til godkendelse. Redaktionelle ændringer, som ikke
ændrer de grundlæggende principper i regelsættet, kan dog foretages af Økonomichefen.
Tilsvarende gælder ændringer affødt af byrådsbeslutninger o.a., hvor der også foretages
konsekvensrettelser af regelsættet.
Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af
Økonomichefen. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet
og bilag hertil, før ændringerne sættes i kraft.

3. Styreformer

3.1 Generelt

I Gribskov Kommune fastsættes rammerne for styringen både igennem den af Byrådet
besluttede budgetaftale og finansielle strategi og de administrative styringsprincipper
fastsat af Direktionen. Budgetaftalen fastsætter de overordnede politiske rammer for
styringen. Styringsprincipperne fastsætter de administrative rammer, der understøtter de
politiske rammer. Styringsprincipperne skal sikre, at der skabes et entydigt
styringsgrundlag for Gribskov Kommune, således at både rammerne for og organiseringen
af styringen er tydelig for hele organisationen.

3.2 Styringsprincipper og aftalegrundlag

Styringsprincipperne er et af de vigtige elementer i kommunens styring, hvori der ligger en
tæt kobling mellem aktiviteter og ressourcer. Styringsprincipperne understøtter både
område- og koncernstyring, da Gribskov Kommune er én koncern, én organisation med én
økonomi således, der hele tiden arbejdes ud fra en helhedstænkning.
Styringsprincipperne baseres på det grundlag, der er formuleret for kommunens styring
gennem bl.a. budgetaftaler, det økonomiske styringsgrundlag og samarbejdsmodellen for
vores omkostningsstyring.
Et andet vigtigt element i styringen er selvforvaltning, som skal sikre koblingen mellem
ressourcer og mål. Der indgås aftaler, der præciserer rammer og ansvar ift. opfyldelse af
både de politiske og administrative fastsatte mål og effekter. Disse aftaler indgås mellem
direktør og centerchefer. Derudover indgås resultataftaler mellem centerchefer og
virksomhedslederne, der ligeledes fastsætter rammerne på et mere lokalt plan.
I bilag 1 beskrives styringsprincipper for Gribskov Kommune.

4. Årsplan

Økonomiudvalget har ansvaret for at der hvert år inden udgangen af 1. kvartal udarbejdes
en rammeudmelding for det kommende års budgetproces indeholdende de nærmere
rammer og tidsplan for det kommende års budgetproces. Rammeudmeldingen skal sikre,
at budgetproces og budgetindhold respekterer såvel centrale myndighedskrav som
kommunens egne behov.
Økonomichefen forelægger Økonomiudvalget et oplæg til rammeudmelding og påser, at
udvalg og administrationen/centre overholder denne.

5. Budget og budgetopfølgning

5.1 Generelt

Det af Byrådet godkendte budget definerer rammerne for næste års forvaltning.
Som udgangspunkt skal bevillingerne overholdes.
Inden for det enkelte politikområde (rammer) har fagudvalgene kompetencen til at ændre
på fordelingen af budgetbeløbene.

5.2 Bevillingsniveau

Bevillingsniveauet er politikområder (rammer).
Det indebærer, at det fagudvalg, som er ansvarlig for et bestemt politikområde (ramme),
har adgang til at foretage omfordelinger indenfor politikområdets samlede budget, så
længe budgettets forudsætninger er overholdt.
Den gældende bevillingsstruktur er angivet herunder:
· Økonomiudvalget og Byrådet godkender omplaceringer mellem fagudvalg og
tillægsbevillinger.
· Fagudvalg bemyndiges til at godkende omplaceringer mellem rammer inden for
eget udvalg.
· Administrationen bemyndiges til at foretage ændringer mellem delrammer inden for
samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser
overholdes.
Yderlige beskrivelse af bevillingsregler er beskrevet i bilag 2.

5.3 Samlet budgetopfølgning

Mindst 4 gange årligt gennemføres der budgetopfølgninger som afrapporteres til
fagudvalgene, Økonomiudvalget og Byrådet.
Rapporteringen er udover en opfølgning på det beløbsmæssige og status for
budgetforudsætningerne også en opfølgning på opnåelse af de visioner, mål og
succeskriterier, som er fastsat for hvert politikområde sammen med budgetvedtagelsen.
De enkelte centre er ansvarlig for udarbejdelsen af budgetopfølgningerne forud for
behandlingen i Direktionen, der dernæst behandles i fagudvalg, og samlet for kommunen i
Økonomiudvalg og Byråd.

5.4 Løbende budgetopfølgning

Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af de generelle politikker og
målsætninger for hvert af kommunens indsats- og aktivitetsområder.
Borgmesteren har bemyndiget Kommunaldirektøren - via Centercheferne - at udpege de
medarbejdere, der har det daglige budgetansvar.
Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for
at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Dette skal bl.a. sikre
den tætte sammenhæng mellem budgetansvaret og ansvaret for resultataftalerne.
Økonomichefen har ansvar for - via økonomikonsulenterne – at vedligeholdelse af
bevillinger og budgetansvarlige sker i kommunens økonomisystem på baggrund af
centerchefernes tilbagemeldninger.
Den budgetansvarlige har pligt til at rapportere afvigelser i forhold til bevillingerne til
centerchefen og økonomikonsulenten.

5.5 Løbende analyser

Center for Koncernstyring og IT stiller viden og ressourcer til rådighed og fungerer som
sparringspartner for politikere, direktionen, centerchefer og budgetansvarlige.

5.6 Anvisning

I Gribskov Kommune foregår anvisningen som hovedregel som en integreret del af
budgetopfølgningen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at
påtegning af det enkelte regnskabsbilag kun sker undtagelsesvis.
Mht. undtagelser henvises til afsnit 7, Bogføringsprocessen.

Det forudsættes, at den budgetansvarlige har et tilstrækkeligt kendskab til områdets
basale forretningsgange og løbende har indseende hermed. Den budgetansvarlige skal
kunne sandsynliggøre eller dokumentere sit tilsyn.

5.7 Ledelsestilsyn

Som en vigtig del af den økonomiske styring af kommunen, handler det om at de
budgetansvarlige fører et aktivt økonomisk ledelsestilsyn.
Sigtet med ledelsestilsynet er primært at der sikres, at der er en god forståelses for et givet
område og dette varetages betryggende.
Center for Koncernstyring og IT beskriver standard for, hvordan det økonomiske
ledelsestilsyn i praksis finder sted.
I bilag 3 beskrives praksis af Gribskov´s Kommunes ledelsestilsyn.

