Dagsordener og referater

Du kan finde dagsordener og referater fra byråd, fagudvalg og råd ved at søge herunder.

Hvis der er to dagsordner/referater på samme udvalg og på samme dato, så er det en en tillægsdagsorden/-referat.

25. april 2019 - Vi har konstateret at lukkede punkter på dagsordnerne ikke viser tilstrækkelig information om hvad punktet handler om. Vi arbejder på at rette fejlen.

Se hvilke fagudvalg der er aktive

Økonomiudvalget

Tirsdag den 12-03-2019 kl. 17:00

Tilbage

Indholdsfortegnelse

46. Godkendelse af dagsorden

Sagsnummer: 00.22.04-G01-1-18


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget
  1. at godkende dagsorden

Sagsfremstilling

Forud for udvalgets møder udsendes en dagsorden med det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der skal optages på dagsorden.


Lovgrundlag

LBK nr 47 15.01.2019 (Kommunestyrelsesloven) § 8


Beslutning

Behandling af dagsordenspunkt om udvalgsstruktur udsat til næste økonomiudvalgsmøde for at sikre tid til at arbejde med sagen i politisk regi.

Godkendt at behandle tillægsdagsorden.

 

Herefter dagsorden godkendt.

47. Projektet "Gribskov - et attraktivt samfund"

Sagsnummer: 24.10.00-A00-3281-18


Resume

Udvalget Kultur, Erhverv og Oplevelsesøkonomi har prioriteret at gennemføre et udviklingsforløb og udarbejde en samlet vision for hele Gribskov Kommune med fokus på temaer erhverv, turisme, bosætning og branding. Efter de indledende drøftelser på byrådsseminar i februar besluttede udvalget at samle indsatsen i projektet ”Gribskov – et attraktivt samfund”, og forankre projektet under Byrådet.

 

Økonomiudvalget behandler nu sagen for at anbefale Byrådet en økonomisk ramme for projektet.


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet
  1. at bemyndige administrationen til at tilrettelægge arbejdet med visionsforløbet "Gribskov - et attaktivt samfund" indenfor en økonomisk ramme på op til 1.500.000 kr.

 


Historik

Kultur, Erhverv og Oplevelsesøkonomi, 26. februar 2019, pkt. 18

1. Tiltrådt at projektet 'Gribskov - et attraktivt samfund' forankres under Byrådet som styregruppe

 

Fraværende Kim Valentin og Jørgen Simonsen.

 
Økonomiudvalget, 5. marts 2019, pkt. 37:

Udsat med henblik på, at administrationen bearbejder sagen i lyset af nye oplysninger, Økonomiudvalget behandler sagen den 12. marts 2019.

 

Økonomiudvalget, 12. marts 2019, pkt. 47:

Anbefalingen fra Økonomiudvalget forelægges for Byrådet på mødet.

 


Sagsfremstilling

Baggrund

Budgetaftalen 2019-2022 lagde fundamentet for arbejde med at udvikle fremtidens Gribskov. Opgaven for administrationen blev at tilrettelægge et forløb, hvor Byrådet i samspil med borgerne kan udvikle en fælles vision, som bliver afgørende for de konkrete pritoriteringer i en økonomisk udfordret kommune.

 

Formål

Som følge heraf har kommunen arbejdet videre med, hvordan et sådan udviklingsforløb kan formes, så projekt omfatter udarbejdelsen af en samlet vision for hele Gribskov Kommune med fokus på de foreløbige temaer erhverv, turisme, bosætning og branding. Temaerne afspejler, hvad Byrådet er optaget af.

 

Formålet med forløbet er derfor at definere en vision for Gribskov Kommune, som kan samle kommunens borgere, erhverv, organisationer og institutioner samt den kommunale organisation i et samspil, hvor de i fællesskab udvikler kommunen og dermed gør Gribskov Kommune mere attraktivt at bo, arbejde i og besøge.

 

På den ene side handler det om at forenkle nuværende kommunale strategier, analysere udviklingsmuligheder- og udfordringer, så projektet kan medvirke til at skabe et bedre grundlag for at prioritere opgaver.

