Dagsordener og referater

Du kan finde dagsordener og referater fra byråd, fagudvalg og råd ved at søge herunder.

Hvis der er to dagsordner/referater på samme udvalg og på samme dato, så er det en tillægsdagsorden/-referat.

18. september 2019: Offentlige information om enkelte lukkede dagsordenpunkter på Børn, Idræt og Familie 23.09.2019 og Udvikling, By og Land 17.09.2019 bliver ikke vist i referaterne. Punkterne fremgår dog korrekt i Økonomiudvalgets dagsorden 23.09.2019.

Se hvilke fagudvalg der er aktive

§ 17, stk. 4. Strategi og Samskabelse

Tirsdag den 27-08-2019 kl. 15:00

Tilbage

Indholdsfortegnelse

1. Godkendelse af dagsorden

Sagsnummer: 00.01.00-A00-60-19

Resume

Dagsorden til godkendelse

Administrationen indstiller

At godkende dagsorden.

Sagsfremstilling

Forud for udvalgets møder udsendes en dagsorden med det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der skal optages på dagsorden.

 

Lovgrundlag

LBK nr. 318 af 28.03.2017 § 20

 

Beslutning

Tiltrådt

2. Kommissorium og ønskede arbejdsformer

Sagsnummer: 00.22.04-A30-3-19

Resume

Byrådet besluttede den 18. juni 2019 kommissorium for temaudvalget Strategi og Samskabelse. I kommissoriet er fastlagt hvilke arbejdsområder udvalget skal beskæftige sig med. Med denne sag skal udvalget drøfte deres ønsker til fremtidige arbejdsformer.

Administrationen indstiller til udvalget::

At drøfte hvilke arbejdsformer udvalget ønsker at inddrage

Sagsfremstilling

Baggrund

Det er fastlagt i kommissoriet hvilke arbejdsområder udvalget skal beskæftige sig med, herunder at videreføre det tidligere temaudvalgs arbejde med strategi og samskabelse. Rammerne for §17, stk. 4 udvalg er anderledes end for de stående udvalg. Et temaudvalg er ikke bundet af de traditionelt fastsatte sagsgange, dagsordensstrukturer og mødeformer. Udvalget opfordres til at tænke anderledes og bruge tilgange og metoder, der understøtter opgaven og målgruppen, også når det kalder på at gøre tingene på helt nye måder. I nogle tilfælde kan et temaudvalg fungere som et laboratorie, hvor afprøvningen af nye tilgange og metoder er en del af opgaven.

 

Det forventes, at udvalget arbejder inddragende og samskabende i forhold til målgruppen i løsningen af deres opgaver. Det betyder, at der er en høj grad af borger-, forenings- og erhvervslivsdeltagelse, så der bliver tænkt ”hele vejen rundt”. Borgere kan i princippet optages som medlemmer af temaudvalget (dog uden at modtage det fastsatte vederlag), eller alle møder/ aktiviteter kan holdes lokalt, hvor målgruppen er. Samarbejdsformen vil variere med temaer og opgaver.

   

Kommissorium  

Formål og opgave

Temaudvalget skal arbejde videre med det overordnede tema 'Strategi og Samskabelse' og etableres som en naturlig fortsættelse af arbejdet i det tidligere SSG.  

Udvalgets opgaver vil således være:

  1. At formulere en fælles tilgang til, hvordan vi arbejder med samskabelse i Gribskov Kommune. I formuleringen af denne fælles tilgang skal udvalget inddrage praktiske erfaringer fra de cases, der arbejdes med i de respektive fagudvalg samt erfaringer fra det tidligere temaudvalg SSG.
  2. At sortere og kategorisere eksisterende politikker og strategier med afsæt i den systematik, som Byrådet besluttede den 18. juni 2019 på baggrund af anbefaling fra det tidligere Temaudvalg for Strategi og Samskabelse Gribskov 2030 (SSG). Herudover skal udvalget udarbejde oplæg til, hvordan arbejdet med en kommende udviklingspolitik kan tilrettelægges. Arbejdet skal kobles tæt til udarbejdelsen af en vision for Gribskov Kommune samt det igangværende arbejde med en planstrategi. Oplægget skal danne grundlag for kommissoriet for det næste temaudvalg, som forventes at starte op med udgangen af februar 2020.