5.8 Budgetoverførsel mellem årene

Reglerne for budgetoverførsel inden for områderne retter sig efter hovedreglen, som er, at
der er overførselsadgang mellem årene for over- og underskud for de enkelte
virksomheder. Derudover kan der som udgangspunkt ikke overføres på den ordinære drift.
Dog i særlige tilfælde kan der overføres på øvrige driftsområder ved eksempelvis
forskydninger i opgaver såfremt Direktørgruppen godkender dette. For anlægsprojekter er
der som udgangspunkt overførselsadgang såfremt projektet er disponeret og planlagt.
Dette vil blive konkret vurderet i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet.
Regler og procedurer for alle andre områder fastsættes af Økonomichefen.
Center for Koncernstyring og IT har ansvaret for, at Byrådet i forbindelse med
årsregnskabet forelægges en oversigt over det samlede over-/underskud for de enkelte
områder.

5.9 Afskrivninger

Økonomiudvalget beslutter rammer for afskrivningerne. Økonomichefen beslutter de
konkrete afskrivninger, som forelægges Økonomiudvalget en gang årligt i forbindelse med
godkendelse af regnskabet.
Bilag 4 beskriver rammer for afskrivning

6. Regnskabsaflæggelse

6.1 Generelt

Økonomi- og Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse.
Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for, at der inden udgangen af november
måned udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende
regnskabsaflæggelse.
Regnskabet aflægges i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriet regler.
(overgives til revisionen senest 1. maj. Revisionen afgiver beretning senest 15. juni og
behandling i Byråd senest udgangen af august).

6.2 Årsregnskab

Det er Økonomi- og Indenrigsministeriet der fastsætter kravene til kommunens
regnskabsaflæggelse og det skal som minimum indeholde de obligatoriske oversigter og
opstillinger.
I regnskabet som Gribskov Kommune aflægger skal der indeholdes:
• Opfølgning af mål, serviceniveau, særlige resultatkrav samt rammer på de enkelte
aktivitetsområder
• Regnskabsopgørelse, balance, finansieringsoversigt, oversigt over overførte
uforbrugte driftsbevilling, regnskabsoversigt, bemærkninger til regnskabet,
regnskabspraksis, garantier, eventualrettigheder og -forpligtelser og
personaleoversigt.
Årsregnskabet anvendes proaktivt i forhold til efterfølgende budgetlægning og
budgetopfølgning.

6.3 Halvårsregnskab

Halvårsregnskabet skal indeholde oplysninger opgjort pr. 30. juni samt kommunens
forventede årsregnskab for det pågældende år.
De nærmere krav til halvårsregnskabet er beskrevet i Budget- og Regnskabssystemet for
kommuner

6.4 Anlægsregnskaber

I forbindelse med årsregnskabet aflægges der regnskab for alle anlægsarbejder under 2,0
mio. kr. Alle øvrige anlæg aflægges senest 3 måneder efter anlægget er afsluttet, d.v.s.
der udarbejdes et særskilt anlægsregnskab over udgifterne og indtægterne vedrørende
det enkelte anlæg med tilhørende bemærkninger, navnlig vedrørende væsentlige
afvigelser mellem forventede og faktiske beløb.
Et anlægsprojektet anses for afleveret, når bygherren og entreprenøren har underskrevet
afleveringsprotokollen.

7. Bogføringsprocessen

7.1 Generelt

Ud over at leve op til de lovmæssigt fastsatte krav arbejder kommunen med at synliggøre
de faktiske omkostninger ved produktionen/leveringen af en given ydelse.
Kommunens bogføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv
budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m.
Et hovedprincip er, at bogføringen så vidt det er muligt, skal finde sted decentralt, dvs. i
den virksomhed, der har truffet den disposition, der medfører bogføringen.
Centercheferne godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre
regnskabsbilag, idet Center for Koncernstyring og IT forestår selve oprettelsen i de
relevante systemer. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i
tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc. Det er
centret der har personen ansat, der har ansvaret for at denne instruktion finder sted.
Center for Koncernstyring og IT udarbejder retningslinier og vejledninger for udførelsen af
de økonomiske opgaver som f.eks. bogføring og kassekontrol.

7.2 Bogføringsgrundlag

Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede regnskabsbilag, der i henhold
til lovgivning som hovedregel modtages elektronisk. Med kontrollerede menes, at faktura
er kontrolleret ved attestation jf. nedenstående:
· Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte
· Mængde, kvalitet og pris er kontrolleret
· Konteringen er korrekt
· Eventuelle interne forskrifter er overholdt
· I forhold til kontrakter betales der ud fra de kontrakt fastsatte aftaler

Det skal klart fremgå af regnskabsbilaget, at dette er bogført, og bilaget skal forsynes med
tilstrækkelige oplysninger til en entydig identifikation i relation til bogføringen.
Er der undtagelsesvis behov for at udbetale på baggrund af et manuelt bilag skal dette
altid indeholde 2 underskrifter, en attestation samt en anvisning. Anvisning kan være
nærmeste leder eller den budgetansvarlige.
De budgetansvarlige har ansvaret for, at manuelle regnskabsbilag opbevares på en
forsvarlig og systematisk måde, og kassation sker i overensstemmelse med kommunens
arkivbestemmelser.

7.3 Interne kontroller

Den traditionelle anvisning af de enkelte bilag er i Gribskov Kommune erstattet af et aktivt
ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet er henlagt til den budgetansvarlige leder og det betyder, at
den enkelte transaktion kun undtagelsesvis skal forsynes med en godkendelsespåtegning
af den budgetansvarlige.
Et hovedprincip er, at så få personer som muligt skal involveres i bogføringen af den
enkelte transaktion. Interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af
væsentlighed og risiko.
Undtaget herfra er at:
Ingen må foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen er godkendt af en
anden person med ledelsesansvar
Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføring
af regnskabsbilag herunder krav til interne kontroller omkring bogføringen, idet
principperne for kontrol er følgende:
· Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det
almindelige ledelsestilsyn, dvs. af virksomheden selv. I afsnit 5.7 samt bilag 3 beskrives
hvad ledelsestilsynet skal indeholde.
· For kontante ind- og udbetalinger tilrettelægges en 100% funktionsadskilt kontrol af, at
der foreligger bilag for de enkelte ind- og udbetalinger. Denne kontrol udføres normalt
dagligt.
· Kontrollen med den øvrige bogføring kan som et led i det almindelige ledelsestilsyn
foretages ved stikprøver.
· Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres ved påtegning på bilag,
rapporter mm.
Som en del af de interne kontroller er der i Center for Koncernstyring og IT forankret den
”Interne Kontrolgruppe”. Den Interne Kontrolgruppe er en gruppe bestående af et antal
medarbejdere, der skal være med til at efterprøve om bestemmelserne i Gribskov
Kommunes styringsgrundlag (kasse- og regnskabsregulativ) efterleves på betryggende
vis.

