Dagsordener og referater

Du kan finde dagsordener og referater fra byråd, fagudvalg og råd ved at søge herunder.

Hvis der er to dagsordner/referater på samme udvalg og på samme dato, så er det en en tillægsdagsorden/-referat.

25. april 2019 - Vi har konstateret at lukkede punkter på dagsordnerne ikke viser tilstrækkelig information om hvad punktet handler om. Vi arbejder på at rette fejlen.

Se hvilke fagudvalg der er aktive

Økonomiudvalget

Tirsdag den 02-04-2019 kl. 14:00

Tilbage

Indholdsfortegnelse

76. Ændring af styrelsesvedtægt

Sagsnummer: 00.22.04-A30-1-19


Resume

Sagen handler om vedtagelsen af styrelsesvedtægt for Byrådet i Gribskov Kommune. Dette er 1. behandling af sagen.


Borgmester indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet
  1. at videresende forslag til styrelsesvedtægt til 2. behandling i Byrådet

Sagsfremstilling

Baggrund

De nærmere regler om en kommunes styrelse, herunder antal af stående udvalg, antal af udvalgsmedlemmer, udvalgenes opgaveportefølje og størrelsen af vederlag, skal fastsættes i en styrelsesvedtægt. Dette følger af lov om kommunernes styrelse § 2, stk. 2.

 

Vedtagelse af en ny styrelsesvedtægt kræver to behandlinger i Byrådet med mindst seks dages mellemrum og vedtages ved et simpelt flertal, jævnfør styrelseslovens § 11, stk. 3.

 

I forbindelse med de aktuelle politiske overvejelser om behovet for at justere i den eksisterende struktur for de stående udvalg er der udarbejdet et forslag til en ny styrelsesvedtægt for Byrådet i Gribskov Kommune. Ændringene består i udvalgenes opgaveportefølje, antallet af udvalg, antallet af medlemmer i udvalgene samt vederlag.

 

Sådanne ændringer i de stående udvalg forudsætter, at der vedtages en ny styrelsesvedtægt ved simpelt flertal i Byrådet.

 

Med det afsæt er der udarbejdet et forslag til en ny styrelsesvedtægt, som er vedhæftet som bilag til denne sagsfremstilling.

 

Ny styrelsesvedtægt

Forslag (udkast) til styrelsesvedtægt for perioden 2019-2021 er vedhæftet denne sag som bilag 1. Som bilag 2 er vedhæftet styrelsesvedtægt af 3. april 2018, hvor ændringerne fremgår. De væsentligste ændringer i forhold til styrelsesvedtægten vedtaget den 3. april 2018 (jævnfør bilag 2) omfatter følgende:

 

  • ændringer i de stående udvalg, herunder deres opgaveportefølje
  • antal medlemmer
  • vederlag

 

Derudover foreslås det at opdatere styrelsesvedtægten for så vidt angår:

  • indkaldelse af stedfortræder
  • borgerrådgiverfunktion

 

Vederlag

Vederlag til udvalgsformænd og næstformænd er ændret jævnfør kapitel VI i styrelsesvedtægten.

 

Vederlag til formanden for udvalget Beskæftigelses- og Ungeudvalget fastsættes til 18% af vederlaget til borgmesteren.

 

Vederlag til formanden for udvalget Børn, Idræt og Familieudvalget fastsættes til 18 % af vederlaget til borgmesteren.

 

Vederlag til formanden for udvalget Kultur, Erhverv og Oplevelsesøkonomi fastsættes til 18% af vederlaget til borgmesteren.

 

Vederlag til formanden for udvalget Udvikling, By og Land fastsættes til 22% af vederlaget til borgmesteren.

 

Vederlag til formanden for udvalget Ældre, Social og Sundhed fastsættes til 22% af vederlaget til borgmesteren.

 

Vederlag til næstformand er i alle de stående udvalg og Økonomiudvalget fastsættes til 5 % af vederlaget til borgmesteren.

 

Vederlag til formanden for Børn- og Ungeudvalget fastsættes til 6 % af vederlaget til borgmesteren.