 

Navn og funktionsperiode

Udvalget skal hedde Strategi og Samskabelse. Udvalgets funktionsperiode går fra den 1. juli 2019 til og med den 28. februar 2020.

 

Forankring og sammensætning

Udvalget er nedsat under Økonomiudvalget og med reference hertil.

Byrådet vil træffe de endelige beslutninger både i forhold til samskabelsesarbejdet og i forhold til arbejdet med strategier og politiker.

 

Udvalget skal bestå af 7 medlemmer, der alle besluttes af Byrådet. Medlemmer kan både vælges blandt medlemmerne af Byrådet, men også blandt borgere (dog uden at modtage vederlag).Udvalgets formandskab vælges blandt udvalgets medlemmer og besluttes af Byrådet.

 

Prioritering af udvalgets opgaver

Administrationen foreslår, at udvalget starter med at prioritere arbejdet med at formulere en fælles tilgang til samskabelse samt første del af spor 2 - at sortere og kategorisere eksisterende politikker og strategier med afsæt i den besluttede systematik.

 

Møde- og arbejdsformer

Med udgangspunkt i kommissoriet og rammerne for et §17.stk. 4 udvalg, kan udvalget vælge andre møde- og arbejdsformer end de stående udvalg. Udvalget kan for eksempel:

 

 

  • At Afholde workshops og lignende arrangementer med borgere
  • Tage på studiebesøg til inspiration for arbejdet
  • Invitere alle caseholdere, udvalgsformænd eller centerchefer med til et dialogmøde, hvor man ønsker at forstærke fokus på et bestemt emne
  • Afholde møde i mere uformelle eller kreative rammer f.eks. "hvor borgerne mødes"
  • Bruge sociale medier eller andre kommunikationskanaler som egner sig til det givne formål.

 

De ovenstående eksempler kan erstatte et ordinært møde eller arrangeres udover de ordinære møder.

 

Det tidligere temaudvalg har ud fra deres erfaringer givet følgende anbefalinger til arbejdsformen:

  • Arbejd ligeværdigt politikere og administration
  • Opbyg viden sammen
  • Skab god variation i metoder - mere facilitering af møder
  • Vægt åbenhed og dialog med borgere m.fl.

 

Både eksempler og anbefalinger er tænkt til inspiration for jeres drøftelse af udvalget arbejdsform.

 

Lovgrundlag

LBK nr. 318 af 28.03.2017 § 20

 

Beslutning

Tiltrådt, med ønske om at der bliver inviteret 3-5 borgere med i udvalget som observatører. Administrationen laver oplæg til næste møde. Udvalget tilslutter sig anbefalingerne omkring møde- og arbejdsformer fra det tidligere udvalg.

3. Mødeplan for Strategi og Samskabelse

Sagsnummer: 00.22.04-A30-3-19

Resume

Med denne sag skal temaudvalget Strategi og Samskabelse fastlægge mødeplanen for resten af 2019.

Administrationen indstiller:

At beslutte mødeplanen for 2019

 

Sagsfremstilling

 

Orientering

Byrådet har besluttet en mødemodel og en samlet mødeplan for udvalgs- og byrådsmøder i 2019. Temaudvalget er ikke en del af denne mødeplan og administrationen har derfor forberedt et udkast til mødeplan for udvalget. Mødeplanen er udarbejdet under hensyn til den samlede mødemodel og udvalgets opgaveløsning.