Gruppen skal bidrage til at foretage en kritisk gennemgang af kommunens
regnskabsføring og de etablerede arbejdsgange. Gruppen skal ved interne kontroller
medvirke til minimering og forebyggelse af besvigelser i forbindelse med brugen af
kommunens økonomisystem, håndtering af likvide midler m.m.

8. Finansiel styring og betalingsformidling

8.1 Generelt

Økonomiudvalget har ansvaret for, at der fastsættes overordnede regler for kommunens
finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af
finansielle instrumenter. Et regelsæt for dette er f.eks. den finansielle strategi.
Reglerne forelægges Byrådet til godkendelse.

8.2 Betalingsformidling

Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. I det følgende er
beskrevet, hvordan kommunen har valgt at udmønte loven i praksis.
Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (påligninger og ind- og
udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt
skønnes hensigtsmæssigt.
Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling.
Bankkonti i kommunens navn må alene oprettes af Center for Koncernstyring og IT. Det er
Økonomiudvalget, der træffer beslutning om valg af pengeinstitut.
Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til ITsystemer
til betalingsformidling, hvor der ikke automatisk sker en bogføring i
økonomisystemet. Undtaget fra denne regel er konti med begrænset indestående, her kan
økonomichefen dispensere for reglen.
Center for Koncernstyring og IT skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene.
Oversigten forefindes i Center for Koncernstyring og IT. Uanset, at bogføringen foregår
decentralt, sker betalingsformidlingen centralt og i videst muligt omfang ved automatiske
bankoverførsler eller lignende.

8.3 Transporter

Den enkelte virksomhed er selv ansvarlig for korrekt håndtering af betalinger, hvis der er
indgået aftale om transport af fordringen, d.v.s. overdragelse af tilgodehavendet til 3.
mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning.

8.4 Debitorpleje
Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for kommunens debitorpleje.
Kommunens fordringer/tilgodehavender skal registeres i debitorsystemet og indbetalingen
skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende.
Økonomiudvalget godkender gebyrer i forbindelse med budgetvedtagelsen og i forbindelse
med årsregnskabet udarbejdes en opgørelse over restancer, der er vurderet til at være
uerholdelige og derfor afskrives.
Økonomiudvalget skal en gang årligt ifm. med regnskabsaflæggelsen orienteres omkring
afskrivninger jfr. Bilag 4.

8.5 Decentrale kasser

Oprettelse af decentrale kassefunktioner samt udbetaling af kasseforskud sker kun efter
særskilt aftale med Center for Koncernstyring og IT, idet der samtidigt skal tilrettelægges et
tilstrækkeligt internt kontrolniveau.
For hver af sådanne kasser skal kontrollerne beskrives, idet kontrollerne tilrettelægges ud
fra en vurdering af væsentlighed og risiko.
For at minimere antallet af kasseforskud kan nærmeste leder godkende, at der kan
udbetales personlige forskud til dækning af småudlæg.

8.6 Status og mellemregningskonti m.v.

Samtlige af kommunens mellemregningskonti m.v. skal regelmæssigt afstemmes, idet
intervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.
For hver status- eller mellemregningskonto, der er oprettet, skal der derfor være udpeget
en person, som er ansvarlig for den løbende afstemning.
Center for Koncernstyring og IT udarbejder en oversigt over mellemregningskonti,
bankkonti, afstemningsinterval og navn på personer, der har ansvaret for den løbende
afstemning.
Center for Koncernstyring og IT har ansvaret for at føre tilsyn med, at afstemningerne
udføres og at følge op på at differencer rettes.

8.7 Anvendelse af betalingskort

Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe
betalingskort.
Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for
anvendelse af sådanne kort idet reglerne skal:
• Sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler
• Beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav
• Minimere risikoen for misbrug.
Anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af Center for
Koncernstyring og IT.
Betalingskortet skal være tilknyttet en konto i et pengeinstitut. Registreringer skal løbende
bogføres og kontoen skal afstemmes til økonomisystemet.
Det påhviler nærmeste leder at inddrage medarbejders betalingskort ved dennes
fratrædelse eller ved enhver mistanke om misbrug. Kortet skal afleveres i Center for
Koncernstyring og IT.
Retningslinier for brugen af First Card, Visa/dankort beskrives i bilag 5.

8.8 Anvendelse af swipp/mobilpay

Gribskov Kommune kan på de områder, hvor det er formålstjenligt, tilbyde betaling med
swipp/mobilpay.
Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for at oprette aftaler med pengeinstitutter for
de Centre, der ønsker at benytte sig af swipp/mobilpay.
Swipp/mobilpay skal være tilknyttet en konto i et pengeinstitut. Registreringer skal løbende
bogføres og kontoen skal afstemmes til økonomisystem.
Retningslinier for brugen og oprettelse af Swipp og MobilPay beskrives i bilag 6.

8.9 Lån, Leasing og garantistillelse

Økonomiudvalget og Byrådet beslutter en finansiel strategi for Gribskov Kommune.
Center for Koncernstyring og IT har ansvar for udarbejdelse af strategien.

Gribskov Kommune har intern leasingsordning, hvor større anskaffelser internt afskrives
over en nærmere angivet periode.
Ved større anskaffelser kan der også være tale om ekstern leasing.
Center for Koncernstyring og IT har ansvar for udarbejdelse af nærmere regler.
Aftalerne vedrørende lån, leasing og garantistillelse kan kun indgås af Center for
Koncernstyring og IT og skal underskrives jfr. Byrådets beslutning om
underskriftsbemyndigede.
Som hovedregel stiller Gribskov Kommune kun garanti for de områder kommunen er
forpligtiget af. Økonomiudvalget og Byrådet forelægges anmodninger til beslutning.

9. Anvendelse af it-systemer

9.1 Generelt

Al anvendelse af IT-systemer til understøttelse af budgettering, ind- og udbetalinger samt
kasse og regnskabsfunktioner skal ske indenfor rammerne af Gribskov Kommunes ITsikkerhedspolitik.


9.2 Begrebet dataejer

Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra it-systemer, som
understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder.
Centercheferne har ansvaret for, at der for alle væsentlige systemer udpeges en dataejer.
Dataejerne har ansvaret for datakvaliteten og for at tilrettelægge forretningsgange for
anvendelsen af systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentationskontroller og
kvalitetskontroller.
De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet.
Dataejerne har ansvaret herfor.
For fællessystemer, dvs. systemer som anvendes på tværs af aktivitetsområder, udpeger
øverste sikkerhedsansvarlige den konkrete dataejer.
Dataejeren har ansvaret for datakvaliteten og dermed kvalitetskontrollerne. Er
opgaveløsningen decentraliseret, følger ansvaret for datakvaliteten med.