 

Udover de vederlag, som skal indgå i styrelsesvedtægten, og som behandles i denne sag, skal Byrådet beslutte, at

 

  • udvalgsvederlag for medlemmer af Økonomiudvalget, de stående udvalg, Børn- og Ungeudvalget samt vederlag til byrådsmedlemmer i § 17, stk. 4-udvalg, fastsættes til 2.800 kr. pr.måned.
  • formanden for § 17, stk. 4-udvalget får 14 % af vederlaget til borgmesteren 

 

Indkaldelse af stedfortræder

Kommunestyrelsesloven definerer, hvornår der kan indkaldes stedfortræder til byråds- og udvalgsmøder. Det sker efter §§ 14, 15 og § 28 i kommunestyrelsesloven. Der er er en række betingelser, som skal være opfyldt for at en stedfortræder kan indkaldes og indtræde. Betingelserne omfatter blandt andet fraværsårsag og fraværslængde. Reglerne er begrundet på den ene side i et ønske om, at væsentlige beslutninger ikke påvirkes vilkårligt af et medlems fravær, mens på den anden side er der et ønske om at sikre en kontinuitet i udvalgs- og byrådsarbejde.

 

Byrådet kan dog træffe en beslutning om, at indkaldelse af stedfortræder til byråds- og udvalgsmøder finder sted, selv om hindringen forventes at være kortere end 1 måned.

 

Byrådet i Gribskov Kommune besluttede, at indkaldelsen af stedfortræder finder sted uanset hvor lang eller hvor kort hindringen forventes at være. Beslutningen blev truffet 3. april 2017 i forbindelse med en ændring af styrelsesvedtægt. Beslutningen betyder, at indkaldelsen af stedfortræderen sker uanset fraværslængden. Jævnfør den gældende styrelsesvedtægt kapitel VII.

 

Der er gået to år siden beslutningen blev truffet, og den tid har alt andet lige givet Byrådet et erfaringsgrundlag til at vurdere beslutningen på.

 

Hvis stedfortræderindkaldelsen igen skal administreres alene efter kommunestyrelsesloven, skal kapitel VII "Indkaldelse af stedfortræder" udgå af styrelsesvedtægt.

 

Kapitel om borgerrådgiverfunktion udgår

I forbindelse med vedtagelsen af budgettet 2019-2022, den 8. oktober 2018, blev det besluttet ikke at afsætte budget til finansieringen af borgerrådgiverstillingen fremadrettet. Derfor skal kapitel VIII ”Borgerrådgiverfunktion” udgå af styrelsesvedtægt.

 

Behandlingsforløb

Økonomiudvalget behandler sagen, herefter behandler Byrådet sagen på et ordinært møde den 9. april 2019 (1, behandling). 2. behandling af styrelsesvedtægten er planlagt til at finde sted den 23. april 2019 på et ekstraordinært byrådsmøde. Sagen er af hastende karakter, idet udvalgene først vil kunne fungere efter den nye udvalgsstruktur, når der har været omkostituering, hvilket forudsætter at ændringerne i styrelsesvedtægten er vedtaget.

 


Lovgrundlag

LBK nr 47 af den 15.01.2019 § 2 stk. 2, § 11 stk. 3, §§ 14, 15 og § 28

Lovbekendtgørelse nr. 1769 af 27.12.2018 om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelsen af kommunale hverv (vederlagsbekendtgørelsen) §§ 7 og 12


Økonomi

Ændringerne i vederlagene har ikke betydning for økonomien, idet de er inden for rammen på de 305% af vederlaget til borgmesteren.


Beslutning
  1. Anbefalet.

 

Besluttet at præcisere teksten for så vidt angår "udvalgsvederlag for medlemmer af Økonomiudvalget, de stående udvalg, Børn- og Ungeudvalget samt vederlag til byrådsmedlemmer i § 17, stk. 4-udvalg, fastsættes til 2.800 kr." så det er tydeligt, at der er tale om 2.800 kr. pr. måned. Præciseringen skal indarbejdes i sagsfremstilling inden protokollen fra Økonomiudvalgets møde udsendes.

 

Fravær og stedfortræder: Jonna Præst (O) fraværende. Brian Lyck Jørgensen (O) deltog som stedfortræder for Jonna Præst.

Bilag

77. Nedlæggelse af offentligt vejareal på p-plads ved VP-arkaden i Helsinge

Sagsnummer: 05.01.22-A26-1-19


Resume

Økonomiudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Byrådet om at nedlægge del af offentligt vejareal ifm.implementering af Lokalplan 512.19 for dagligvarebutik og blandede byfunktioner i Helsinge bymidte.