 

Mødeplan for Strategi og Samskabelse

Administrationen anbefaler, at udvalget for Strategi og Samskabelse som udgangspunkt:

  • holder et månedligt møde
  • holder møde om tirsdagen i samme uge som der er møde i økonomiudvalget, hvor der ikke er andre fagudvalgs- eller byrådsmøder
  • holder møde fra klokken 15 til 17, efter behov til kl. 18.00, så der er tid til gæster, studiebesøg, workshop med videre
  • Efter  behov holder møder på andre dage og tidspunkter fx. ifm. workshops mv

 

Nedenfor ses administrationens forslag til datoerne for udvalgsmøder for Strategi og Samskabelse i 2019.

  

Mødeplan for Strategi og Samskabelse 2019:

Tirsdag den 24. september klokken 15.00 - 17.00 

Tirsdag den 5. november klokken 15.00 - 17.00 

Tirsdag den 3.  december klokken 15.00 - 18.00 

 

På grund af budgetforhandlinger og efterårsferie, er der ikke lagt møde i oktober måned.

 

Lovgrundlag

LBK nr. 318 af 28.03.2017 § 20

 

Beslutning

Tiltrådt, med beslutning om at møderne fra oktober måned skal ligge fra kl 16-18, med mulighed for at udvide mødet til klokken 19 og med fleksibilitet i forhold til de borgere, som inviteres med.

4. Status på arbejdet med samskabelse indtil nu - hvad har vi lært

Sagsnummer: 00.16.00-G01-2847-18

Resume

Det tidligere temaudvalg "Strategi og Samskabelse i Gribskov 2030" arbejdede på forskellige måder med samskabelse i sin funktionsperiode.  Med dette punkt giver administrationen en status på den viden og erfaring med samskabelse, som det tidligere udvalg indsamlede samt deres angivelse af de vigtigste læringspunkter og anbefalinger til det fremtidige arbejde.  

Sagsfremstilling

Baggrund

Det tidligere temaudvalg arbejdede med at indsamle viden og erfaringer med samskabelsen på mange forskellige måder. Både for at komme godt omkring emnet, og fordi arbejdet med samskabelse har betydelige snitflader til andre områder og arbejdsgange f.eks. samarbejdet og arbejdsgangene mellem politikere og administration eller politikerne imellem. Udvalget besluttede tidligt, at de ville gå praksisbaseret til værks i arbejdet med at indkredse en fælles Gribskovtilgang til samskabelse, frem for at formulere en mere teoretisk tilgang. Gribskov Kommune har lang tradition for samarbejde i forskellige former, herunder også på forskellig vis at arbejde samskabende. Udvalget ønskede at lære af den erfaring, som allerede findes med at arbejde samskabende og lagde derfor blandt andet vægt på på at have dialog med en række praktikerer. Derudover tog temaudvalget initiativ til, at alle fagudvalg valgte en samskabelsescase, som de ville arbejde med i 2019. Udvalget har fulgt samskabelsescases og trukket erfaringer ud af samtidig med at udvalget har forsøgt at understøtte, at erfaringerne blev delt på tværs mellem de forskellige cases.

 

Her følger en kortfattet oversigt over de aktiviteter, som har genereret viden indtil nu:

 

1. oktober 2018. Temamøde med Byrådet

På temamødet præsenterede udvalget ønsket om at arbejde praksisbaseret med samskabelsen og udvalget modtog en række input til det videre arbejde med samskabelsen. Efterfølgene arbejdede udvalget videre med forløbet Udvikling af politikerrollen, Åbne dagsordener samt med, at alle fagudvalg skulle vælge og arbejde med en samskabelsescase, som udvalget kunne følge i løbet af 2019. Sideløbende arbejdede administrationen med at udvikle Byrådets Samtaletid.

 

5. november 2018. Ressourcepersonerne holdt møde med praktikere omkring metafortælling af samskabelse

I forbindelse med udviklingen af filmen "Sammen skaber vi Gribskov" sparrede ressourcepersonerne med 4 praktikere fra Kulturhavnen, Familievenner, Helsinge Frivilligcenter og Gribskovs frivilligkoordinator med henblik på at trykteste og kvalificere indhold og sprog i filmen.