9.3 Kvalitetskontroller

Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Der skal ikke nødvendigvis
være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen.
Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.
Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver.
Dataejeren skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan
tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en
systematisk, stikprøvevis efterkontrol.
Dataejerne har ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til
systemets forskellige funktioner.

9.4 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik

Såfremt et it-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i
fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer
tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol.
Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende
system. Økonomichefen afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol,
eksempelvis byrådsmedlemmer eller ægtefæller til medarbejdere med
indberetningsadgang.
Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udmærket udføres periodisk dog
skal den udføres mindst en gang indenfor et år. Ved særlige situationer kan der efter
vurdering kontrolleres flere år bagud. Den udførte kontrol skal dokumenteres.

9.5 Kontroller mod svig

Anvendelse af it-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal
derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer
medarbejderne mod uberettiget mistanke.
Disse kontroller - dokumentationskontroller - skal som hovedregel funktionsmæssigt være
adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den der har foretaget en indberetning til itsystemet,
ikke kan udføre dokumentationskontrollen. Der kan i helt særlige tilfælde med
meget små organisatoriske enheder dispenseres fra denne hovedregel.
Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser) og ved alle ændringer af
pengestrømmens retning, dvs. typisk ved skift af bankkonto, som ikke er nemkonto.

Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder - også ved stikprøver - såfremt den
kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende
sikkerhed som en fuldstændig kontrol.
Der skal for alternative modtager, for at sikre korrekt udbetaling til den alternative
modtager fortages kontrol. Kontrolleren kan udføres som en månedlig stikprøvekontrol.
Det kan f.eks. udgøre minimum 10% af alle betalinger til alternativ modtager.
Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres.

10. Andre områder

10.1 Sikring af kommunens aktiver

Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering og
sikring af særlig værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse
af reglerne. Som beskrevet i afsnit 7.3 om den Interne Kontrolgruppe, er det en del af
gruppens opgave at kontrollere virksomhedernes aktiver.
Kommunaldirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes en it-sikkerhedspolitik, som bl.a.
skal sikre værdier i form af it-baserede data og systemer.
Ansvarsforholdene skal være beskrevet i data-sikkerhedspolitikken.

10.2 Sikring af værdier tilhørende andre

Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der
udarbejdes retningslinier for opbevaring og registrering heraf.
Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal
udarbejdes af den enkelte virksomhed i samarbejde med Center for Koncernstyring og IT.
Retningslinierne forefindes i Center for Koncernstyring og IT.

10.3 Køb af varer og tjenesteydelser

Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter.
Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbs- og udbudsstrategi, som
ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af
indkøbsaftaler samt udbud og konkurrenceudsættelse.
Center for Koncernstyring og IT har ansvar for udarbejdelse af retningslinier for indgåelse
af leje- og leasingkontrakter.
Ansvaret for at leve op til intentioner og mål i politikkerne er et ansvar tæt forbundet med
budgetansvaret.

10.4 Forsikringsforhold

Økonomiudvalget er ansvarlig for, at der udarbejdes en forsikringspolitik.
Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde oplæg hertil, og for at udmønte politikken i
praksis.
Udover det som er beskrevet i kommunens forsikringspolitik og
forsikrings- og skadesvejledning har kommunen vedtaget principper vedrørende
administration af forsikring og risikopulje. Principperne beskrives i bilag 7.

10.5 Salg af materiale internt

Er der større materialer i form af biler, kontorinventar m.m., der ikke længere skal bruges i
Gribskov Kommune forsøges dette solgt eksternt. Alternativt kan det sælges til f.eks. de
ansatte i Gribskov Kommune.
Forudsætningen for at det kan sælges til ansatte er, at det sker på lige vilkår for alle
ansatte, samt at den pågældende varer udbydes til markedspris.


Bilag til Styringsgrundlag

Bilag 1: Styringsprincipper for Gribskov Kommune

Formålet med at formulere styringsprincipper for Gribskov Kommune er at skabe et entydigt styringsgrundlag for Gribskov Kommune således, at både rammerne for og organiseringen af styringen er tydelig for hele organisationen.
Gribskov Kommunes fem økonomistyringsprincipper er:

økonomiprincipper

Disse principper skal håndhæves i praksis således, at der fremadrettet etableres en entydig økonomistyring med balance mellem det retvisende vedtagne budget og regnskabet. Generelt for principperne er, at de har et flerårigt perspektiv.
De fem økonomistyringsprincipper skal understøtte og bidrage til et samlet og entydigt grundlag for tilgangen til styringen i Gribskov Kommune.
De 5 økonomistyringsprincipper er kort uddybet herunder:


Vi sikrer styringsmæssig helhed som følge af en tæt kobling mellem koncern- og centerstyring

Gribskov Kommune er én koncern, én organisation med én økonomi, hvor et fælles ansvar for koncernen er afgørende. Forudsætningen for helhedstænkningen er, at der er en tæt kobling mellem centerstyringen og koncernstyringen.
Der arbejdes efter en ensartet proces for de økonomiske spor som budget, budgetopfølgning og regnskab, der understøtter en fælles ramme, alle skal bidrage ind i.
Samtidig arbejdes der for det enkelte center i lyset af koncernens samlede økonomiske situation, således at det enkelte center forpligtes på det tværorganisatoriske blik og konsekvensen heraf for koncernen. Interessen for koncernen prioriteres højere end interessen for det enkelte center.

Vi har et entydigt formuleret grundlag som understøtter den økonomiske styring

Gribskov Kommune arbejder med et tydeligt formuleret grundlag, der danner afsættet for den økonomiske styring. Grundlaget er formuleret i fx:
• Gribskov Kommunes styringsgrundlag
• Samarbejdsmodellen for OS strukturen
• Budgetaftaler
• Gribskov Kommunes finansielle strategi
• Øvrige budgetdokumenter
Grundlaget afspejler rammen og processen for vores arbejde og samarbejde på tværs i organisationen i forhold til understøttelse af den økonomiske styring.

Vi har retvisende budgetter

Retvisende budgetter er en grundlæggende forudsætning for at kunne lave en kvalitativ budgetopfølgning, således der er overensstemmelse mellem budgettet og den forventede udvikling i budgetforudsætninger (fx pris og mængder.)

