Dagsordener og referater

Du kan finde dagsordener og referater fra byråd, fagudvalg og råd ved at søge herunder.

Hvis der er to dagsordner/referater på samme udvalg og på samme dato, så er det en tillægsdagsorden/-referat.

Se hvilke fagudvalg der er aktive

§17, Stk. 4. Strategi og Samskabelse i Gribskov 2030

Onsdag den 16-01-2019 kl. 16:00

Tilbage

Indholdsfortegnelse

1. Godkendelse af dagsorden

Sagsnummer: 00.01.00-A00-2588-18


Administrationen indstiller til temaudvalget,



At godkende dagsorden


Sagsfremstilling

Forud for udvalgets møder udsendes en dagsorden med det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der skal optages på dagsorden.


Lovgrundlag

LBK nr. 318 af 28.03.2017 § 20


Beslutning

Tiltrådt

2. Frændekilde - initiativer og samskabelse

Sagsnummer: 00.16.00-G01-2847-18


Resume

Frændekildegård er omdrejningspunkt for en række tiltag og aktiviteter i og omkring Ørby. Med dette punkt får udvalget en rundvisning på stedet samt dialog med ejer og iværksætter Kim Wolff om stedet og mulighederne for fremtidig samskabelse.


Sagsfremstilling

Gården Frændekilde er en del af Ørbys lange landbrugshistorie. Den 595 kvm store lade og høloft er bygget om og er nu omdrejningspunktet for en række aktiviteter. Her skal der være " Højlunds forsamlingshus", fællesspisninger, arbejdende værksteder, økologisk landbrugsproduktion, gårdbutik, kontorfællesskaber og meget andet. Ude findes 13 hektar økolandbrugsjord, jagt og skov. Laden er bevaret i sin oprindelige ydre form, og det er disse fysiske rammer, der ved en nænsom indre transformation er omdannet til et levende, fleksibelt rum, der giver nyt liv til lokalsamfundet I Ørby.

 

Ejer og iværksætter Kim Wolff fortæller på mødet om sine visioner for stedet og de muligheder for samskabelse, som han ser. Kim Wolff arbejder ud fra et værdigrundlag, der bygger på samfundssind og socialt engagement. Han lægger vægt på, at der skabes nye synergier ud af at bringe forskellige mennesker og aktiviteter sammen.

 


Administrationen indstiller til temaudvalget,

At tage orienteringen til efterretning


Beslutning

Taget til efterretning

3. Opsamling på udvælgelsen af samskabelsescases i fagudvalgene

Sagsnummer: 00.16.00-G01-2847-18


Resume

Med denne sag får udvalget et overblik over de samskabelsescases, som fagudvalgene har valgt. Byrådet besluttede den 12. november 2018, at alle fagudvalg skal arbejde med en samskabelsescase i løbet af 2018 og 2019. De enkelte fagudvalg har udvalgt 1 eller 2 cases, som på forskellig vis gør brug af samskabelse.

 


Sagsfremstilling

Udvalgte cases

 

Alle fagudvalg har i november eller januar haft en sag på, hvor de har valgt en eller flere samskabelsescases. Kriterierne var blandt andet, at casen skal være i gang eller sættes i gang i løbet af 2019, og at der skal indgå samskabelse som en del af casen, hvis ikke hele casen gennemføres som samskabelse.

 

Tre udvalg valgte case i november. Disse cases er beskrevet nedenfor. Fire udvalg har først sagen på den 15. januar. De cases, der vælges der, medbringes i et opdateret skema på mødet.

 

Udvalg

Samskabelsescase

Type af samskabelse

 (Afhænger af hvordan samskabelsen tilrettelægges i praksis )

Beskæftigelse, Industri og Ungeuddannelse (BIU)

  • Unges overgang til anden uddannelse efter folkeskolen – særligt med fokus på dem, som ikke kommer videre efter folkeskolen (16 %)

 

 Ligeværdig

Børn og Familie (BF)

  • Ny Børn og Unge-politik
  • Samskabelse med forældrebestyrelser. Forældrebestyrelserne byder ind med ønsker til case

 

Styret?