 

På den anden side skal projektet medvirke til at skabe en positiv ramme for kommunens mange ildsjæle, og skabe dynamik og aktiviteter, som fortsat skal sikre og udvikle Gribskov Kommune som et attraktivt sted at besøge, bo og arbejde i.

 

Proces

Administrationen foreslår at tilrettelægge projektet i tre faser:

  • Fase 1 - 1. halvår 2019 - visionen formuleres
  • Fase 2 - 3. kvartal 2019 - visionen formidles og udviklingsforløb igangsættes
  • Fase 3 - 4. kvartal 2019 og 2021 - udviklingsforløb forankres, visionen genbesøges og projektet videreudvikles

 

Organisering

Byrådet skal være styregruppe for projektet.

 

De to udvalg, fagudvalget Kultur, Erhverv og Oplevelsesøkonomi og Temaudvalget Strategi og Samskabelse Gribskov 2030 indtager en rolle i projektet, som arbejdsgrupper forud for Byrådets løbende beslutninger i projektforløbet.

  

Derudover nedsættes en projektorganisering med en projektgruppe med politiske repræsentanter fra ovennævnte udvalg samt eksterne deltagere. Den konkrete sammensætning er under udarbejdelse.

 

Økonomisk ramme

Administrationen beder om en budgetramme på 1,5 mio. kr. som administrationen bemyndiges til at disponere nærmere. Budgetrammen skal primært dække udgifter til ekstern konsulentunderstøttelse.


Økonomi

I budgetaftalen 2019-2022 afsatte Byrådet 2.200.000 kr. i 2019 og 1.500.000 kr. i 2020 og frem til Gribskov Kommunes erhvervsindsats. Disse midler blev forankret som en del af budgetrammen for Kultur, Erhverv og Oplevelsesøkonomi. Projektet skal finansieres inden for denne ramme. 

 


Beslutning
  1. Anbefalet.

48. Udvalgsstruktur - status på evalueringsarbejde

Sagsnummer: 00.22.02-G01-2-19


Resume

I forbindelse med ændringen af styrelsesvedtægten besluttede Byrådet, at udvalgsstrukturen skulle evalueres efter 2018. Administrationen har derfor samlet erfaringer og gennemført første evalueringstiltag vedrørende den aktuelle udvalgsstruktur.  Økonomiudvalget og Byrådet får med denne sag en orientering om, hvad vi fandt frem til. Økonomiudvalget bedes tage stilling til, om og hvordan administrationen skal arbejde videre med emnet. 


Administrationen indstiller

til Økonomiudvalget

  1. at beslutte, at administrationen arbejder videre med sagen som beskrevet i denne sagsfremstilling

 

til Byrådet

  1. at tage orienteringen til efterretning

Historik

Økonomiudvalget, 5. marts 2019, pkt. 27:

1.  Behandling udsat til ekstraordinært økonomiudvalgsmøde tirsdag, den 12. marts 2019.

 

Fravær og stedfortræder: Kim Valentin (V) er fraværende. Natasha Stenbo Enetoft (V) deltog som stedfortræder for Kim Valentin.

Fravær og stedfortræder: Morten Ulrik Jørgensen (G) er fraværende. Pernille Søndergaard (G) deltog som stedfortræder for Morten Ulrik Jørgensen.


Sagsfremstilling

Hvad siger loven?

Loven siger: Til varetagelse af den umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender nedsættes et økonomiudvalg samt et eller flere stående udvalg, hvis sammensætning og myndighedsområde fastsættes i styrelsesvedtægten. (...) I øvrigt kan kommunalbestyrelsen nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget eller de stående udvalg.

 

 

Hvad betyder det?

Det betyder, at Byrådet selv bestemmer, hvordan kommunens udvalgsstruktur skal se ud. Der er få bindinger. Byrådet er forpligtet til at nedsætte et økonomiudvalg og mindst ét stående udvalg samt overholde bindinger i lov om ansvar og styring for aktiv beskæftigelsesindsats. 