Vi arbejder løbende og systematisk med at skabe et økonomisk råderum og vi handler på budgetafvigelser fra første budgetopfølgning

Udgangspunktet er, at der ikke gives tillægsbevillinger, hvorfor der er behov for, at der løbende arbejdes med at skabe et økonomisk råderum på centerniveau. Formålet med det økonomiske råderum er, at:
• anvise handlemuligheder ved budgetafvigelser og
• anvise finansieringsmuligheder ved aktivitetsudvidelser
således der er balance på koncernniveau.

Vi arbejder kontinuerligt og systematisk med produktivitet og effektiviseringer

Gribskov Kommune er en organisation, der skal løse sine opgaver effektivt, så det økonomiske råderum for at investere i vækst og udvikling er til stede. Der skal derfor kontinuerligt og systematisk arbejdes med at skabe mærkbare forbedringer i økonomien, hvor fokus er at identificere potentialer for bedre effektivitet og produktivitet på både område- og koncernniveau.
I de efterfølgende afsnit er de 5 økonomistyringsprincipper adresseret i de økonomiske processer som budget og budgetopfølgning.

2. Budgetprocessen i Gribskov Kommune

Udarbejdelsen af budgettet har følgende hovedstruktur:

  1. Økonomiudvalgets rammeudmelding (januar)
    Rammeudmeldingen indeholder Økonomiudvalgets fastsatte ramme og prioriteringer for årets budgetproces.
  2. Udarbejdelse af basisbudget - budgetseminar (april)
    Basisbudgettet udarbejdes forud for budgetseminaret og skitserer de kendte og forventede ændringer i budgetgrundlaget. Der danner grundlag for det videre arbejde i budgetprocessen.
  3. Udarbejdelse af administrativ budgetoplæg og borgmesterens forhandlingsoplæg (juni-august)
    Administrationen udarbejder et administrativt budgetoplæg på baggrund af basisbudgettet og indeholder en overordnet vurdering af perspektiverne for investeringer og udvikling samt effektiviseringer og produktivitetsstigninger. Borgmesteren udarbejder et forhandlingsoplæg på baggrund af administrationens budgetoplæg.
  4. Budgetseminar (august)
    På budgetseminaret præsenteres borgmesterens forhandlingsoplæg korrigeret for tekniske ændringer foretaget på baggrund af økonomiaftalen mellem regeringen og KL.
  5. Forhandlinger og politisk behandling (august-oktober)
    Borgmesterens forhandlingsoplæg danner grundlag for de videre politiske forhandlinger og vedtagelse af næste års budget.

3. Budgetopfølgning i Gribskov Kommune

Budgetopfølgningen sker 4 gange om året:
1. budgetopfølgning (februar)
2. budgetopfølgning (maj)
3. budgetopfølgning (august/september)
4. budgetopfølgning (november/december)

I budgetopfølgningerne sker der en løbende vurdering af eventuelle ændringer i budgetforudsætningerne på fagudvalgsområderne og opfyldelse af budgetaftalen, således disse kan indgå i vurderingen af det forventede regnskabsresultat. Der skal derfor i hver budgetopfølgning indgå følgende:
• Beskrivelse af udviklingen på fagudvalgsområdet
• Beskrivelse af væsentlige forudsætninger på fagudvalgsområdet
• Beskrivelse af væsentlige årsager til udviklingen
• Beskrivelse af væsentlige indsatser til imødegåelse af udviklingen
• Opfølgning på aftaleelementer fra budgetaftalen
• Samlet vurdering inkl. tabel med forventet regnskab

Budgetopfølgningen understøttes af det løbende arbejde på fagudvalgsområdet med systematisk at skabe et økonomisk råderum og arbejdet med produktivitet og effektiviseringer. Opfølgningen fra de enkelte fagudvalgsområder samles i en samlet vurdering for hele koncernen som drøftes og prioriteres i direktørgruppen i forhold til helhedstænkningen og de øvrige styringsprincipper.

Der gives som udgangspunkt ikke tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen og der gives kun bevillingsmæssige ændringer i 1. og 4. budgetopfølgning, der er godkendt af direktionen, således der arbejdes efter princippet om retvisende budgetter. Der kan dog i særlige situationer gives tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen eller gives bevillingsmæssige ændringer i 2. og 3. budgetopfølgning såfremt direktionen godkender dette.

For yderligere se selve budgetopfølgningskonceptet, der forefindes i Center for Koncernstyring og IT

4. Roller og ansvar i forhold til budget og budgetopfølgning

En grundlæggende forudsætning for gennemførelsen af styringsprincipperne er arbejdet og samarbejdet i OS´erne. OS står for OmkostningsStyring, der handler om sammenhængen mellem aktiviteter og økonomi. Det bærende element i OS-arbejdet er således den tætte kobling mellem fag-fagligheden og økonomifagligheden.
OS´erne skal indeholde såvel et arbejdsforum som et beslutningsforum, som skal ses som to mindset OS´et skal arbejde i og ikke en konkret organisering. Arbejdsforumet udarbejder efter aftale med centerchefen styringsinformation og beslutningsmateriale i form af notater og data, hvori prognoser er en naturlig del, og sammensættes af medarbejdere med forskellige roller fra både Center for Koncernstyring og IT de enkelte centre. Beslutningsforumet træffer beslutninger om det endelige materiale og består af centerchefen/centerchefer og relevante nøglepersoner. Der er en tæt kobling mellem de to foraer, som centerchefen begge er ansvarlige for. Materialet afklares endeligt med områdedirektøren således, det understøtter en tæt kobling mellem koncern- og Centerstyring.
Der etableres som udgangspunkt et OS´for hvert centerområde, dog vil der være områder hvor der etableres fælles OS´er, som fx mellem centrene Koncernstyring og IT, Strategi og Ledelse og HR og Arbejdsmiljø. Derudover etableres der et tværorganisatorisk OS for børn og ungeområdet, arbejdsmarkedsområdet og social- og sundhedsområdet, således at der skabes et rum, hvor de tværgående indsatser og konsekvenser vurderes og håndteres ift. koncernblikket.
For yderligere beskrivelse af roller og ansvar henvises til principnotatet for OS-arbejdet, der forefindes i Center for Koncernstyring og IT

Bilag 2: Bevillingsregler

Indledning

Ved en bevilling forstås en bemyndigelse fra Byrådet til at afholde udgifter eller oppebære indtægter indenfor de fastsatte rammer og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder bevillingen er givet.