 

I løbet af vinteren har udvalget inviteret en række gæster med forskellige praktiske erfaringer til dialog om samskabelse på SSG møderne. Gæsterne har været disse:

 

3. december 2018. Besøg af Formanden for Græsted Frivilligcenters Bestyrelse, Gribskovs Frivilligkoordinator og Leder af Kulturhavn Gilleleje og bibliotekerne.

Mødet havde særligt fokus på praktikernes erfaringer med at arbejde samskabende med frivillige borgere og organisationer, herunder hvad det kræver af de forskellige parter for at lykkedes med samskabelse

 

16. januar 2019. Besøg af Vejby Idrætsforening og Gilleleje Bokseklub.

Mødet havde særligt fokus på, hvordan idrætsforeningerne lykkes med at få medlemmerne til at engagere sig, samt hvordan de arbejder med at fastholde de unge og skabe liv i lokalsamfundene.

 

29. januar 2019. Besøg af repræsentanter for lokalforeningsrådet

Mødet havde særligt fokus på lokalrådenes ønske om at blive hørt, inddraget og arbejde samskabende.

 

5. marts 2019. 1. Workshop med caseholderne

 Workshoppen havde særligt fokus på den gode opstart af samskabelsesaktiviteter.Her var alle caseholdere inviteret sammen med temaudvalgets medlemmer og ressourcepersonerne

 

Byrådets dialogmøder med lokalsamfundet i Vejby, Søborg, Maarum og Blistrup

Møderne med lokalsamfundende har fokus på at skabe gode og mere ligeværdige dialoger og relationer mellem borgere og politikere og kan ses som et første skridt mod at samarbejde mere samskabende. Der har været eksperimenteret lidt med mødeformen og ressourcepersonerne har deltaget som bordværter ved de sidste tre møder.

 

Derudover har ressourcepersonerne været i dialog med forskellige nøglepersoner i organisationen bl.a. 4 ledere, som alle har skrevet hovedopgave om samskabelse i forbindelse med afslutningen af deres lederuddannelse (DOL) samt besøgt forskellige samskabende arrangementer f.eks. "Sammen om sundhed" med henblik på at indsamle viden og praktiske erfaringer fra arbejdet med samskabelse i Gribskov. Endelig har udvalget og ressourcepersonerne løbende fulgt arbejdet med de samskabelsescases, som er igangsat af de forskellige fagudvalg.

 

I Bilag "Kondensering af input fra samskabelsesaktiviteterne", er hovedpointerne fra de enkelte aktiviter beskrevet. Tekst markeret med gult, er de pointer, som det tidligere temaudvalg lagde særlig vægt på bliver taget med i arbejdet med en Gribskov tilgang.

 

Film og portal

Udvalget ønskede desuden at formidle tankerne omkring samskabelse og fremme borgernes bevidshed om samskabelse gennem en animeret film om "at skabe de bedste løsninger sammen". En film der bl.a. har været vist i biografen i Tisvilde og Gilleleje, på facebook, på hjemmesiden samt i forbindelse med byrådets dialogmøder med lokalsamfundene. Internt er der også oprettet en portal om samskabelse på kommunens intranet "Bølgen". Portalen har til formål at give overblik over det arbejde med samskabelse, som er knyttet til temaudvalget og fungere som vidensplatform med forskellige artikler, metoder og oplæg.

 

Det tidligere temaudvalg anbefalede, at filmen vises på blandt andet facebook igen.

Film og portal vises under punktet på mødet.

 

Samskabelsescases og anbefalinger

Som nævnt indledningsvis fulgte det tidligere SSG en række samskabelsescases, som er igangsat af fagudvalgene på opfordring af SSG og Byrådert. Der er tale om 8 cases i alt, hvoraf én er sat på standby. Casene er meget forskellige i kompleksitet og metodetilgang, hvilket var et ønske fra SSG i forbindelse med udvælgelsen i fagudvalgene. Der har også været stor forskel på, hvor godt de forskellige cases er skredet frem, hvilket også har givet en del læring. Samlet set må man konkludere, at hvis man fortsat ønsker at følge og understøtte de udvalgte cases vil det kræve et vedholdende fokus både politisk og administrativt.