 

 

Foreløbige evalueringsresultater 

Administrationen har gennemført første evalueringstiltag i december og januar måned. Fokus var, hvordan byrådsmedlemmer og administrationen oplever betydningen af den aktuelle udvalgsstruktur for beslutningsprocesser og arbejdsdeling mellem udvalgene. De foreløbige resultater viser to ting:

 

  1. Der er ikke entydighed i byrådsmedlemmernes oplevelser. Der er for lidt overensstemmelse mellem tilbagemeldinger fra byrådsmedlemmerne til at argumentere for en ændring i udvalgsstrukturen på nuværende tidspunkt.
  2. Administrationen oplever, at der er en række opgaver, hvor krav til opgaveløsning er ændret som følge af ændringer i arbejdsdelingen mellem udvalgene. Disse ændringer har betydning for administrationens tilrettelæggelse af beslutningsprocesser.  

 

 

Kompleksitet i sagsbehandling

Input indhentet fra administrationen viser, at administrationen oplever, at der er en række opgaver, hvor krav til opgaveløsningen er ændret som følge af ændringer i arbejdsdelingen mellem udvalgene. Enten fordi to udvalg er fælles om beslutningskompetencen eller fordi opgaven er delt mellem to udvalg. Det handler om følgende emner:

 

  1. Aktivitets og lokaletilskud. Sager om aktivitets og lokaletilskud behandles af to udvalg; Kultur, Erhverv og Oplevelsesøkonomi (KEO) og Forebyggelse og Idræt (FI).
  2. Natur. Natursager er delt op mellem to udvalg. Naturpleje hører under Miljø, Klima og Kyst (MKK), og myndighedsdelen hører under Udvikling, By og Land (UBL).
  3. Plansager (lokalplaner, tillæg til kommuneplan, kommuneplan mv.) behandles af to udvalg. MKK beslutter, om der skal miljøscreenes/vurderes. UBL indstiller planer til godkendelse i Byrådet.
  4. Events. Sager om events (for eksempel sager om Musik i Lejet) behandles af to udvalg; KEO og UBL.
  5. Affald er delt op. Skattefinansieret affald hører under UBL. Forbrugerfinansieret affald hører under MKK.
  6. Stier. Stiplan hører under UBL. KEO har interesse i stiplanen og stisager i forhold til udvalgets arbejde med oplevelsesøkonomi (særlig i forhold til turisme). Børn og Familie har interesse i stiplanen og stisager i forhold til børn og unges muligheder for at komme rundt i kommunen.
  7. Nationalparken. Arbejde med Nationalparken hører både under KEO og UBL, og eventuelt, afhængigt af sagens karakter også under MKK.
  8. Erhverv og industri. Forskellen mellem "erhverv" og "industri" er svær at fortolke. Sondringen mellem de to begreber har betydning for to udvalg: Beskæftigelse, Industri og Ungeuddannelse (BIU) og KEO.
  9. Erhverv og beskæftigelse. Erhverv hører under KEO. BIU har interesse i de erhvervssager, som har betydning for beskæftigelsesindsatsen.
  10. Sundhedsprofil. Sundhedsprofil er et eksempel på en sag, hvor der kan komme nogle snitflader mellem forskellige fagudvalg (for eksempel Ældre, Social og Sundhed (ÆSS), FI, Børn og Familie (BF), KEO. Det afhænger af, hvordan de enkelte udvalg beslutter at arbejde med sundhedsprofilen,

 

Administrationen oplever, at beslutningsprocesser er blevet mere komplekse i de ovennævnte sager og ansvaret er ikke entydigt placeret.

 

 

Begrænsninger i forhold til mødemodellen

Byrådet arbejder med at udvikle en ny mødemodel. Ambitionen er på sigt at samle møderne på en bestemt ugedag og at skabe et bedre flow i beslutningsprocesserne ved, at udvalgene kan holde to eller tre møder mellem hvert byrådsmøde.