Det fastslås i den kommunale styrelseslov, at det er Byrådet, der er bevillingsmyndigheden - således også i Gribskov Kommune. Heri præciseres det, at foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilliget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, ikke må iværksættes, før Byrådet har meddelt den fornødne bevilling. Byrådet kan ved sin bevillingsafgivelse anvende bevillingsrammer, så der sker en ansvarsoverdragelse til f.eks. et udvalg. Dette er tilfældet i Gribskov Kommune og bestemmes af det valgte bevillingsniveau. Kompetencen og ansvaret for bevillingens anvendelse og overholdelse er således overladt til de stående udvalg. I Gribskov Kommune afgives disse bevillingsrammer fra Byrådet på rammeniveau. Disse rammer er fordelt indenfor udvalgene. Fagudvalgene kan således disponere over bevillinger mellem egne rammer dvs. afgiver såkaldte dispositionsrammer til virksomheder (f.eks. dagtilbud og skoler).

Byrådets bevillingsafgivelse sker først og fremmest i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet. Bevillingsafgivelsen vises i budgettets bevillingsoversigt. I Gribskov Kommune fremgår det af bevillingsoversigten til hvilket udvalg bevillingen er givet, hvilken ramme bevillingen er givet til, hvor stort beløbet er samt hvilke forbehold bevillingen er givet under. Byrådets bevillingsafgivelse er imidlertid ikke kun knyttet til budgetvedtagelsen.

Den gældende bevillingsstruktur er angivet herunder:

· Økonomiudvalget og Byrådet godkender omplaceringer mellem fagudvalg og
tillægsbevillinger.
· Fagudvalg bemyndiges til at godkende omplaceringer mellem rammer inden for eget udvalg.
· Administrationen bemyndiges til at foretage ændringer mellem delrammer inden for samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes.

Der er tre forskellige typer af bevillinger. Disse er gennemgået nedenfor.

Bevillingstyper

Der sondres i bevillingsreglerne mellem tre typer af bevillinger, nemlig:
• Driftsbevillinger
• Anlægsbevillinger
• Tillægsbevillinger


Driftsbevillinger

Driftsbevillinger afgives ved budgettets vedtagelse. Driftsbevillinger er ét-årige og gives til driftsudgifter og -indtægter samt statsrefusioner under udvalgsområderne.

Anlægsbevillinger

Anlægsbevillinger kan være et- eller flerårige og gives til anlægsudgifter og-indtægter under udvalgsområderne. Anlægsbevillinger kan afgives af Byrådet på ethvert tidspunkt i budgetåret. I Gribskov Kommune afsættes der rådighedsbeløb enten som puljer eller til de enkelte anlægsprojekter. Anvendelse af dette rådighedsbeløb fordrer, at der er en frigivelse/anlægsbevilling til det konkrete anlæg. Det er en forudsætning for anlægsbevillingens udnyttelse, at der i budgettet er afsat et rådighedsbeløb til afholdelse af de med anlægsarbejdets forbundne udgifter og indtægter. Anlægsbevillingen knytter sig således til et anlægsarbejde, selvom dette måtte strække sig over flere år, mens rådighedsbeløbet sætter rammen for anlægsarbejdet i det indeværende budgetår.

Tillægsbevillinger og overflytning mellem rammer.

Endeligt kan Gribskov Byråd afgive tillægsbevillinger i løbet af året. Disse kan afgives til såvel drifts- som anlægsbevillinger. Enhver tillægsbevilling vedrørende driftsbevillinger og rådighedsbeløb skal rumme en angivelse af, hvorledes den bevilligede udgift skal finansieres. Der må ikke iværksættes foranstaltninger, som medfører udgifter og/eller indtægter for rammen, der overstiger den eksisterende bevilling, før Byrådet har meddelt bevilling til rammen. Dette sikres i forbindelse med den løbende budgetopfølgning, hvor mulige budgetoverskridelser af en drifts- eller anlægsbevilling eller af det i budgettet opførte rådighedsbeløb således kan konstateres. Det er ligeledes muligt at overflytte midler mellem rammer, hvis en opgave/ydelse flytter fra én ramme til én anden, uden at dette kræver en ekstra finansiering i den nye ramme. Dette kræver dog en tillægsbevilling.

Der er dog to sammenhænge, hvor der kan være tale om en afvigelse fra denne hovedregel. For det første kan lovbundne foranstaltninger sættes i gang uden forudgående tillægsbevilling. Der skal dog efterfølgende ansøges om bevilling herfor. For det andet er det ikke lovstridigt, hvis der sker en bevillingsoverskridelse i tilfælde, hvor det bevilligede beløb er eller må anses for kalkulatorisk. Det vil sige, at det ikke er muligt præcist at angive udgifters eller indtægters størrelse, da disse vil afhænge af mere eller mindre fremtidige begivenheder. I Gribskov Kommune anvendes denne afvigelse fra hovedreglen i forbindelse med de rammer, der er mængdestyrede, da budgetterne for disse rammer er kalkulerede. Det skal i denne sammenhæng nævnes, at der i budgetbemærkningerne skal fremgå at de pågældende poster er kalkulatoriske udgifter eller indtægter. Det vil ligeledes være god administrativ praksis, at Byrådet forelægges en tillægsbevillingsansøgning, hvis et budgetbeløb vedrørende en kalkulatorisk post ikke kan overholdes.

Beløb vedrørende de finansielle poster og de omkostningsbaserede poster skal ikke optages i bevillingsoversigten, da disse poster er uden bevillingsmæssig funktion.

Bevillingsniveau.

Gennem sit valg af bevillingsniveau, fastlægger Byrådet rækkevidden af den dispositionsfrihed, som Byrådet overlader til bevillingshaveren i forvaltningen af det pågældende område.

For driftsbevillingers vedkommende er mindstekravet til bevillingsniveauet, at Byrådet ved budgetårets endelige vedtagelse, skal tage bevillingsmæssig stilling til budgettets driftsposter, specificeret på udvalgsniveau. I Gribskov Kommune meddeles bevillingerne på politikområder (rammer).

For anlægsbevillingers vedkommende er hovedreglen vedr. bevillingsniveauet, at der skal gives en særskilt bevilling til hvert enkelt anlægsprojekt. I Gribskov Kommune er dette også udgangspunktet. Det kan dog praktiseres, at der gives en anlægspulje under ét, således at rådighedsbeløb slås sammen og henfører under en delramme under Økonomiudvalget. Reglen er da også, at der kan gives rammebevilling til anlægsarbejder, hvis de er af beløbsmæssigt mindre omfang, nært beslægtede og afsluttes indenfor pågældende budgetår eller udgør veldefinerede projekter. For rådighedsbeløb gælder, at disse, som et mindstekrav, specificeres på udvalgsniveau. Byrådet kan således slå rådighedsbeløb sammen, såfremt disse henhører under samme udvalg.


Bruttobevillinger og nettobevillinger.