Faciliterende

Kultur, Erhverv og Oplevelsesøkonomi (KEO)

  • Nyt Erhvervsforum - forum for udvikling og vækst
  • Samskabelsescase sammen med Kulturrådet. Kulturrådet vælger, hvad der skal samskabes om

Ansvarliggørende

 

Faciliterende

Udvikling, By og Land (UBL)

 

Møde 15. januar

 

Miljø, Klima og Kyst (MKK)

 

Møde 15. januar

 

Ældre, Social og Sundhed (ÆSS)

 

Møde 15. januar

 

Forebyggelse og Idræt (FI)

 

Møde 15. januar

 

 

 

  

Derudover anbefaler administrationen, at følgende tværgående indsatser følges, idet de også indeholder samskabende elementer:

 

  • Dialogmøder med lokalsamfundene
  • Planstrategien. Det er endnu uvist i hvilke omfang, der kan og vil indgå samskabelse. Men hvis der bliver elementer af samskabelse heri, er det oplagt for udvalget at følge det
  • Vision for Gribskov. Såfremt der igangsættes et arbejde med en samlet vision for Gribskov Kommune, vil det være oplagt at inddrage samskabende elementer i dette arbejde.

 

Udvalget kan følge og indhente viden og erfaring fra de tværgående indsatser på samme måde som casene fra fagudvalgene følges.

.

Administrationen præsenterer en opdateret oversigt over de udvalgte cases og tværgående indsatser på mødet.

 

 


Administrationen indstiller til temaudvalget,

At tage orienteringen til efterretning


Beslutning

Taget til efterretning

Skema med opdateret oversigt over fagudvalgenes valg af samskabelsescase blev udleveret på mødet og er vedlagt referatet som bilag.

 

 

Bilag

4. Ønsker og forventninger til SSGs vidensopsamlingsforløb med samskabelsescases i fagudvalgene

Sagsnummer: 00.16.00-G01-2847-18


Resume

Byrådet besluttede den 12. november 2018, at alle fagudvalg skal arbejde med en samskabelsescase i løbet af 2018 og 2019. Hvert fagudvalg har udvalgt 1 eller 2 cases, som på forskellig vis gør brug af samskabelse. Udvalget skal med denne sag tage stilling til rammen og processen for at følge de udvalgte samskabelsescases samt enkelte tværgående samskabelsestiltag. Formålet er at sikre en god vidensopbygning til arbejdet med at indkredse en Gribskov-tilgang til samskabelse.


Administrationen indstiller til temaudvalget,

At give input til hvordan udvalget vil følge arbejdet med samskabelsescases


Sagsfremstilling

Temaudvalget for Strategi og Samskabelse Gribskov 2030 (SSG) skal med denne sag drøfte rammen og processen med henblik på at beslutte den overordnede retning og form for forløbet, så administrationen kan færdiggøre et procesforløb, der sikrer en god vidensopbygning til arbejdet med at definere en Gribskov tilgang til samskabelse.

 

Formål

Det primære formål med at opsamle viden og erfaringer på tværs af de samskabende cases og aktiviteter er at indsamle et godt praksisbaseret grundlag til inspiration i arbejdet med at formulere en Gribskov tilgang til samskabelse. SSG kan med fordel overveje, om der skal vægtes en række sekundære formål i forløbet, idet de kan være af god værdi for organisationen og samtidig lægger sig tæt op af SSGs opgave med at skabe fælles forståelse og understøtte den ønskede udvikling.

 

De sekundære formål kan f.eks. handle om:

  • at sætte de forskellige erfaringer og metoder i spil på tværs i organisationen, så de aktører, der arbejder med samskabelse i Gribskov, inspireres, danner kontakter og vidensdeler
  • at styrke det fælles sprog om samskabelse
  • at give arbejdet med samskabelse i Gribskov et ekstra boost f.eks. i form af øget opmærksomhed/ kommunikation, mulighed for sparring og fælles platform med viden og metoder.

 

Tid og ramme

Selve vidensopsamlingsforløbet strækker sig fra januar 2019 til primo oktober 2019. Den sidste del af året bruges til at kondensere de samlede input til vigtige pointer, opmærksomheder, principper mv. samt til at udarbejde det færdige bud på en fælles Gribskov-tilgang til samskabelse og godkendelse i ØU og BY. Denne tidsplan forudsætter et ekstraordinært møde/workshop i SSG i uge 43, hvor der arbejdes med at formulere et bud på Gribskov-tilgangen til samskabelse, så det endelige bud på kan godkendes på SSG mødet den 5. november 2019 og dermed blive behandlet i ØU den 3. december og BY den 10. december 2019.

 

SSGs arbejde med at følge og opsamle viden fra de udvalgte cases og aktiviteter kan gribes an på mange måder. Der vil være fordele og ulemper ved at vælge forskellige tilgange, og SSG medlemmerne kan evt. indgå på forskellig vis i processen. Administrationen foreslår derfor, at SSG drøfter og afstemmer forventninger til:

 

  • Formål
  • Tid og ramme
  • Rollefordeling
  • Arbejdsformen
  • Kommunikation og viden

 

Administrationen vil på mødet gennemgå de ovenstående punkter og give en række forskellige forslag til inspiration og grundlag for SSGs drøftelse og forventningsafstemning.