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
  1. at træffe foreløbig beslutning om nedlæggelse af offentlig vej, som led i byudvikling af Helsinge bymidte og implementering af Lokalplan 512.19.
  2. at endelig beslutning om nedlæggelse sker af administrationen, hvis ikke der indkommer høringssvar i høringsperioden.
  3. at endelig beslutning om nedlæggelse sker af Udvikling, By og Land, hvis der indkommer høringssvar i høringsperioden.

Sagsfremstilling

Denne dagsorden forelægges Økonomiudvalget og Byrådet som led i implementering af Lokalplan 512.19 for dagligvarebutik og blandede byfunktioner i Helsinge bymidte.

Ved implementering af Lokalplan 512.19 foretages der mageskifte med omdannelse af et bebygget areal (tidligere dagligvarebutik) til nyt byrum/parkeringareal og et parkeringsareal hvor der bliver mulighed for at opføre en ny dagligvarebutik. Samlet giver det en ændring fra ca. 314 parkeringspladser til ca. 298 parkeringspladser inden for lokalplanområdet. Der er således en begrænset reduktion på ca.16 parkeringspladser.

 

Parkeringsanalyse for Helsinge bymidte udarbejdet i 2017, redegør for stor overkapacitet af parkering i bymidten, hvilket giver mulighed for at nedlægge vejareal (parkeringsareal) til fordel for byomdannelse. Det er således efter en trafikal vurdering muligt at nedlægge det berørte vejareal, selv når implementering af Lokalplan 512.18 for Møllebakken medtages i vurderingen.

 

Disponering for nedlæggelse af offentligt vejareal

Af vedlagte kortbilag fremgår disponering for mageskifte og nedlæggelse af offentligt vejareal.

 

Procedure for nedlæggelse af offentlig vej jf. Lov om offentlig vej

Beslutning om nedlæggelse af offentlig vej og om arealets fremtidige status træffes af Byrådet med hjemmel i lovens § 15 og § 124 stk.1. Beslutningen skal herefter offentliggøres og sendes i høring hos vejens

tilstødende grundejere. Høringsfristen er 8 uger. Herefter træffer Byrådet endelig beslutning om nedlæggelse.

Når en offentlig vej nedlægges skal der tages stilling til om vejen skal opretholdes som privat fællesvej eller privat vej. Såfremt vejen skal overgå til privat fællesvej eller privat vej, kan endelig beslutning herom tidligest træffes 4 år efter, at der er meddelt foreløbig beslutning om dette. Der udfærdiges tilstandsrapport som skal sikre at vejen overdrages i god og forsvarlig stand. Krav om 4 års frist og tilstandsrapport kan fraviges, såfremt kommunen og alle berørte grundejere er enige om at indgå en aftale.

Beslutningen om nedlæggelse kan i forhold til det retlige grundlag påklages til Vejdirektoratet. Såfremt vejarealet besluttes nedlagt og ikke opretholdes som privat fællesvej eller privatvej, kan en grundejer, der har krævet vejen opretholdt, kræve sagen indbragt for Taksationskommissionen.

 

Delegation

Endelig vedtagelse sker af administrationen, hvis der ikke kommer høringssvar. Hvis der kommer høringssvar behandles disse af Udvikling, By og Land, der også godkender vejnedlæggelsen endeligt.

 

Tidsplan for procedure

  • Byrådets foreløbige beslutning om nedlæggelse 09.04.2019
  • Offentliggørelse og udsendelse af høring 12.04.2019
  • Min. 8 ugers høring frem til 07.06.2019
  • Udvikling, By og Lands endelig beslutning om nedlæggelse 18.06.2019, såfremt der modtages høringssvar.

 


Lovgrundlag

Lov om offentlige veje (lov nr. 1520 af 27. december 2014)

Kapitel 2 § 15. og kapitel 11 §§ 124 - 128

Lokalplan 512.19 for dagligvarebutik og blandede byfunktioner i Helsinge bymidte


Økonomi

Sagen har ingen direkte bevillingsmæssige konsekvenser for Gribskov Kommune.

Procedure for nedlæggelse af offentligt vejeareal bistås af landinspektør. Økonomi hertil finansieres dækkes af KFI som del af mageskifteaftalen.


Høringsperiode og høringsparter

Nedlæggelse af offentlig vej skal fortages med 8 ugers høringsfrist. Høring foretages som offentlig høring og med vejarealets tilstødende grundejere som høringsparter.


Beslutning

1. - 3. Anbefalet. 

 

Fravær og stedfortræder: Jonna Præst (O) fraværende. Brian Lyck Jørgensen (O) deltog som stedfortræder for Jonna Præst.