En bruttobevilling vil sige, at der til kommunale foranstaltninger, som både indebærer udgifter og indtægter, gives såvel en udgiftsbevilling som en indtægtsbevilling. Opstår der således i årets løb en mulighed for at opnå indtægter udover det bevilligede, kan sådanne indtægter ikke uden en tillægsbevilling fra Byrådet anvendes til forøgelse af udgifterne.

En nettobevilling vil sige, at Byrådet alene tager bevillingsmæssig stilling til størrelsen af nettoudgifterne, dvs. udgifter fratrukket indtægter. Bevillingshaver vil derfor kunne anvende indtægter, der ligger ud over det budgetterede, til en forøgelse af udgifterne indenfor samme bevillingsramme uden af skulle indhente en tillægsbevilling først.

Byrådet i Gribskov Kommune har besluttet, at samtlige bevillinger eksklusiv bevillinger vedr. de finansielle poster, afgives som nettobevillinger.

Styringprincipper og overførselsadgang.

Bevillinger afgives altid af Byrådet og i Gribskov Kommune i form af rammer under hver udvalgsområde. Dette hindrer imidlertid ikke, at budgetansvaret lægges ud til virksomheder eller andre administrative enheder.

Rent bevillingsteknisk sker denne rammestyring af virksomheder mv. på flere forskellige måder:

For de virksomheder mv. der styres via tildelingsmodellen eller har mængdestyring gælder, at den bevilling, der afgives af Byrådet er variabel. Dette betyder at rammer, der er mængdestyrede har bevilling til at afvige fra de budgetterede udgifters eller indtægters størrelse uden en tillægsbevilling. Dette skyldes, at disse udgifter/indtægter vil afhænge af mere eller mindre uvisse fremtidige begivenheder dvs. er kalkulatoriske. Det vil ligeledes være god administrativ praksis, at Byrådet forelægges en tillægsbevillingsansøgning, hvis der kalkulatorisk er et mer- eller mindreforbrug.

For de institutioner mv. der udelukkende er rammestyrede, gælder at en afvigelse fra de bevilligede nettoudgifters størrelse ikke kan ske uden en tillægsbevilling fra Byrådet.

 

Overførsel mellem årene.

Rammestyring af institutioner mv. det vil sige, rammestyringen foretaget af fagudvalgene på delrammer, aktualiserer spørgsmålet om adgang til at overføre uforbrugte bevillinger til det følgende år og tilsvarende om adgang til at låne af næste års budget. I Gribskov Kommune er det muligt for både udvalg og institutioner mv. at overføre mellem budgetårene såfremt der er tale om enkelte virksomheder. Derudover kan der som udgangspunkt ikke overføres på den ordinære drift. Dog i særlige tilfælde kan der overføres på øvrige driftsområder ved eksempelvis forskydninger i opgaver såfremt direktionen godkender dette. Dette kræver, at Byrådet i forbindelse med behandling af regnskabet har tilkendegivet, at de er indstillet på at genbevillige uforbrugte beløb i efterfølgende år, i form af en tillægsbevilling af den ordinære bevilling. Denne regel gælder ikke de lovpligtige og kalkulatoriske rammer, da disse ikke i den forstand kan have et mer-/mindreforbrug i forhold til det bevilligede, da bevillingen, som nævnt, er fleksibel.

Bilag 3: Ledelsestilsyn i Gribskov Kommune

1. Generelt

Begrebet ledelsestilsyn indebærer, at lederen eller den budgetansvarlige fører et aktivt tilsyn med økonomien på sit budgetområde. Sigtet med ledelsestilsynet er primært at sikre, at der er en god forståelse for et givet område, og at dette varetages betryggende.

Ledelsestilsynet består blandt andet af:

• Tilsyn med at årsbudgettet overholdes,
• Tilsyn med at udgifterne afholdes i henhold til bevillingens formål
• Tilsyn med at udgifterne afholdes på det rigtige sted i organisationen
• Tilsyn med at afstemninger bliver lavet og ældre poster udlignes


2. Organisering

Ledelsestilsynet skal som hovedprincip udføres så decentralt i organisationen som muligt, dvs. af cheferne eller den budgetansvarlige for området der udfører ledelsestilsynet.

Ledelsestilsynet skal dokumenteres og afrapporteres opad i organisationen. Det er Centerchefens ansvar at udpege de budgetansvarlige på de forskellige områder.

Den budgetansvarlige har pligt til at viderebringe væsentlige oplysninger om forventede afvigelser fra årsbudgettet m.v. som minimum til nærmeste chef og økonomikonsulenten.

Som supplement til ledelsestilsynet kan den interne kontrolgruppe indgå i kontrol af særlige områder der efter særlig aftale kan indgå i ledelsestilsynet på det pågældende fagområde.

Ledelsestilsynet er et administrativt redskab, og der afrapporteres ikke til den politiske organisation som en direkte forlængelse af ledelsestilsynet.

Ledelsestilsynet foretages efter udgangen af hver måned.


3. Udførsel

Udførelsen af ledelsestilsynet sker via kommunens økonomisystem. I kommunens økonomisystem er der oprettet ledelsestilsynsrapporter. Rapporterne indeholder oplysninger om budget og forbrug. Opsætningen i økonomisystemet skal sikre, at der føres tilsyn med ikke anviste ledelsestilsynsrapporter. Center for Koncernstyring og IT er ansvarlig for at følge op på de ikke anvist ledelsestilsynsrapporter.

Den ansvarlige for ledelsestilsynet skal sammen med oplysningerne i rapporterne indrage sin egen viden om kendte økonomiske disponeringer, som ikke er registeret i økonomisystemet. Rapporterne er på et centralt fastlagt detaljeringsniveau. Hvis dette ikke er tilstrækkeligt, er det den enkelte chefs ansvar at gå dybere ned i rapporten.

Der føres ledelsestilsyn med samtlige konti. Center for Koncernstyring og IT sikrer dette via organiseringen af ledelsestilsynet i økonomisystemet.

Der påføres kommentarer til de relevante steder eller poster, hvor det er nødvendigt ift. de nævnte punkter jf. afsnit 1.

Når chefen eller den budgetansvarlige har udført sit ledelsestilsyn, anvises rapporten, således at kommentarer/bemærkninger oversendes i økonomisystemet til Center for Koncernstyring og IT til opsamling af data.

For de områder der ikke udfører ledelsestilsyn på baggrund af økonomisystemet, skal chefen for området udarbejde en beskrivelse af sit ledelsestilsyn. Der kan for enkelte områder været individuelle hensyn ift. hvordan ledelsestilsynet skal udføres. Det er det enkelte Center udarbejder sit eget ledelsestilsyn. Der skal i ledelsestilsynet indgå de nævnte punkter i afsnit 1. Det er den ansvarlige for ledelsestilsynet der sikre dokumentation for den gennemførte kontrol af arbejdsgangene.