 

 

 

 


Beslutning

Udvalget gav følgende input:

  • Formål: Indsamle et godt praksisbaseret grundlag for at formulere Gribskov forståelsen af samskabelse, bringe de forskellige erfaringer og metoder i spil samt få erfaring med de forskellige roller man kan indtage i en samskabelsesproces.
  • Tidsramme: Udvalget ønsker så vidt muligt at bruge de eksisterende møder til at følge de udvalgte cases.
  • Rollefordeling: Udvalget stiller sig til rådighed  hvis nogle ønsker at trække på deres viden og bakker op om samskabelsescasene i de udvalg de sidder i. Administrationen følger casene og er til rådighed for sparring. Repræsentanter for de forskellige samskabelsescases inviteres ind på udvalget møder til videndeling.
  • Arbejdsform: Administrationen tilrettelægger arbejdsformen og processen
  • Kommunikation og formidling drøftes på mødet 29. januar.

5. Første udgave af film om samskabelse

Sagsnummer: 00.01.00-G01-2848-18


Resume

Udvalget besluttede på mødet den 12. november 2018, at lave en metafortælling om samskabelse i form af en animeret film. Efterfølgende er der lavet manuskrift på baggrund af udvalgets input samt møder med praktikere. På mødet den 16. januar 2019 vises den første version af filmen,


Administrationen indstiller til temaudvalget,

At drøfte første version af filmen og give input til eventuelle justeringer


Sagsfremstilling

Metafortællingen skal formidle, at vi med samskabelse bygger videre på en lang tradition, hvor borgerne har bidraget til at skabe og vedligeholde lokalsamfund og velfærd samt motivere til mere samskabelse.

 

Filmen skal være kort og klar med få centrale budskaber om samskabelse. I første omgang målrettes filmen borgere, der er engagerede i kommunens udvikling eller samfundsspørgsmål generelt samt medarbejdere og politikere, Senere kan filmen deles op og suppleres af cases målrettet betemte målgrupper eller temaer.

 


Beslutning

Udvalget tilkendegav tilfredshed med filmens budskaber, fortælling og tegnerens stil og streg. Der kan eventuelt justeres i starten omkring brugen af ordet "Kommune" og der skal arbejdes videre med speaket.

6. Gæster Samskabelse - hvad lykkedes idrætsforeningerne med

Sagsnummer: 00.16.00-G01-2847-18


Resume

Udvalget har ønsket at få et mere nuanceret indblik i, hvordan idrætsforeningerne lykkes med at få medlemmerne til at engagere sig - fra at være idrætsudøvere til også at være frivillige. Desuden ønsker udvalget indblik i, hvordan idrætsforeningerne lykkes med at fastholde de unge i foreningerne og skabe liv i lokalsamfundene. Derfor er formand i Vejby Idrætsforening og lokal ildsjæl, Niels Jørgen Larsen samt formanden i Gilleleje Bokseklub, Thomas Hagen Møllenberg inviteret med til mødet. Begge formænd er blevet opfordret til at invitere et af foreningens engagerede medlemmer med til mødet.


Sagsfremstilling

Gæsterne vil på mødet fortælle om deres erfaringer med at arbejde samskabende i foreningsregi. Desuden vil der være en åben dialog med udvalget omkring Gribskovs tilgang til samskabelse.


Administrationen indstiller til temaudvalget,

At tage orienteringen til efterretning


Beslutning

Taget til efterretning

7. Meddelelser

Sagsnummer: 00.01.00-A00-2588-18


Resume

Hvis der er meddelelser, kan de nævnes under dette punkt.


Administrationen indstiller til temaudvalget,

At tage orienteringen til efterretning.


Beslutning

Taget til efterretning.

Mødet startede kl 16.00

Mødet sluttede kl 19.15

Tilbage

 

Video og spørgetid på byrådsmøder

 

Hvornår kan jeg se dagsordenen for møderne?

Dagsordener til alle møder lægges på hjemmesiden senest 4 hverdage før mødeafholdelse. 
Protokoller lægges på om aftenen dagen efter mødet.

Hvor finder jeg tidligere møder?

Protokoller for møder 2013-2017

Protokoller for møder før 2013 kan fås ved henvendelse til Gribskov Arkiv.

Se kommende møder i de politiske udvalg i mødekalenderen