 

I forbindelse med vedtagelsen af mødeplanen for 2019 oplevede Byrådet, at der var grænser for udviklingen af mødemodellen inden for rammerne af den nuværende udvalgsstruktur.

 

Byrådet arbejder med tirsdag som den ugentlige mødedag, hvor der afholdes ordinære møder i stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet. Men antal af stående udvalg og antal af byrådsmedlemmer, der arbejder i flere udvalg, betyder:

  • at udvalgene kun holder ét ordinært møde mellem hvert byrådsmøde
  • at flere andre møder (andre end ordinære udvalgsmøder) må afholdes på andre ugedage

 

Ambitionen om at samle møderne på en bestemt ugedag og at skabe et bedre flow i beslutningsprocesserne kan ikke realiseres fuldt ud inden for rammerne af den aktuelle udvalgsstruktur.

 

 

Begrænsninger i forhold til § 17, stk. 4 udvalg

Byrådet arbejder med at udvikle forskellige arbejdsformer. Fokus er at styrke dialog og inddragelse samt afprøve forskellige former for vidensopbygning. Der er gode erfaringer med at bruge § 17, stk. 4 udvalg til at udføre forberedende eller rådgivende funktioner for Byrådet, Økonomiudvalget eller de stående udvalg; men jo flere ressourcer der er bundet i de stående udvalg, jo færre ressourcer er der til at arbejde med i § 17, stk. 4 udvalg.

 

 

Opsamling og næste skridt i processen

Der er for lidt overensstemmelse mellem tilbagemeldinger fra byrådsmedlemmerne til at argumentere på nuværende tidspunkt for en endelig beslutning om at ændre eller bevare den aktuelle udvalgsstruktur. Derfor foreslår administrationen, at administrationen i den kommende tid vil samarbejde med udvalgene om at afklare:

 

  • hvornår (i forhold til hvilke sager) udvalgsstrukturen opleves som hjælp til at sikre gode beslutningsprocesser
  • hvornår (i forhold til hvilke sager) udvalgsstrukturen giver en hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem udvalgene
  • hvis arbejdsdelingen mellem udvalgene opleves som uhensigtsmæssig, hvordan det bedst kan håndteres
  • hvordan arbejdsdeling mellem udvalgene og administrationen (beskrevet i delegationsplanen) fungerer i praksis, og om der er brug for at justere delegationsplanen

 

Formålet er at opbygge en viden, som Byrådet kan arbejde med i forbindelse med byrådsseminaret i august, og i kølvandet på visionsarbejde, med henblik på en eventuel beslutning om ændringer af styrelsesvedtægten. 

 


Lovgrundlag

LBK nr 47 af 15.01.2019 (Kommunestyrelsesloven) § 2, stk. 2 og § 17 stk. 1 og stk. 4


Økonomi

Realisering af forslag beskrevet i afsnittet "Opsamling og næste skridt i processen" indebærer ressourcetræk i Center for Strategi og HR. Finansiering inden for centerets samlede budget.

 


Beslutning

Behandling udsat (jævnfør beslutning på punkt 46 "Godkendelse af dagsorden).

49. Meddelelser

Sagsnummer: 00.22.04-G01-3-18


Sagsfremstilling

Hvis der er mødemeddelelser eller anden form for orientering bliver det behandlet under dette punkt.


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget:
  1. at tage orienteringen til efterretning

Beslutning

Mødet begyndte klokken 17.08. Mødet sluttede klokken 17.24.

 

Orienteringen taget til efterretning.

Tilbage

 

Video og spørgetid på byrådsmøder

 

Hvornår kan jeg se dagsordenen for møderne?

Dagsordener til alle møder lægges på hjemmesiden senest 4 hverdage før mødeafholdelse. 
Protokoller lægges på om aftenen dagen efter mødet.

Hvor finder jeg tidligere møder?

Protokoller for møder 2013-2017

Protokoller for møder før 2013 kan fås ved henvendelse til Gribskov Arkiv.

Se kommende møder i de politiske udvalg i mødekalenderen