Bilag 4: Afskrivningsregler for restancer/ikke anbringelige mellemregningsposter

1. Indledning

I dette afsnit skal afskrivninger forstås som beløb der ikke kan opkræves fra restanten, det kan være opholdsbetaling i daginstitutioner, skolefritidsordninger, dagpleje mv. Ligeledes vil beløb der henstår på mellemregningskonti som følge af uberettigede udbetalte beløb, tilbagekaldte pensioner i forbindelse med død, fejlberegninger i personsager o.lign ligeledes være at betragte som beløb der skal afskrives.

2. Bemyndigelse

Centerchefen i Koncernstyring og IT bemyndiges til at godkende alle afskrivninger.

I forbindelse med fremlæggelse af årsregnskabet for Økonomiudvalget, forelægges en oversigt over foretagne afskrivninger.

3. Generelle bestemmelser for afskrivning

3.1 Insolvent dødsbo
Et krav kan afskrives, når borgeren er død og boet er afsluttet som følger:

● Boet er udlagt til dækning af begravelsesomkostninger.
● Boet er sluttet som intet ejendel.
● Boet er behandlet som gældsfragåelsesbo og sluttet uden fuld dækning.

3.2 Afskrivning af uerholdelige restancer
En restance kan afskrives under forudsætning af:

● at der ikke er udsigt til, at restanten vil kunne betale restancen
● at der forgæves er foretaget udlæg/udpantning
● at kravet er forældet

3.3 Administrativ afskrivning
Der kan administrativt afskrives hvis:

● Der i forbindelse med sagsbehandlingen er fremkommet en difference, som borgeren ikke har haft indflydelse på
● Der i forbindelse med afslutning af en sag fremkommer et uanbringeligt beløb


Bilag 5: Oprettelse og anvendelse af Visa/dankort i Gribskov Kommune

1. Procedure for oprettelse af Visa/dankort

Hvis en virksomhed/Center m.v. i Gribskov kommune ønsker at få oprettet et Visa/dankort til deres kontantkasse, skal man følge denne procedure.

Chefen skal skrive en mail til den ansvarlige for Visa/Dankort i Center for Koncernstyring og IT med navn, privatadresse og fra hvilken virksomhed de kommer fra.

Der skal sendes en kopi af kørekort eller pas samt en kopi af sygesikringskort til den ansvarlige for Visa/Dankort i Center for Koncernstyring og IT.

Kopierne er til brug for banken som skal være dokumention for at det er den rette personer, som får udleveret et dankort.

Banken udsteder en fuldmagt som skal underskrives og efterfølgende returneres til den ansvarlige for Visa/Dankort i Center for Koncernstyring og IT.

Personen bliver så registreret i banken som fuldmagthaver af kontoen. Dankortet + pinkode, bliver herefter sendt til vedkommendes privat adresse.

Dankortet skal opbevares forsvarligt, og må ikke udlånes til andre. Pinkoden må ikke vidergives til anden person end fuldmagts haveren.

Det er fuldmagts haver alene der er ansvarlig for visaDankortet.

2. Hvad må Visadankortet anvendes til

Dankortet må bruges i de situationer, hvor man ikke kan få en elektronisk faktura.
Eks.
- Køb af is til børnene på stranden ved en iskiosk
- Køb af juletræer hos bondemanden


3. Mistet kort

Taber eller mister man sit kort, skal man straks ringe på telefon 33 33 22 49 for at spærre sit kort, og derefter meddele det til den ansvarlige for Visa/Dankort i Center for Koncernstyring og IT.
Hvis personens ansættelsesforhold ophører i virksomheden/Centret m.v. skal fuldmagthaveren sende sit Visadankort til den ansvarlige for Visa/Dankort i Center for Koncernstyring og IT, så bliver dankortet herefter klippet, og samtidig bliver der sendt information til banken, at vedkommendes fuldmagt til xx institution/Center mv. skal ophøre.


Bilag 6: Oprettelse og anvendelse af Swipp/MobilePay i Gribskov Kommune


1. Procedure for oprettelse af Swipp/Mobilepay.

Hvis en virksomhed/Center m.v. i Gribskov kommune ønsker at benytte Swipp/Mobilepay, skal man følge denne procedure.

Chefen skal skrive en mail til den ansvarlige for Swipp/Mobilepay i Center for Koncernstyring og IT med institutionens navn, bank kontonummer, hvor beløbet skal indsættes, telefonnummer og et kaldenavn til telefonen.

Center for Koncernstyring og IT forestår oprettelse af aftalen med de pågældende pengeinstitutter.

Efter oprettelse af aftalen er det virksomheden/Centret, der har ansvaret for at omkontere de indsatte beløb fra bankkontoen til driften.


2. Hvad må Swipp/Mobilepay anvendes til.

Swipp/MobilePay er et supplement til de eksisterende betalingsløsninger. Det skal anvendes til mindre betalinger i områder, hvor det kan medvirke til en reducering af mængden af kontanter.

Bilag 7: Forsikringsforhold

Gribskov Kommunes vedtagne principper vedrørende administration af forsikring og risikopuljen.

• Udgifter der kan henføres direkte til et område bogføres direkte på området, f.eks. skoleområdet.

• Udgifter der ikke kan henføres direkte til et område, f.eks. udgifter til forsikringer, forsikringsmægler, falck-abonnementer, psykologbistand, arbejdsskadestyrelsen, fælles vagtordning m.v. bogføres løbende på en fælleskonto.

• Alle indtægter i forbindelse med forsikringsordningen, f.eks. erstatninger fra forsikringsselskabet, forsikringspræmier der opkræves vedr. de brugerfinansierede områder m.v. bogføres løbende på en fælles konto.

• Indtægter der opkræves vedr. ældreboligerne beregnes ud fra den gennemsnitlige kvadratmeterpris på udgifter der kan henføres til alle kommunens bygninger, idet det er vurderet at den øgede dækning på ældreboligerne jfr. forsikrings- og skadesvejledningen opvejer den mindre risiko der er vedrørende ældreboliger.

• Saldoen på fælleskontiene vedr. udgifter og indtægter fordeles i forhold til årets faktiske øvrige udgifter der er bogført direkte på områderne.

• Fordelingen af udgifter og indtægter sker hvert år efter alle årets udgifter/indtægter er bogført, hvorfor der ikke sker regulering efterfølgende år.

• Det samlede regnskab indarbejdes hvert år som note til kommunens årsberetning.