 

Det tidligere udvalg giver følgende anbefalinger vedr. det videre arbejde og samskabelsescasene:

  • Vægte åbenhed og dialog med borgere mv.
  • Fokus på borgerperspektivet - evt. afholde workshop for at afdække borgervinklen
  • Saml op på samskabelsescasene - resultater og effekter
  • Samskabelsescases i fagudvalgene skal køre videre med fokus på god åbenhed mellem caseholder og udvalg
  • Fagudvalgene skal måske hjælpes med at få prioriteret og understøttet deres cases
  • Der vil være brug for at insistere og følge op

 

 Ved udvalget sidste møde blev det besluttet, at give følgende anbefaling, som er sendt til alle fagområdernes chefer samt casesnes caseholdere og teamledere den 31. maj 2019:

  • Der er brug for flere nedslag på udvalgsmøder, så der skabes bedre muligheder for at koordinere og afstemme de enkelte cases. SSG ønsker, at der oprettes et opfølgningspunkt på alle fagudvalgsmøder, hvor caseholder deltager og har mulighed for at stille spørgsmål og afklare udvalgets ønsker og rammer. På mødet aftales dato for næste opfølgning.

 

Der er endnu ikke fulgt op på, om opfølgningspunkterne er blevet oprettet på fagudvalgenes dagsordener.

 

Der var planlagt en række workshops med samskabelsescasene. Der har været afholdt en workshop, som blev holdt i marts, hvor fokus var på erfaringer med at starte sådanne samskabelsesprojekter op.

 

 

Administrationen indstiller:

At tage gennemgangen af vidensopsamlingen til efterretning

 

Beslutning

Taget til efterretning

Bilag

5. Status på arbejdet med politik og strategi indtil nu

Sagsnummer: 00.01.00-G01-2847-18

Resume

Det tidligere temaudvalg "Strategi og Samskabelse i Gribskov 2030" arbejdede med at skabe overblik over de nuværende politiker og strategier samt med at skabe en ramme for forståelsen af hvad der er politik, hvad der er strategi og hvad der er indsatser. Med dette punkt får udvalget en status på det tidligere udvalgs arbejde.

Sagsfremstilling

 

Det tidligere temaudvalg udarbejdede et samlet overblik over de politisk vedtagne politikker og strategier i kommunen (se bilag 1). Derudover arbejdede udvalget med at definere begreberne "strategi" og "politik" samt med hvilke principper og pejlemærker, der bør ligge til grund for kommunens videre arbejde med politik og strategi.

 

Det tidligere temaudvalgs arbejde med politik og strategi

Nedenfor er hovedelementerne i det tidligere teamudvalgs arbejde skitseret.

 

Efterår 2018:

  • Oversigt over Gribskov kommunes nuværende politikker og strategier, herunder de lovpligtige.
  • Indledende drøftelse af hvad der kendetegner ”en strategi” og ”en politik” for at skabe en fælles forståelse af begreberne.
  • Drøftelse af forskellige tilgange til, hvordan temaudvalget kan arbejde med politikker og strategier. Herunder drøftede udvalget gennem praktisk øvelse:
    • tidsperspektiv (hvor lang tid gælder de og hvornår udløber de)
    • påvirkningsmulighed (hvor meget kan kommunen selv påvirke, og hvad påvirkes af andre forhold)
    • borgerinddragelse (i hvor stor udstrækning inddrages borgere og andre i at udforme strategierne og politikkerne)
  • Indledende drøftelse af hvilke principper og pejlemærker, der skal ligge til grund for kommunens fremtidige arbejde med politikker og strategier.

 

Forår 2019

  • Drøftelse af arbejdet med politikker og strategier i lyset af det kommende visionsarbejde
  • Definition af begreberne ”politik” og ”strategi” og drøftelse af hvilke retningslinjer og principper, der bør ligge til grund for kommunens videre arbejde med strategier og politikker.
  • Anbefaling til ØU og BY omkring definition og forståelse af begreberne samt skitse til det fremtidige arbejde med strategi og politik (er efterfølgende tiltrådt af ØU 11. juni og BY den 18. juni).