 

Bilag

78. Kommunen som afsender af digital post for andre

Sagsnummer: 23.15.15-P21-1-19


Resume

Denne sag har en principiel karakter og handler om en stillingtagen til, hvorvidt kommunen må og skal påtage sig opgaven med at distribuere for borgere, foreninger, virksomheder m.v.

 


Administrationen indstiller til Økonomiudvalget
  1. at Gribskov Kommune ikke sender digital post ud for andre

Sagsfremstilling

Baggrund

Sagen tager udspring i en konkret henvendelse til administrationen, hvor en sommerhusejer ønsker at benytte kommunens digitale post løsning til distribution til andre sommerhusejere.

 

Hvad siger loven?

Kommunernes opgavevaretagelse skal ske med hjemmel i lov eller med hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne.

 

Området for distribuering via e-boks for andre (for kommunens borgere, foreninger mv.) er ikke lovreguleret, og hjemlen til denne opgavevaretagelse skal derfor findes i kommunalfuldmagtsreglerne. Det fremgår bl.a. af disse regler, at kommunen kun kan varetage opgaver, der tjener et kommunalt formål, at kommunen ikke må drive erhvervsvirksomhed, og at kommunen ikke må begunstige enkeltpersoner.

 

At sende ”post” for borgere, foreninger eller virksomheder - uanset om det er digitalt eller med frimærke -  er ikke umiddelbart foreneligt med reglerne om kommunal interesse.

 

Vurdering

Det er derfor administrationens vurdering, at der ikke er lovhjemmel efter kommunalfuldmagtsreglerne til en kommunal distribution for andre. Derfor skal det ikke blive en kommunal opgave at distribuere post for borgere, foreninger mv. Det er administrationens vurdering, at det ikke vil være en lovlig kommunal opgave at distribuere post for private, idet det følger af kommunalfuldmagtsreglerne, at kommunen ikke må drive erhvervsvirksomhed, ligesom kommunen ikke må begunstige enkeltpersoner.

 

Supplerende overvejelser

Hvis kommunen skulle løse distribution for andre, vil opgaven være

1. at foretage en vurdering om den konkrete henvendelse er relevant for dette

2. journalisering og distribution af brevene

3. opkrævning for distribution og administration

 

Hvis der åbnes for denne mulighed for foreningerne, vurderer administrationen, at der vil være en risiko for en større opgave, hvis andre foreninger ønsker at gøre brug af et eventuelt tilbud, f.eks. i forbindelse med annoncering af aktiviteter.

Ligeledes bør der være en opmærksomhed på, at værdien af afsendelser fra kommunen kan udvandes, hvis der vedtages at foreninger mv. kan sende ud via kommunens digitale post.

 

Varetagelsen af denne opgave vil skulle prioriteres til fordel for andre opgaver i administrationen.

 

Foreninger, borgere og erhvervsdrivende har på nuværende tidspunkt mulighed for, at skaffe sig adgang til adresseoplysninger ved henvendelse til Borgerservice. I så tilfælde har Byrådet besluttet, at taksten er 75 kr. pr. adresse.

 

Foreninger har derudover mulighed for at udsende post elektronisk via email og andre elektroniske medier herunder betalingsservice, når medlemmerne er tilmeldt der.

 

Anbefaling

Administrationen anbefaler derfor, at Gribskov Kommune ikke sender digital post for andre.


Lovgrundlag

Kommunalfuldmagtsreglerne.


Økonomi

Prisen pr. brev udregnes i forhold til mængden af data – tekst, grafik, billeder. Jo mere data jo højere pris.

Der er forskel på prisen på digital post sendt digitalt, og digital post sendt som fjernprint. Fjernprint er væsentlig dyrere.


Beslutning
  1. Tiltrådt.

 

Fravær og stedfortræder: Jonna Præst (O) fraværende. Brian Lyck Jørgensen (O) deltog som stedfortræder for Jonna Præst.

 

Tilbage

 

Video og spørgetid på byrådsmøder

 

Hvornår kan jeg se dagsordenen for møderne?

Dagsordener til alle møder lægges på hjemmesiden senest 4 hverdage før mødeafholdelse. 
Protokoller lægges på om aftenen dagen efter mødet.

Hvor finder jeg tidligere møder?

Protokoller for møder 2013-2017

Protokoller for møder før 2013 kan fås ved henvendelse til Gribskov Arkiv.

Se kommende møder i de politiske udvalg i mødekalenderen