 

Rammerne for Politik og Strategi

Byrådet besluttede på deres møde den 18. juni en definition og forståelse af begreberne 'politik', 'strategi' og 'indsatser' samt det indbyrdes forhold mellem disse. I det følgende beskrives hovedpointerne fra beslutningssagen omkring politik og strategi

 

Definition af "politik", "strategi" og "indsats"

 

Politik:

En politik er de overordnede mål og principper, som er retningsgivende for kommunens aktiviteter. En politik udtrykker en holdning til, hvor kommunen gerne vil nå hen i fremtiden, og hvilke resultater, der ønskes opnået på et givent tidspunkt og indenfor hvilke områder.

 

Strategi:

En eller flere mulige veje eller udvalgte metoder til at opnå et givent mål. Er en slags strategisk køreplan for, hvordan kommunen tiltænker at realisere målene - komme derhen hvor den gerne vil.

 

Indsatser

Det der konkret skal til for at realisere strategien, defineres som "indsatser". Det er konkrete aktiviteter og tiltag, som skal være specifikke, målbare, accepterede, realistiske og tidsbestemte. De beskriver hvem der gør hvad hvornår. Kan indgå som del af at gennemføre en strategi med henblik på at opnå et overordnet mål.

 

Retningslinjer og principper for arbejdet med strategier og politikker

De retningslinjer og principper, der skal tænkes ind i det fremtidige arbejde er: 

  • Tidsperspektivet. Strategierne og politikkernes bør have et fokus på 5-10 år for at kunne tage højde for mere langsigtede mål, der rækker ud over den enkelte byrådsperiode.
  • Behovet for tilpasning: Omverdenen ændrer sig hele tiden, både den nære om den mere fjerne Derfor bør strategier og politikker tilpasses løbende for at tage højde for evt. ændrede forudsætninger eller prioriteringer.
  • Fokusområde: Politikkerne og strategierne skal både have fokus på interne forhold i kommunen (f.eks. udviklingen af velfærd og beskæftigelse) samt forhold med relationer udenfor kommunen (f.eks. turisme, branding og klimaforhold).

 

Det tidligere temaudvalgs anbefalinger til det videre arbejde

Det tidligere temaudvalg anbefaler, at det videre arbejde med at strategier og politikker kobles sammen med en overordnet vision for kommunens fremtidige udvikling, som illustreret i bilag 2. Udvalget anbefaler desuden en gennemgang af de eksisterende politikker og strategier i forhold til:

  1. At de strategier og politikker, der ikke længere er gældende afsluttes.
  2. En kritisk gennemgang af, hvilke strategier og politikker, der har en mere administrativ karakter, og som vil kunne omdefineres til at være rent administrative styringsdokumenter

.

På næste møde, vil udvalget få en beslutningssag, hvor udvalget kan drøfte og træffe beslutning om, hvordan der konkret kan arbejde videre med politik og strategisporet.

 

 

Administrationen indstiller

At tage orienteringen til efterretning

Beslutning

Taget til efterretning

Bilag

6. Meddelelser

Sagsnummer: 00.01.00-A00-60-19

Resume

Hvis der er meddelelser, nævnes de under dette punkt og der orienteres om punkter til kommende møde.

Administrationen indstiller

At tage orienteringen til efterretning

Beslutning

Taget til efterretning

Tilbage

 

Video og spørgetid på byrådsmøder

 

Hvornår kan jeg se dagsordenen for møderne?

Dagsordener til alle møder lægges på hjemmesiden senest 4 hverdage før mødeafholdelse. 
Protokoller lægges på om aftenen dagen efter mødet.

Hvor finder jeg tidligere møder?

Protokoller for møder 2013-2017

Protokoller for møder før 2013 kan fås ved henvendelse til Gribskov Arkiv.

Se kommende møder i de politiske udvalg i mødekalenderen